În TidyOne Personal, un bon poate deveni un document arhivat și una sau mai multe cheltuieli verificate. Dacă alegi pentru fiecare linie categoria potrivită, pagina Bugete & Obiective poate include sumele în bugetul lunar corespunzător. Traseul este: creezi bugetul, fotografiezi sau încarci bonul, verifici propunerea AI, confirmi o singură dată, apoi compari cheltuiala cu limita lunară.
De ce nu este suficient să păstrezi doar poza bonului?
Un bon de supermarket conține adesea alimente, produse pentru curățenie și cumpărături ocazionale. Dacă salvezi numai fotografia, dovada există, dar nu știi cât ai cheltuit din bugetul de alimente. Dacă introduci întreaga sumă la o singură categorie, bugetul poate descrie greșit obiceiurile tale. Iar dacă salvezi manual cheltuiala și apoi confirmi analiza aceluiași bon ca document financiar, riști să numeri aceeași cumpărătură de două ori.
Acest tutorial urmărește un singur bon, de la casă până în analiza lunară. Este pentru spațiul Personal, nu pentru fluxurile cu proiecte și fonduri ale unei asociații. În exemple folosim lei (RON), dar poți alege moneda documentului și moneda bugetului în formular. TidyOne compară cheltuielile cu bugetul numai când monedele coincid.
Înainte de primul bon: pregătește categoria și moneda
Intră în spațiul Personal și verifică moneda principală a profilului. Deschide Bugete & Obiective. Alege fila Bugete, apoi apasă + Buget. Formularul are câmpurile Nume, Categorie, Limită lunară și Monedă. De exemplu, creează „Cumpărături alimentare”, categoria exactă Alimente, limită 800 RON, monedă RON. Salvează bugetul.
Poți crea și un buget general alegând „Toate cheltuielile”, dacă vrei o singură limită pentru luna în curs. Nu aduna bugetul general cu bugetele pe categorii ca și cum ar fi bani diferiți: bugetul general urmărește aceleași tranzacții într-o privire de ansamblu. Începe cu o categorie utilă și adaugă altele doar când datele devin suficient de clare.
Pasul 1 — Fotografiază bonul sau încarcă PDF-ul
După cumpărături, ai două intrări practice. Din Banii mei poți apăsa Scanează bon / factură. Din Documente / Arhiva Mea poți alege un fișier imagine/PDF sau Fă o poză / scanează. Aceste acțiuni deschid fluxul de încărcare; nu este nevoie să creezi o cheltuială manuală înainte de analiza bonului.
Fotografiază bonul întreg, inclusiv data, magazinul și totalul. Așază-l pe o suprafață neutră, evită umbrele, pliurile și fotografiile în care marginea cu sume este tăiată. Dacă bonul este foarte lung, verifică după încărcare că cifrele și totalul sunt lizibile. Nu arunca imediat originalul dacă ai nevoie de el pentru garanție, retur sau alte obligații.
Pasul 2 — Cere analiza AI și deschide verificarea
În Arhiva Mea, documentele noi pot apărea ca neanalizate. Folosește Analizează cu AI pentru documentul potrivit; dacă aplicația a pregătit deja rezultatul, folosește Verifică și confirmă. Se deschide formularul Verifică propunerea TidyOne AI. AI încearcă să citească magazinul, data, moneda, produsele sau serviciile și sumele, apoi propune clasificări.
Un rezultat AI este o propunere, nu o operațiune contabilă deja verificată. Pe bonuri șterse, lungi sau fotografiate din unghi, poate lipsi un produs sau poate fi confundat un subtotal cu totalul. Nu confirma din reflex. Compară întotdeauna propunerea cu imaginea originală, în special dacă ai reduceri, retururi sau mai multe cote de TVA.
Pasul 3 — Verifică impactul financiar și fiecare linie
În formularul de verificare, pentru un bon care reprezintă o cumpărătură efectivă, Impact financiar trebuie să fie Cheltuială. Verifică Moneda, Furnizor / Emitent și Data documentului. Mai jos, fiecare linie are denumire, sumă, categorie și subcategorie. Corectează produsele și sumele după bon. Poți folosi + Adaugă linie când un articol important a fost omis.
Pentru un bon mixt, clasifică separat liniile: alimentele la Alimente, iar un articol care nu aparține categoriei alimentare la categoria personală potrivită. Într-un exemplu simplu, 111,50 RON pot merge la Alimente și 37,20 RON la Alte cheltuieli. Totalul confirmat ar trebui să fie 148,70 RON. Verifică separat dacă reducerile sunt deja incluse în sumele citite; nu inventa o linie numai ca să forțezi totalul fără a înțelege diferența.
Înainte de confirmare, recitește totalul liniilor, moneda și data. ✔ Confirmă și salvează finalizează clasificarea și, când ai selectat Cheltuială, creează înregistrările financiare corespunzătoare liniilor aprobate. Dacă nu ești pregătit, folosește Mai târziu. Nu apăsa de mai multe ori confirmarea dacă rețeaua răspunde lent: verifică mai întâi dacă documentul a fost deja procesat.
Pasul 4 — Verifică rezultatul în Banii mei
Deschide Banii mei și filtrează pe Cheltuieli. Caută cumpărătura după dată, comerciant sau categorie. Dacă bonul are mai multe categorii, poți găsi mai multe linii financiare rezultate din aceeași confirmare; nu este automat o dublare. Adună sumele și compară-le cu bonul. Dublarea apare când aceeași sumă a fost salvată și manual, și prin AI sau când același bon a fost introdus de două ori.
Dacă găsești o greșeală, revizuiește tranzacția afectată înainte să te bazezi pe analiză. Pentru o cheltuială fără bon, poți folosi separat + Cheltuială și, dacă există, câmpul Dovadă / document. Nu transforma absența bonului într-un pretext pentru a inventa suma: verific-o în istoricul de plăți sau în dovada de cumpărare.
Pasul 5 — Urmărește actualizarea bugetului lunar
Reintră în Bugete & Obiective, fila Bugete. Pagina calculează cheltuielile Personal din luna calendaristică în curs, pentru categoria și moneda fiecărui buget. În cardul bugetului vezi suma cheltuită, limita și suma disponibilă sau depășirea. Cardul se reîmprospătează când încarci din nou pagina.
Bugetul este o comparație între limita planificată și cheltuielile înregistrate. Nu este soldul cardului și nu îți rezervă automat bani într-un cont. Dacă înregistrările sunt în mai multe monede, fiecare buget compară tranzacțiile în moneda lui; nu presupune că sunt convertite automat în RON. Dacă o cheltuială este datată în luna trecută, ea nu va crește indicatorul lunii curente.
Exemplu real de calcul: un bon de 148,70 RON
Presupune că ai creat un buget lunar de 800 RON pentru categoria Alimente. Înainte de cumpărătură, cheltuielile din luna curentă, deja introduse în acea categorie, sunt 340 RON. La noul bon, ai cumpărat alimente de 111,50 RON și alte produse de 37,20 RON. După verificarea AI, salvezi cele două linii în categoriile corespunzătoare.
| Operațiune | Categorie | Valoare | Intră în bugetul Alimente? |
|---|---|---|---|
| Cheltuieli anterioare | Alimente | 340,00 RON | Da |
| Alimente pe bon | Alimente | 111,50 RON | Da |
| Alte produse pe bon | Alte cheltuieli | 37,20 RON | Nu |
| Total bon | Toate categoriile | 148,70 RON | Doar partea Alimente |
În bugetul Alimente, progresul este de aproximativ 56,4%. Cei 37,20 RON intră în totalul cheltuielilor tale, însă nu cresc acest buget. Dacă ai și un buget general „Toate cheltuielile”, acolo intră și această parte. Dacă suma din aplicație diferă, verifică mai întâi data, moneda, categoria exactă și eventualele tranzacții duplicate.
Pasul 6 — Verifică luna și decide ce schimbi
La sfârșit de săptămână, uită-te la bugetul rămas și la cumpărăturile care nu au document asociat. O dată pe lună, deschide Analiză & Economii pentru o imagine de ansamblu asupra lunii în curs. Compară ce ai cheltuit efectiv cu limita planificată; dacă depășești frecvent categoria, analizează dacă limita a fost realistă și ce tipuri de produse au produs diferența.
Nu șterge cheltuieli doar ca să arate mai bine progresul bugetului. Corectează înregistrările greșite, păstrează tranzacțiile reale și, când ai date suficiente, modifică planul pentru luna următoare. Mementourile te pot ajuta să revizuiești bonurile săptămânal, dar TidyOne nu poate garanta că toate plățile făcute în afara aplicației sunt deja importate.
Când lucrurile nu se potrivesc: diagnostic rapid
| Ce observi | Cauză posibilă | Ce verifici |
|---|---|---|
| Bonul este în arhivă, dar nu în Banii mei. | Nu ai confirmat analiza sau ai ales Fără tranzacție financiară. | Starea documentului și selecția Impact financiar. |
| Bugetul Alimente nu se modifică. | Categoria ori moneda diferă; data este din altă lună. | Categoria exactă, moneda bugetului și data tranzacției. |
| Totalul liniilor este mai mare decât bonul. | Reducere omisă, subtotal repetat sau linie duplicată. | Imaginea originală și fiecare linie înainte de confirmare. |
| Cheltuiala apare de două ori. | Ai introdus-o manual și ai confirmat și bonul cu impact financiar. | Tranzacțiile din Banii mei; păstrează o singură evidență corectă. |
| AI nu citește un bon lung. | Imagine tăiată, neclară sau informații insuficiente. | Refă poza sau înregistrează manual o cheltuială verificată. |
Costuri AI, confidențialitate și limite
Analiza AI poate consuma din utilizarea disponibilă în planul tău. Dacă nu ai analizări disponibile, poți păstra documentul și poți înregistra manual cheltuiala verificată. Nu considera propunerile AI dovezi ale cumpărăturii: dovada este bonul sau documentul original. Verifică politicile și permisiunile înainte de a încărca documente care conțin adrese, date de plată sau alte informații personale. Nu încărca datele altor persoane fără un motiv și o bază adecvată.
Pentru acest flux nu trebuie să conectezi banca și nu este necesar să creezi un proiect ONG. TidyOne este o evidență operațională bazată pe datele introduse. Soldurile și tranzacțiile reale se verifică separat în contul bancar, iar bonurile folosite pentru garanție sau alte obligații trebuie păstrate potrivit situației tale.
Checklist de două minute după fiecare cumpărătură
Întrebări frecvente
Poate TidyOne să împartă un bon între mai multe categorii?
Da, formularul de verificare AI permite linii separate cu categorii și subcategorii. Revizuiește rezultatul înainte de confirmare. Dacă sunt salvate mai multe linii financiare, bugetul categoriei urmărește doar liniile încadrate în acea categorie.
Un bon analizat se transformă imediat într-o cheltuială?
Nu doar prin analiză. Fluxul cere verificarea propunerii și confirmarea. Dacă documentul nu produce o tranzacție financiară, îl poți clasifica fără să creezi cheltuieli.
Ce fac dacă am introdus deja cumpărătura manual?
Verifică în Banii mei înainte să confirmi bonul. Nu înregistra din nou plata. Poți păstra documentul arhivat fără tranzacție nouă, după ce verifici asocierea dovezii cu înregistrarea existentă, dacă este disponibilă.
De ce nu apare cumpărătura în bugetul lunii?
Verifică dacă data tranzacției este în luna curentă, dacă moneda este aceeași și dacă categoria este identică. Pagina Bugete calculează cheltuielile înregistrate pentru luna calendaristică în curs.
Bugetul îmi spune câți bani am în bancă?
Nu. Îți arată limita planificată, cheltuielile înregistrate și diferența dintre ele. Soldul real trebuie verificat separat, iar cheltuielile neintroduse nu pot fi incluse în calcule.
Trebuie să folosesc AI pentru toate bonurile?
Nu. Pentru un bon neclar sau când preferi introducerea manuală, poți înregistra cheltuiala din Banii mei și atașa documentul atunci când este disponibil.
Continuă cu ghidurile Personal
Înregistrează o cumpărătură reală, verifică fiecare linie și urmărește cum se modifică limita pentru luna în curs. Folosește rezultatul ca punct de pornire, nu ca verdict despre cheltuielile tale.