Folosește Documente din TidyOne Personal ca să păstrezi PDF-uri și fotografii într-o arhivă cu categorii fixe, apoi caută după numele fișierului, emitent sau numărul documentului. Pentru informații aflate în interiorul unui PDF, întreabă explicit TidyOne AI și verifică răspunsul în original. Ghidul descrie exact diferența dintre aceste două tipuri de căutare.
De ce ai nevoie de o arhivă personală care poate fi căutată
Factura laptopului este în email, polița auto se află într-un mesaj, contractul telefonului într-un PDF descărcat, iar dovada unei plăți este o fotografie pe telefon. Când apare o problemă cu un produs sau trebuie să verifici un termen, fiecare sursă devine o căutare separată. Nu ai nevoie să scanezi toate hârtiile din prima zi; ai nevoie de o metodă care funcționează și când revii peste șase luni.
În TidyOne Personal, secțiunea Documente îți permite să încarci fișiere, să le distribui în categoriile disponibile, să vezi propunerile AI, să descarci originalele și să cauți după câmpuri utile. TidyOne AI este o funcție separată: la o întrebare explicită despre un document, încearcă să identifice fișiere relevante și poate consulta un număr limitat de originale. Nici una dintre funcții nu înlocuiește verificarea unei date, a unei obligații sau a unui document juridic.
Pregătire: alege ce arhivezi și denumește înainte de încărcare
Începe cu trei grupe de documente pe care le folosești în viața curentă: facturi de utilități și achiziții, contracte și asigurări, respectiv documente personale pe care trebuie să le regăsești rapid. Păstrează fișierul primit de la emitent atunci când este disponibil. Dacă ai doar hârtia, fotografiază pagina întreagă, într-o lumină bună; evită degetele peste text, marginile tăiate și reflexiile pe numerele importante.
Înainte de upload, folosește pe dispozitiv o convenție simplă: AAAA-LL-ZZ_emitent_tip_numar.pdf. De exemplu, 2026-09-15_ElectroNord_factura_FN248.pdf sau 2026-07-01_AsiguratorPolita_auto_2027.pdf. Numele ar trebui să conțină informații de identificare utile, dar nu CNP, parole, diagnostice sau numere complete de card. Nu presupune că există un buton de redenumire direct în arhiva actuală: pregătește numele înainte de încărcare.
Pasul 1 — Încarcă documentele în spațiul Personal
Verifică selectorul de spațiu și alege Personal. Intră în Documente sau folosește acțiunea globală Adaugă din aplicație. Selectează Alege fișier/PDF ori Fă o poză, în funcție de sursă. Pentru acte și contracte, PDF-ul original este de obicei mai ușor de recitit decât o fotografie comprimată; pentru bonuri termice, o fotografie făcută imediat poate păstra textul înainte să se estompeze.
Pagina permite încărcarea a până la 15 imagini sau PDF-uri într-un lot. Aceasta nu este aceeași limită cu analiza AI: numărul fișierelor analizate împreună depinde de plan, iar cota lunară AI este separată. Dacă încarci în lot, așteaptă finalizarea fișierelor și verifică lista nou creată înainte să încerci din nou după o întrerupere.
Nu adăuga acte ale altor persoane fără motiv și drept de acces. Pentru documentele cu informații medicale sau financiare sensibile, verifică înainte dacă ai nevoie să le păstrezi în acest serviciu și ce tip de acces îți trebuie.
Pasul 2 — Folosește categoriile reale, nu o structură complicată
După upload, TidyOne îți propune organizarea fișierelor. În Personal sunt disponibile filele Toate, De clasificat, Facturi & utilități, Asigurări, Acte, Medical, Contracte și Altele. Acestea sunt categoriile aplicației în versiunea analizată; nu presupun existența subdosarelor personalizate cu nume arbitrare.
| Document | Categorie disponibilă | Indiciu util la căutare |
|---|---|---|
| Factură pentru laptop sau utilități | Facturi & utilități | Emitent + numărul facturii |
| Poliță de asigurare | Asigurări | Asigurător + tipul poliței |
| Copie a unui act personal | Acte | Tip de act, fără identificatori sensibili în nume |
| Contract de abonament | Contracte | Furnizor + luna semnării |
| Scrisoare medicală necesară | Medical | Data + tipul documentului; acces restrâns |
| Document care nu se potrivește | Altele | Un nume explicit al fișierului |
Poți atribui o categorie tuturor fișierelor dintr-un lot sau poți alege Lasă TidyOne să aleagă pentru fiecare fișier, dacă planul și cota permit. Revizuiește sugestiile înainte de Confirmă categoriile. Dacă nu ai analiză AI disponibilă, clasificarea manuală rămâne o cale validă pentru arhivă.
Pasul 3 — Verifică propunerile AI și impactul financiar
Pentru un fișier individual, poți folosi Analizează cu AI din meniul documentului sau din vizualizator. Când există o propunere de verificat, deschide Verifică propunerea TidyOne AI. Compară tipul, categoria, emitentul, numărul, data și, când este cazul, suma și moneda cu documentul original. AI poate omite o pagină, confunda data emiterii cu data scadentă sau citi incorect o cifră dintr-o fotografie neclară.
Pentru o factură aferentă unei achiziții pe care ai introdus-o deja în Banii mei, selectează Fără tranzacție financiară atunci când vrei doar să arhivezi dovada. În caz contrar, o confirmare care creează o nouă cheltuială poate dubla suma din bugete. Pentru un contract, un act sau o poliță care nu reprezintă o plată, nu fabrica o tranzacție doar pentru că documentul conține o valoare nominală.
Pasul 4 — Găsește fișiere fără să deschizi fiecare card
În Documente, alege categoria relevantă și folosește căsuța Caută fișier, firmă sau număr document…. Căutarea filtrează după numele fișierului, emitent și numărul documentului, nu după orice propoziție aflată în toate paginile PDF-ului. Dacă introduci „AsiguratorPolita” într-un nume bine ales, poți găsi documentul chiar dacă AI nu a extras complet datele asigurătorului.
Încearcă pe rând un număr de document, un fragment din numele emitentului și un termen din numele fișierului. Dacă nu găsești nimic, revino la Toate și dezactivează filtrele suplimentare. Lista se încarcă în pagini de câte 25 de documente și este ordonată de la cele mai recent încărcate; continuă la pagina următoare dacă ai o arhivă mare.
Pasul 5 — Combină categoriile cu starea de analiză
Filtrele Neanalizate AI și Analizate AI sunt utile când ai încărcat multe fișiere într-o zi. Intră mai întâi în De clasificat ca să vezi ce nu are încă o categorie finală. Revino apoi la Toate și verifică separat analiza AI: un document pus în dosarul corect nu înseamnă că toate datele au fost verificate de tine.
Există și filtre de stare precum Netrimise și Trimise. Pentru arhiva personală, ele sunt etichete interne de organizare și nu constituie confirmarea că un destinatar a primit fișierul. Mai ales pentru polițe, acte și documente medicale, nu marca un fișier ca trimis doar fiindcă ai deschis meniul de partajare.
Pasul 6 — Deschide, mărește, descarcă și păstrează originalul
Apasă pe cardul dorit pentru a deschide vizualizatorul. Poți naviga între documentele încărcate din pagina curentă, mări fotografia ori PDF-ul și folosi Descarcă când ai nevoie de o copie locală. Meniul cu trei puncte de pe card include deschiderea, descărcarea, partajarea, analiza AI atunci când este disponibilă și ștergerea; pentru imagini există și acțiunea de decupare.
Nu confunda decuparea pentru lizibilitate cu o corectare a conținutului oficial. Păstrează originalul intact dacă documentul poate fi necesar pentru o cerere, o garanție ori dovada unei tranzacții. Înainte de a șterge un fișier din aplicație, verifică dacă este singurul exemplar disponibil și dacă există o copie independentă accesibilă în siguranță.
Pasul 7 — Caută o informație din interiorul unui document cu AI Coach
Deschide TidyOne AI și formulează o întrebare explicită: „Ce dată de expirare apare în polița auto de la AsiguratorPolita din iulie 2026?” sau „Ce sumă finală apare în factura FN248 de la ElectroNord?”. Un identificator bun crește șansa ca AI să selecteze documentul dorit; o întrebare vagă precum „Ce scrie în contract?” poate genera mai multe potriviri.
AI Coach caută întâi prin metadatele documentelor relevante. Poate afișa până la cinci candidați în context și poate consulta cel mult două fișiere originale pentru o întrebare, dacă sunt accesibile și au un format acceptat. Un fișier prea mare sau inaccesibil poate fi exclus, chiar dacă metadatele lui se potrivesc. Nu interpreta un răspuns drept verificare completă a întregii arhive.
Întreabă despre documente încărcate doar atunci când accepți ca fișierele relevante să poată fi transmise furnizorului AI pentru procesarea acelei întrebări. Nu încărca sau transmite prin AI informații sensibile fără un motiv clar. Poți folosi căutarea simplă din Documente în locul AI dacă ai nevoie doar de fișier, nu de interpretarea conținutului.
Exemplu complet: găsești o factură dintre 60 de fișiere
Exemplu fictiv: ai 60 de documente în Personal, încărcate pe parcursul unui an. În septembrie 2026 cumperi un laptop pentru 3.499 RON. Primești factura cu numărul FN248 de la ElectroNord și un certificat de garanție separat. Înainte de încărcare le denumești 2026-09-15_ElectroNord_factura_FN248.pdf și 2026-09-15_ElectroNord_garantie_laptop.pdf.
| Acțiune | În TidyOne | Ce verifici |
|---|---|---|
| Încarci două fișiere | Documente → Alege fișier/PDF | Ambele apar în arhivă. |
| Clasifici | Facturi & utilități și Altele, după conținut | Nu presupui că un certificat este o cheltuială. |
| Verifici AI | Analizează cu AI → verifică propunerea | Factura: FN248, 3.499 RON, data din original. |
| Cauți după șase luni | Caută „FN248” sau „ElectroNord” | Categoria și filtrele nu exclud fișierul. |
| Întrebi AI Coach | „Ce sumă are factura FN248?” | Vezi numele fișierului folosit; deschizi PDF-ul. |
Dacă plata de 3.499 RON exista deja în Banii mei, confirmi factura cu Fără tranzacție financiară. Certificatul rămâne o dovadă separată. Când ai nevoie de garanție, nu trimiți automat întregul dosar: descarci doar documentele cerute de comerciant și verifici destinatarul.
Rutina de întreținere: zece minute pe săptămână
Probleme frecvente și ce să faci
| Problemă | Cauză posibilă | Acțiune |
|---|---|---|
| „Nu există documente pentru filtrele alese” | Categoria sau un filtru exclude rezultatul. | Revino la Toate, anulează filtrele și încearcă un fragment de nume. |
| Nu găsești o frază din PDF | Căutarea arhivei nu este full-text în PDF. | Caută după nume/emitent/număr sau adresează o întrebare explicită AI Coach. |
| AI nu găsește documentul | Întrebarea este vagă ori metadatele sunt incomplete. | Adaugă emitentul, numărul, luna sau numele exact din fișier. |
| AI nu poate citi originalul | Format, dimensiune sau acces temporar. | Deschide tu fișierul; verifică lizibilitatea și reîncearcă doar dacă este necesar. |
| Un PDF și o fotografie apar ca două cheltuieli | Ambele au fost confirmate financiar. | Compară Banii mei cu plata reală și corectează duplicatul. |
| Linkul partajat nu mai funcționează | Acces temporar sau incompatibilitate cu aplicația destinatarului. | Descarcă fișierul autorizat și trimite-l ca atașament prin canalul potrivit. |
Confidențialitate, limite și copii de siguranță
Documentele personale pot include adrese, date financiare, semnături sau informații despre sănătate. Înainte să distribui un fișier, verifică dacă destinatarul chiar are nevoie de întregul document; când este posibil, trimite o copie cu informațiile nerelevante acoperite, păstrând originalul separat. Partajarea din aplicație poate folosi funcția nativă a telefonului sau linkuri temporare, în funcție de dispozitiv. Un link temporar nu justifică publicarea unui act într-un grup deschis.
Planurile TidyOne au limite pentru numărul de documente, spațiul de stocare și consumul AI. Verifică Plan & Utilizare pentru valorile aplicabile contului tău; încărcarea, analiza documentului și o întrebare AI Coach pot utiliza cote diferite. Ghidul nu promite un backup automat complet, stocare permanentă necondiționată sau recuperarea unui fișier șters. Păstrează o copie independentă a documentelor care nu pot fi înlocuite ușor.
Întrebări frecvente
Pot crea subdosare proprii pentru fiecare firmă?
Acest ghid documentează categoriile fixe vizibile în Personal. Folosește numele fișierelor și căutarea pentru o organizare suplimentară; nu presupune că există un sistem de subdosare personalizate.
Caută și în textul tuturor PDF-urilor?
Nu. Căutarea din Documente folosește numele fișierului, emitentul și numărul documentului. AI Coach poate analiza un număr limitat de fișiere relevante doar când întrebi explicit despre documente.
Pot încărca multe documente fără AI?
Da. Încarcă și atribuie manual o categorie lotului. Limitele pentru numărul de fișiere și spațiul de stocare rămân aplicabile, dar clasificarea manuală nu presupune analiza AI a fiecărui fișier.
Trebuie să transform fiecare factură într-o cheltuială?
Nu. Uneori păstrezi doar dovada unei plăți deja introduse sau un document fără impact financiar. În verificarea AI poți alege „Fără tranzacție financiară”.
AI Coach citește toată arhiva când îl întreb ceva?
Nu. Caută candidați pe baza întrebării și poate atașa cel mult două originale relevante, dacă sunt accesibile și respectă limitele tehnice. Răspunsul nu este o auditare a tuturor documentelor.
Pot trimite o factură direct din aplicație?
Poți folosi opțiunile de partajare, însă disponibilitatea atașamentelor depinde de dispozitiv și aplicația aleasă. Dacă este nevoie, descarcă fișierul și atașează-l manual; verifică livrarea la destinatar.
Continuă cu ghidurile Personal
Pregătește numele, încarcă fișierele în Personal, clasifică-le și caută unul după număr. Dacă ai nevoie de o informație aflată în interior, formulează o întrebare precisă pentru AI și compară răspunsul cu originalul.