Dacă asociația ta sprijină în principal un singur copil sau adult, TidyOne poate organiza informația în jurul unui beneficiar principal. Încarci documentele, urmărești donațiile și cheltuielile, separi nevoile în proiecte și fonduri, vezi ce ai trimis contabilului și generezi rapoarte din datele deja introduse. AI-ul poate extrage și căuta informații, dar tu verifici și confirmi datele importante.
Problema pe care o rezolvă
Într-un ONG mic, informația ajunge ușor în mai multe locuri: extrase bancare, poze cu facturi, PDF-uri în email, tabele cu donații, mesaje de la sponsori și dosare separate pentru fiecare nevoie. Când vine momentul să afli cât s-a strâns pentru un proiect, ce s-a cheltuit sau ce document lipsește, trebuie să reconstruiești povestea din mai multe surse.
TidyOne este gândit să reducă această fragmentare. Pentru modul ONG · o persoană, beneficiarul principal devine contextul implicit, astfel încât nu trebuie să alegi aceeași persoană la fiecare document sau tranzacție.
Ce vei obține la final
- un beneficiar principal configurat o singură dată;
- documente încărcate și clasificate într-o arhivă comună;
- donații, sponsorizări și alte venituri urmărite separat de cheltuieli;
- proiecte și fonduri pentru nevoi distincte, cum ar fi o intervenție, terapii, transport sau echipamente;
- o imagine clară asupra sumelor strânse, cheltuite și disponibile;
- documente marcate ca trimise sau netrimise contabilului;
- rapoarte lunare, pe proiect și anuale construite din aceleași date;
- AI Coach care poate răspunde pe baza datelor TidyOne și, când îi ceri explicit, poate consulta documente relevante.
Înainte să începi
Configurează workspace-ul Asociație și alege modul o persoană. Adaugă beneficiarul principal și verifică datele de bază. Apoi este util să stabilești 2–5 proiecte sau nevoi reale, în loc să introduci toate cheltuielile într-o singură categorie generală.
Exemple de proiecte: Operație, Terapii 2026, Transport și cazare, Echipamente, Cheltuieli curente. Denumirile trebuie să fie suficient de clare încât peste șase luni să înțelegi imediat ce reprezintă.
Cum este organizat sistemul
Beneficiarul principal
Este persoana pentru care este configurat workspace-ul. În modul single, TidyOne folosește acest beneficiar ca referință principală și reduce selecțiile repetitive.
Proiectul / nevoia
Reprezintă scopul operațional pe care vrei să îl urmărești separat: o intervenție, o perioadă de terapie, un echipament, un program de recuperare sau alt obiectiv concret.
Fondul
Îți permite să separi banii în interiorul unui proiect atunci când ai nevoie de mai multă granularitate. Un fond TidyOne este o structură de organizare în aplicație; dacă o donație sau un grant are restricții juridice ori contractuale, urmează termenii documentului și regulile locale aplicabile.
Documentul
Este dovada sau sursa informației: factură, contract, document medical, act al asociației, dovadă de donație sau alt fișier relevant.
Tranzacția
Este mișcarea financiară: venit sau cheltuială. Ideal, o tranzacție importantă trebuie să poată fi legată de scopul ei și, unde există, de documentul justificativ.
Cum începi, pas cu pas
Pasul 1 — Configurează beneficiarul principal
Ghid detaliat: Beneficiar principal → Profil → Date → Documente →
Din onboarding sau Setări, alege modul de asociație pentru o singură persoană și completează profilul beneficiarului principal. TidyOne poate folosi numele, sexul, anul nașterii și vârsta calculată ca informații de context. Datele medicale sensibile pentru AI Coach se folosesc separat și numai dacă alegi explicit să le oferi în Profilul AI.
Pasul 2 — Creează proiectele care răspund la întrebarea „pentru ce?”
Nu crea proiecte doar pentru că există butonul. Creează-le atunci când ai nevoie să vezi separat o țintă, o nevoie sau un flux de bani. De exemplu, dacă strângi bani pentru o operație și separat pentru terapii, două proiecte diferite fac rapoartele mult mai ușor de înțeles.
Pasul 3 — Încarcă documentele pe măsură ce apar
Folosește Adaugă → Alege fișier/PDF sau Fă o poză. TidyOne poate analiza documentul cu AI și poate propune furnizorul, totalul, categoria și legăturile relevante. Verifică propunerea înainte de confirmare.
Pasul 4 — Înregistrează donațiile și sponsorizările
Păstrează sursa, suma, moneda, data și, unde este relevant, contactul donatorului sau sponsorului. Dacă banii sunt destinați unei nevoi clare, leagă tranzacția de proiectul sau fondul corespunzător. Pentru profilul susținătorului, totaluri și comunicări, vezi Donatori și sponsori → Contact → Donații → Istoric.
Pasul 5 — Leagă cheltuielile de document și proiect
O factură pentru terapie nu trebuie să rămână doar „o cheltuială de 700 RON”. Ideal, sistemul trebuie să poată arăta ce document justifică suma, pentru ce proiect a fost făcută și în ce perioadă intră.
Pasul 6 — Folosește statusul Trimise / Netrimise pentru contabil
În Documente poți selecta mai multe fișiere, le poți descărca sau trimite și apoi marca drept trimise. Astfel, la finalul lunii nu mai depinzi de memoria ta pentru a ști ce ai predat deja.
Pasul 7 — Închide luna cu o verificare scurtă
Verifică documentele neanalizate, cheltuielile fără document, tranzacțiile fără proiect acolo unde ar trebui să existe unul și documentele încă netrimise contabilului. Abia după această verificare are sens să generezi raportul lunar.
Ce face TidyOne AI în acest mod?
AI-ul are două roluri diferite. În Documente, analizează fișiere și propune date pentru verificare. În AI Coach, poate explica situația financiară, proiectele și fondurile și poate răspunde la întrebări despre documente atunci când îi ceri explicit să caute o informație.
Exemple utile:
- „Cât am cheltuit pentru proiectul Terapii anul acesta?”
- „Ce proiecte au fonduri disponibile și care sunt aproape epuizate?”
- „Ce documente sunt încă neanalizate sau netrimise?”
- „Caută factura de la furnizorul X și spune-mi totalul.”
- „Fă-mi un rezumat anual folosind doar datele existente în TidyOne.”
Workflow-ul recomandat
Vezi tutorialul detaliat: Factură → AI → Cheltuială → Proiect →
Acest flux nu înseamnă că fiecare donație trebuie legată obligatoriu de un proiect. Înseamnă că, atunci când banii au un scop clar, acel scop trebuie păstrat vizibil până la cheltuială și raportare.
Cele 4 workflow-uri pe care merită să le folosești
1. Donație → Proiect → Fond → Raport
Deschide workflow-ul detaliat, cu pași, exemplu și checklist →
Folosește-l când strângi bani pentru o nevoie clară și vrei să vezi permanent cât s-a strâns, cât s-a folosit și ce a rămas disponibil.
2. Factură → AI → Cheltuială → Proiect
Folosește-l pentru documentele de plată. Încarci factura, verifici analiza AI, confirmi categoria și proiectul, iar informația devine disponibilă pentru financiar și raport.
3. Document → Contabil → Trimise / Netrimise
Folosește-l pentru închiderea lunară. Selectezi documentele pregătite, le trimiți sau descarci și marchezi ce a plecat deja către contabil.
4. Proiect → Verificare date → Raport
Înainte de raportare, verifici dacă proiectul are tranzacțiile și documentele necesare, apoi generezi raportul din aceleași date în loc să reconstruiești cifrele într-un tabel separat.
Ghid nou: Cum creezi și verifici raportul lunar ONG →
Cum folosești rapoartele
Raport lunar
Pentru o imagine periodică asupra veniturilor, cheltuielilor, documentelor și situației proiectelor. Este util ca instrument intern și ca punct de plecare pentru discuția cu contabilul.
Raport pe proiect / nevoie
Pentru o întrebare concretă: „Cât am strâns pentru această nevoie, cât am cheltuit și ce documente susțin cheltuielile?”.
Raport anual
Pentru un rezumat al activității și datelor financiare disponibile în TidyOne pe parcursul anului. Cerințele oficiale pentru raportarea anuală diferă între țări și tipuri de organizații, deci raportul TidyOne trebuie tratat ca instrument de organizare și pregătire, nu ca substitut automat pentru un document legal obligatoriu.
Verificarea datelor înainte de raport
Un raport bun depinde de date bune. TidyOne poate evidenția probleme precum documente neanalizate, cheltuieli fără document și tranzacții sau proiecte care au nevoie de verificare.
Exemplu: o campanie pentru o intervenție
Asociația creează proiectul Intervenție 2027 cu o țintă de 100.000 EUR. Într-o săptămână intră două donații de 500 EUR și o sponsorizare de 2.000 EUR. Aceste venituri sunt înregistrate și legate de proiect. Ulterior apare o factură de 1.200 EUR pentru investigații pregătitoare. Documentul este încărcat, analizat cu AI, verificat și confirmat ca cheltuială a proiectului.
În loc să cauți separat în extrasul bancar, folderul cu facturi și tabelul de donații, raportul proiectului poate porni de la aceleași date: 3.000 EUR strânși, 1.200 EUR cheltuiți, 1.800 EUR rămași, plus documentele asociate. Exemplul este ilustrativ; dacă există restricții contractuale, contabile sau legale, acestea trebuie respectate independent de modul în care structurezi datele în TidyOne.
Greșeli frecvente
Totul este pus într-un singur proiect
Dacă toate nevoile sunt amestecate, rapoartele nu mai răspund la întrebări utile. Separă proiectele atunci când există obiective, ținte sau destinații diferite.
Documentele se încarcă, dar cheltuielile nu sunt legate de proiect
Arhiva rămâne utilă, dar pierzi vizibilitatea „strâns vs cheltuit vs disponibil”. Verifică proiectul în etapa de confirmare.
Se așteaptă sfârșitul lunii pentru toate documentele
Acest lucru mută toată munca într-o singură zi și crește riscul de duplicate sau documente lipsă. Încarcă documentele pe parcurs.
AI-ul este tratat ca sursă finală
AI-ul poate interpreta greșit un total, o dată sau un furnizor. Folosește review-ul înainte de confirmare și consultă documentul original când există avertizări.
Raportul TidyOne este confundat cu raportarea legală
TidyOne organizează și sintetizează datele. Contabilul sau specialistul local trebuie să confirme ce declarații, formulare și situații oficiale sunt necesare pentru organizația ta.
Întrebări frecvente
Trebuie să aleg beneficiarul la fiecare document?
În modul ONG pentru o singură persoană, beneficiarul principal este contextul implicit. Scopul este tocmai reducerea selecțiilor repetitive.
Pot avea mai multe proiecte pentru aceeași persoană?
Da. Este una dintre cele mai utile structuri pentru nevoi diferite, de exemplu intervenție, terapii, transport și echipamente.
Pot vedea cât s-a strâns și cât s-a cheltuit pentru un proiect?
Da, dacă veniturile și cheltuielile sunt legate corect de proiectul sau fondul respectiv.
Poate AI-ul să citească un PDF pe care l-am încărcat?
Da. Când întrebi explicit despre un document, AI Coach poate căuta fișiere relevante și poate consulta fișierul selectat în limitele suportate de aplicație. Verifică însă informațiile importante în documentul original.
TidyOne înlocuiește contabilitatea?
Nu. TidyOne ajută la organizarea operațională a tranzacțiilor, documentelor, proiectelor și rapoartelor. Evidența contabilă oficială și obligațiile fiscale rămân separate.
Ce fac dacă asociația începe să ajute mai multe persoane?
Atunci are sens modul ONG cu mai mulți beneficiari/cazuri, unde beneficiarul, cazul și proiectul sunt gestionate separat.
Rutina recomandată
Pe parcurs: încarcă documentele și înregistrează tranzacțiile când apar. Săptămânal: verifică documentele neanalizate și proiectele active. Lunar: verifică Trimise/Netrimise, cheltuielile fără document și generează raportul lunar. La final de proiect: verifică soldul, documentele și raportul proiectului înainte de arhivare.
Continuă cu
Deschide TidyOne, configurează beneficiarul principal și începe cu un singur proiect real. Nu trebuie să construiești tot sistemul într-o zi.
Configurează Asociația în TidyOne