Cum pregătești documentele ONG pentru contabil și închizi luna în TidyOne

De ce devine dificilă închiderea lunii într-o asociație mică?

Facturile ajung prin email, bonurile sunt fotografiate pe telefon, o sponsorizare are contract separat, iar unele plăți apar doar în extrasul bancar. Când contabilul cere actele lunii, riști să trimiți același fișier de două ori sau să uiți o factură. Dacă asociația susține o singură persoană, între timp trebuie urmărite și nevoi distincte: terapii, intervenții, transport sau echipamente.

Acest workflow îți propune o rutină repetabilă. TidyOne nu trimite automat toate documentele contabilului și nu reconciliază automat extrasul bancar; îți oferă însă arhiva, filtrele, selecția multiplă, partajarea, marcarea statusului și rapoartele necesare pentru a face verificarea ordonat.

Ce vei obține după parcurgerea ghidului

Înainte să începi: stabilește luna și sursele

Intră în workspace-ul Asociație configurat pentru un singur beneficiar. Pregătește facturile și bonurile, eventualele contracte de sponsorizare, dovezile relevante pentru donații și extrasul bancar al perioadei. Întreabă contabilul ce acte dorește efectiv: nevoile diferă în funcție de țară, organizație și natura operațiunilor.

Stabilește intervalul, de exemplu 1–31 august, și convenția folosită pentru el: data facturii, data plății sau ambele, după scopul verificării. O factură din august plătită în septembrie poate apărea în două liste diferite; nu muta artificial data ca să „iasă” totalurile.

Documente → Contabil → Închiderea lunii: tutorial pas cu pas

Pasul 1 — Adună și încarcă documentele, fără să aștepți ultima zi

În TidyOne poți apăsa Adaugă → Imagine/PDF / Document, apoi Alege fișier/PDF sau Fă o poză. Poți folosi și pagina Documente. Păstrează documentul original lizibil; dacă faci o fotografie, verifică să apară numărul, data, emitentul și totalul. Nu încărca de mai multe ori aceeași factură doar pentru că există și ca PDF, și ca fotografie.

În ONG cu un singur beneficiar, TidyOne poate utiliza beneficiarul principal ca selecție implicită. Proiectul și fondul rămân importante: o factură pentru terapii trebuie legată de nevoia potrivită, nu de primul proiect din listă.

Pasul 2 — Rezolvă documentele neanalizate și propunerile AI

În pagina Documente, verifică filtrele Neanalizate AI și Analizate AI. Când există o propunere în așteptare, deschide Verifică și confirmă. Compară datele cu fișierul original: emitent, număr, dată, total, monedă, fiecare linie și categoria. Corectează câmpurile incerte înainte să confirmi.

Verifică dacă documentul a generat deja o înregistrare în Financiar. Dacă ai introdus aceeași plată manual, nu păstra automat încă o cheltuială creată din scanare. Consultă și workflow-ul factură → AI → cheltuială → proiect pentru cazurile cu totaluri neclare sau facturi neplătite.

Pasul 3 — Compară documentele cu veniturile și cheltuielile

Deschide secțiunile financiare și proiectele relevante. Pentru fiecare plată importantă, verifică documentul justificativ, suma, moneda, data și proiectul. Pentru fiecare donație sau sponsorizare, verifică înregistrarea, sursa și destinația banilor. Nu introduce aceeași sumă ca donație doar pentru că ai încărcat și o dovadă de transfer: documentul și tranzacția trebuie să descrie aceeași operațiune, nu două venituri.

Dacă o cheltuială privește două proiecte, verifică repartizarea conform evidenței tale și nu presupune că atașarea documentului la un proiect rezolvă automat orice alocare contabilă. În ghidul donație → proiect → fond → raport găsești cum să păstrezi scopul fondurilor separat de suma din cont.

Pasul 4 — Filtrează și selectează documentele care trebuie trimise

În Documente, verifică perioada și eventualele filtre pentru proiect și categorie. Alege Netrimise ca să vezi fișierele care încă nu sunt marcate drept expediate. Dacă vrei toate fișierele relevante, folosește Selectează netrimise; poți folosi și cercurile de pe fiecare card pentru selecție manuală. Bara de selecție îți arată câte documente sunt selectate, iar Deselectează golește lista.

Revizuiește selecția înainte de trimitere. Nu toate documentele din arhivă trebuie expediate la fiecare închidere lunară, iar filtrul „Netrimise” poate include și documente din alte perioade. Confirmă cu contabilul lista convenită, mai ales dacă sunt documente medicale sau informații personale sensibile.

Pasul 5 — Trimite fișierele reale, nu doar mesajul pregătit

După selectare, apasă Trimite. Pe telefon sau tabletă, opțiunea Alege aplicația și atașează fișierele poate trimite imaginile și PDF-urile prin funcția nativă de partajare, dacă browserul o suportă. Verifică fișierele afișate în aplicația aleasă înainte să trimiți.

Pe calculator, TidyOne afișează subiectul și mesajul pentru email și oferă Descarcă fișierele selectate. Descarcă fișierele, deschide emailul și atașează-le manual. Deschiderea Gmail, Yahoo sau a aplicației de email cu subiectul pregătit nu garantează că PDF-urile au fost atașate. Pentru WhatsApp sau linkuri securizate, verifică accesul destinatarului, perioada de valabilitate și dacă acest canal este adecvat pentru datele transmise.

Pasul 6 — Marchează „Trimise” numai după expediere

După trimiterea efectivă, aplicația poate întreba dacă vrei să marchezi documentele drept trimise. Confirmă doar atunci. Poți face același lucru și din bara de selecție, cu Marchează trimise. Statusul intern este însoțit de data marcării, astfel încât să poți filtra ulterior Trimise și Netrimise. Dacă doar ai descărcat ZIP-ul sau ai copiat subiectul emailului, lasă documentele netrimise până când le expediezi.

Pasul 7 — Deschide Rapoarte și verifică luna

Intră în Rapoarte. Alege tipul de raport potrivit: Raport contabil pentru revizia operațională sau Raport proiect / finanțator pentru o nevoie anume. La Perioadă selectează Personalizată, introdu prima și ultima zi a lunii, apoi alege proiectul/fondul numai dacă vrei un raport restrâns. Apasă Actualizează raportul.

Compară secțiunile de venituri, cheltuieli, sold, documente justificative, donatori și fonduri. Verifică atenționările despre documente lipsă sau date incomplete. Sumele în monede diferite rămân separate; nu transforma rezultatul într-un sold unic folosind un curs inventat.

Dacă planul tău permite, ai opțiunile PDF / Tipărește, CSV tranzacții și Pachet contabil ZIP. Poți genera și un draft narativ AI, dar verifică textul și cifrele înainte de a-l utiliza. Exportul și unele funcții pot depinde de planul activ.

Exemplu: o lună cu 6 documente și două monede

Exemplu fictiv: o asociație care sprijină un singur beneficiar pregătește documentele pentru luna august. Are patru facturi, un contract de sponsorizare și dovada unei donații. Documentele sunt numai o parte din verificare; operațiunile financiare se compară separat cu extrasul bancar.

Aceste valori nu dovedesc că toate sumele au fost deja încasate ori plătite. Soldul din raport trebuie comparat cu tranzacțiile efectiv înregistrate, intervalul selectat și extrasele relevante. Dacă ai marcat 5 din 6 documente ca trimise, unul trebuie să rămână vizibil în filtrul Netrimise; nu îl marca trimis doar ca să ai un indicator „100%”.

Checklist de închidere a lunii

Unde ajută AI-ul și unde trebuie să verifici tu

AI-ul poate extrage date din bonuri și facturi și poate propune o clasificare, dar confirmarea îți aparține. În AI Coach poți întreba, de exemplu, „Găsește factura pentru transport din august” sau „Ce total apare în contractul de la furnizorul X?”. Când întrebarea se referă explicit la un fișier, versiunea actuală poate consulta un număr limitat de documente relevante și le identifică în răspuns. Nu presupune că a parcurs automat toată arhiva sau că raportul AI este o declarație financiară oficială.

Greșeli frecvente și cum le eviți

Am deschis Gmail și am marcat documentele „Trimise”, dar am uitat anexele

Revino la documentele respective, descarcă fișierele și trimite un email complet. Statusul TidyOne este o evidență internă: notează corecția în rutina ta și anunță destinatarul dacă este necesar.

Am trimis și documente din alte luni

Verifică perioada și selecția înainte de export. Filtrul „Netrimise” nu înseamnă automat „numai luna curentă”. Poți selecta manual exact documentele necesare.

AI-ul a creat o cheltuială deja înregistrată

Compară documentul cu Financiar înainte de a confirma sau de a crea o nouă tranzacție. Dacă există dubluri, corectează evidența și discută cu contabilul când înregistrarea a fost deja preluată extern.

Raportul nu arată toate încasările

Verifică intervalul, proiectul, fondul, contactele și tranzacțiile fără asociere. Un filtru prea restrictiv poate ascunde operațiuni valabile.

Am un PDF medical cu date sensibile

Trimite contabilului numai documentele necesare scopului declarat. Evită partajarea unor date de sănătate prin linkuri sau mesagerii neadecvate. Confirmă regulile și canalele de transmitere cu responsabilul organizației și cu contabilul.

Întrebări frecvente

Pot trimite mai multe PDF-uri și fotografii deodată?

Da. În Documente folosește cercurile de selectare sau „Selectează netrimise”, apoi „Trimite” ori „Descarcă”. Verifică selecția înainte de expediere.

TidyOne atașează automat PDF-urile în Gmail de pe calculator?

Nu te baza pe asta. De regulă, deschide mesajul completat, dar trebuie să descarci și să atașezi manual fișierele. Partajarea nativă cu atașamente este disponibilă numai dacă dispozitivul și browserul o acceptă.

Dacă am apăsat „Descarcă”, documentele devin „Trimise”?

Nu. Descărcarea nu înseamnă expediere. Marchează-le ca trimise după ce au plecat efectiv către contabil.

„Trimise” înseamnă că au fost acceptate de contabil?

Nu. Statusul este înregistrarea ta internă. Confirmarea de primire și validarea contabilă sunt lucruri separate.

Pot pregăti închiderea lunii pentru un singur proiect?

Da. Verifică documentele relevante, apoi în Rapoarte alege proiectul/fondul și intervalul personalizat. Compară și eventualele tranzacții care nu au asociere la proiect.

Ce fac dacă am venituri sau facturi în mai multe valute?

Păstrează fiecare sumă în moneda originală. TidyOne nu face conversie automată pentru raport; calculele fiscale sau conversiile necesare se verifică separat.

Este pachetul ZIP suficient pentru contabilitatea oficială?

Nu neapărat. Este un instrument de organizare/export. Contabilul stabilește ce originale, extrase, contracte, evidențe și formate trebuie păstrate ori prezentate conform țării și situației organizației.

Ce citești mai departe

Referință pentru granturi finanțate de UE: Comisia Europeană explică de ce sunt importante evidențele și documentele justificative. Aceasta nu înseamnă că aceleași cerințe se aplică tuturor ONG-urilor: verifică acordurile tale și regulile țării.