Pentru o asociație care sprijină o singură persoană, o factură trebuie să poată fi găsită împreună cu cheltuiala și scopul pentru care a fost primită. În TidyOne alegi Adaugă → Alege fișier/PDF sau Fă o poză, lași AI-ul să propună datele, verifici fiecare linie, alegi proiectul și, dacă este cazul, fondul, apoi confirmi. Înainte de raportare verifici separat dacă factura a fost și plătită și dacă tranzacția nu a fost înregistrată de două ori.
De ce facturile devin greu de urmărit într-un ONG mic?
Poți primi o factură pentru terapii pe email, alta pentru transport prin WhatsApp și un bon pentru consumabile în format fizic. După câteva luni este dificil să răspunzi rapid la întrebări aparent simple: „Unde este documentul?”, „Cât a costat proiectul Recuperare?”, „Factura a ajuns la contabil?” sau „Am înregistrat deja această plată?”.
TidyOne aduce documentul și evidența operațională în același flux. În modul ONG pentru o singură persoană, beneficiarul principal este contextul implicit; nu trebuie să îl alegi repetat. Proiectele și fondurile rămân distincte: ele explică de ce a apărut cheltuiala și, când este relevant, din ce buget este acoperită.
Ce vei avea după parcurgerea ghidului
Pregătire: ce verifici înainte de încărcare
Deschide workspace-ul Asociație și verifică în Setări că organizația este configurată pentru un singur beneficiar. Creează un proiect cu nume concret, precum Terapii 2027, Operație sau Transport și cazare. Dacă trebuie urmărită separat o destinație în interiorul proiectului, folosește și un fond. Nu crea un fond pentru fiecare factură.
Pregătește fișierul: PDF ori fotografie clară, cu toate colțurile documentului vizibile. Evită să acoperi data, numărul facturii sau totalul. Pentru scanarea unificată, versiunile curente ale aplicației acceptă PDF și formate uzuale de imagine, cu limita de analiză afișată de aplicație. Pentru fișiere multiple, verificarea AI se face pe rând, în aceeași fereastră.
Factură → AI → Cheltuială → Proiect: pași concreți
Pasul 1 — Încarcă factura sau fă o poză
Din pagina în care lucrezi, apasă Adaugă, apoi alege Imagine/PDF sau Document. În fereastra de încărcare poți alege Alege fișier/PDF sau Fă o poză. Alternativ, intră în Documente și folosește zona de upload. Nu trebuie să navighezi manual la Documente doar ca să deschizi selectorul de fișiere.
Încarcă documentul original o singură dată. Dacă ai primit aceeași factură ca fotografie și PDF, păstrează varianta mai clară și verifică dacă nu ai deja o înregistrare financiară legată de cealaltă copie.
Pasul 2 — Înțelege propunerea AI
După încărcare, TidyOne poate analiza documentul și poate propune tipul documentului, emitentul, destinatarul, data, moneda, categoria și liniile financiare. Pentru facturi și bonuri, poate identifica produse sau servicii individuale. Când analiza este disponibilă, aplicația afișează fereastra de verificare. Dacă limita AI a fost atinsă sau analiza nu este disponibilă, documentul poate rămâne în De clasificat pentru procesare ulterioară.
Semnalizările de încredere scăzută, data neclară ori diferența dintre suma liniilor și totalul documentului sunt motive să te uiți direct la PDF sau fotografie. Dacă nu poate citi produsele, TidyOne poate propune o linie generică „Total document”, care trebuie verificată; nu presupune că lista de produse a fost extrasă complet.
Pasul 3 — Verifică fiecare câmp și fiecare linie
Compară propunerea cu originalul: numele furnizorului, cumpărătorul, data emiterii, moneda, totalul și valoarea fiecărei linii. Dacă factura are, de exemplu, ședințe de terapie și consumabile, verifică categoria și subcategoria fiecărei linii. Nu pune totul într-o categorie doar pentru că documentul vine de la același furnizor.
În fereastra AI ai câmpul Impact financiar. Pentru o cheltuială care trebuie introdusă în evidența operațională, alege Cheltuială. Dacă deocamdată vrei doar arhivarea documentului, fără tranzacție financiară, poți alege Fără tranzacție financiară. Acest lucru este deosebit de util dacă ai o factură neachitată și nu vrei să o confunzi cu o plată deja efectuată.
Pasul 4 — Alege proiectul și fondul corect
În zona ONG a verificării, beneficiarul principal este asociat implicit în modul cu o singură persoană. La Proiect / nevoie, selectează scopul real al documentului, de exemplu Terapii 2027. Alege un Fond numai dacă plata se referă la acea destinație. Dacă proiectul nu există, folosește butonul + Proiect de lângă selector și completează formularul; ulterior poți adăuga detalii în Proiecte & Fonduri.
Dacă AI sugerează un proiect greșit, schimbă-l înainte de confirmare. Pentru un document care acoperă două proiecte diferite, nu presupune că selectorul de proiect din review împarte automat factura. Verifică posibilitățile de repartizare din Financiar și ține o evidență explicabilă, fără să creezi totaluri duplicate.
Pasul 5 — Confirmă o singură dată
După verificare, apasă Confirmă și salvează. Pentru un document cu impact financiar, versiunea curentă creează înregistrări financiare pentru liniile confirmate și le leagă de document. Pentru Fără tranzacție financiară, arhivează și clasifică documentul fără a genera acea înregistrare. Un document confirmat nu ar trebui analizat din nou pentru a crea altă tranzacție; dacă găsești o eroare, corectează datele existente în loc să introduci factura a doua oară.
Dacă ai încărcat mai multe documente, verifică fiecare propunere pe rând. Oprește-te la fiecare sumă neclară: un lot analizat rapid nu înseamnă că fiecare document este corect.
Pasul 6 — Verifică în Financiar și în Documente
Intră în Financiar, găsește tranzacția după furnizor, dată ori proiect și verifică suma și moneda. Dacă factura conține mai multe linii financiare, pot exista mai multe înregistrări asociate aceluiași document: verifică totalul agregat înainte de a compara cu extrasele bancare. În Documente, păstrezi originalul, îl poți deschide, descărca sau trimite și poți folosi filtrele disponibile pentru starea documentului.
Dacă ai introdus deja plata manual în Financiar, compară cele două înregistrări înainte de a confirma documentul cu impact financiar. În caz contrar, riști dublarea cheltuielii în raport.
Pasul 7 — Marchează documentul trimis contabilului
Din Documente, selectează documentul sau folosește selectarea multiplă, apoi Trimite / Descarcă. După ce ai verificat că fișierul a fost într-adevăr transmis, marchează-l Trimis. Statusul din TidyOne te ajută să urmărești activitatea, dar nu este o confirmare automată de primire din partea contabilului.
Pasul 8 — Verifică rezultatul în Raportul de proiect
Deschide Rapoarte, alege Raport proiect / finanțator, apoi selectează proiectul, perioada și fondul relevante. Apasă Actualizează raportul. Compară cheltuielile din raport cu documentele și plățile efective, urmărește lista documentelor lipsă și verifică orice tranzacție fără proiect. Sumele rămân separate pe monede; aplicația nu transformă automat RON și EUR într-o singură valoare.
Poți folosi PDF / Tipărește, CSV tranzacții sau Pachet contabil ZIP, conform funcțiilor și planului tău. Draftul narativ AI este un punct de pornire, nu raportul final verificat.
Exemplu: o factură de 704 RON pentru terapii
Exemplu fictiv: asociația a creat proiectul Terapii 2027. Primește o factură PDF pentru patru ședințe de recuperare, în valoare totală de 704 RON. AI propune emitentul, data și o linie de 704 RON. După ce verifică factura, utilizatorul alege categoria corespunzătoare, proiectul Terapii 2027 și, dacă există un fond dedicat, îl selectează.
| Câmp | Ce verifici | Rezultat |
|---|---|---|
| Document | PDF complet, lizibil, neduplicat | Factură terapie |
| Emitent și dată | Identice cu originalul | Furnizor verificat |
| Monedă și total | 704 RON, nu 704 EUR | 704 RON |
| Beneficiar | Profilul principal al ONG-ului | Asociat implicit |
| Proiect | Scopul real al serviciului | Terapii 2027 |
| Impact financiar | A fost plătită sau doar emisă? | Confirmat după verificare |
| Contabil | Fișierul chiar a fost transmis? | Trimis doar după transmitere |
Checklist înainte de raportare
Cum folosești AI Coach după scanare
După ce documentul este în arhivă și datele sunt confirmate, poți întreba: „Caută factura pentru Terapii 2027 de la furnizorul X”, „Ce sumă apare în factura de luna trecută?” sau „Care sunt cheltuielile înregistrate pentru proiect?”. Pentru întrebări explicite despre textul unui PDF, TidyOne poate consulta fișiere relevante în limitele funcției. Uită-te la Fișiere consultate și verifică originalul înainte să transmiți date mai departe.
AI Coach nu verifică extrasul tău bancar și nu poate afirma că o factură a fost achitată numai pentru că i-a citit conținutul. Folosește Rapoarte pentru cifrele filtrate și verifică documentele lipsă înainte de a distribui un rezumat.
Greșeli frecvente și cum le eviți
AI a citit greșit suma sau moneda
Compară originalul cu toate liniile. Dacă vezi un avertisment că totalul nu corespunde, nu confirma până nu ai verificat datele. Dacă fotografia este ilizibilă, încarcă o copie mai clară.
Factura a fost încărcată de două ori
Caută după furnizor, dată și sumă. Verifică dacă există deja o tranzacție înainte să confirmi copia. Evită ștergerea documentelor sau tranzacțiilor fără să înțelegi ce legături au.
Factura este neachitată, dar apare drept cheltuială plătită
Nu confunda confirmarea datelor cu confirmarea plății. Pentru arhivare fără intrare financiară, folosește Fără tranzacție financiară, când se potrivește fluxului organizației, și discută regulile contabile cu profesionistul tău.
Ai ales fondul greșit
Verifică destinația sumelor primite și condițiile finanțatorilor. Nu muta automat toate cheltuielile în fondul cu cel mai mare sold; asociază-le doar dacă sunt eligibile pentru acel scop.
Raportul nu coincide cu contul bancar
Caută plăți neintroduse, operațiuni duplicate, comisioane, numerar, date diferite, plăți în curs și tranzacții în alte monede. „Sold” din aplicație reflectă înregistrările disponibile, nu garantează identitatea cu soldul bancar.
Întrebări frecvente
Poate TidyOne să analizeze o factură PDF și o fotografie?
Da, în formatele și limitele acceptate de fluxul de scanare. Calitatea documentului influențează rezultatul, iar câmpurile propuse trebuie verificate înainte de confirmare.
Beneficiarul trebuie selectat la fiecare factură?
Nu în modul ONG pentru o persoană, atunci când beneficiarul principal este configurat corect. Confirmă totuși că lucrezi în organizația potrivită.
Pot corecta categoria propusă de AI?
Da. Review-ul îți permite să modifici categoriile și subcategoriile liniilor, emitentul, data, moneda și contextul ONG înainte de salvare.
Confirmarea AI dovedește că factura a fost plătită?
Nu. Confirmarea salvează datele și, în funcție de impactul financiar ales, înregistrările operaționale. Dovada plății trebuie verificată separat când este necesară.
Pot folosi același flux în ONG cu mai mulți beneficiari?
Da, cu un pas în plus: verifică explicit beneficiarul, cazul și, dacă factura privește mai mulți beneficiari, repartizarea exactă a sumelor. Nu presupune că AI-ul poate ghici persoana doar din natura serviciului.
Este raportul TidyOne un raport contabil oficial?
Nu. Este un instrument pentru organizare, analiză și pregătire. Cerințele legale diferă după țară, forma organizației și contractele de finanțare.
Continuă cu următorul workflow
Încarc-o, compară fiecare câmp cu originalul, selectează proiectul și verifică rezultatul în Financiar. Când rutina funcționează, o poți repeta pentru toate documentele noi.
Despre documentele justificative: pentru granturile finanțate de UE, Comisia Europeană explică obligațiile de raportare și păstrare a documentelor. Pentru regulile exacte, verifică acordul aplicabil, legislația țării și indicațiile contabilului.
Ajută-ne să îmbunătățim explicațiile și să adăugăm exemple relevante.
Ajutor & Ghiduri