Cum pregătești și verifici raportul anual al unui ONG în TidyOne

De ce nu este suficient să aduni cele 12 rapoarte lunare?

Pe parcursul unui an, o asociație poate strânge bani pentru o intervenție, plăti terapii, primi sponsorizări, cumpăra echipamente și organiza transportul. Documentele pot veni ca poze, PDF-uri, extrase, contracte sau mesaje. Dacă fiecare informație este într-un loc diferit, raportarea anuală se transformă într-o căutare manuală după sume și justificări.

Raportul anual trebuie să răspundă clar la întrebările: ce intrări și ieșiri am înregistrat în acel an, pentru ce proiecte, cu ce documente de susținere și ce înregistrări trebuie încă verificate? Un total calculat nu explică singur destinația banilor și nici nu dovedește că toate documentele au fost predate contabilului.

Ce vei obține la final

Pregătirea anului: ce verifici înainte să apeși „Actualizează raportul”

Stabilește anul și scopul raportului

Decide dacă pregătești un an calendaristic încheiat, situația anului curent până la data de azi sau un interval cerut de un finanțator. Pentru anul calendaristic anterior selectează Anul trecut. Pentru alt exercițiu ori un interval precis alege Personalizată, completează De la și Până la și verifică datele afișate. Anul curent setează intervalul 1 ianuarie–31 decembrie al anului în curs; dacă anul nu s-a terminat, raportul este o situație provizorie bazată pe înregistrările existente.

Nu confunda beneficiarul, proiectul și fondul

În modul ONG o persoană, beneficiarul principal este stabilit în configurația organizației, iar controalele suplimentare Beneficiar și Caz sunt ascunse în Rapoarte. Pentru raportul întregii asociații lasă Toate proiectele și Toate fondurile. Dacă selectezi un proiect, obții o selecție pentru acel proiect, chiar dacă tipul ales rămâne „Raport anual ONG”. Raportul pe proiect are și un ghid separat.

Revizuiește tranzacțiile, nu doar facturile

Intră în Financiar și verifică data, suma, moneda, tipul venit/cheltuială, categoria, proiectul și fondul acolo unde există o destinație clară. Confirmă că aceeași plată nu a fost introdusă o dată manual și încă o dată după analiza AI a facturii. O factură primită și o plată efectivă sunt evenimente diferite; TidyOne reflectă tranzacțiile pe care le-ai înregistrat, nu confirmă automat extrasul bancar.

Raport anual ONG în TidyOne: tutorial pas cu pas

Pasul 1 — Alege organizația activă

Autentifică-te, schimbă workspace-ul în Asociație și verifică asociația selectată. Raportul folosește înregistrările organizației active. Dacă administrezi și un spațiu Personal, cheltuielile de acolo nu devin automat cheltuieli ale asociației.

Pasul 2 — Deschide Rapoarte și alege tipul anual

Din navigație intră în Rapoarte. În Tip raport alege Raport anual ONG. Acesta este tipul de raport pentru sinteza operațiunilor organizației; el nu certifică situații financiare statutare.

Pasul 3 — Selectează perioada exactă

La Perioadă alege Anul trecut pentru ultimul an calendaristic încheiat sau Personalizată și introdu datele dorite. Verifică vizual valorile din De la și Până la. Pentru un raport întreg nu selecta din greșeală numai luna decembrie. Dacă raportezi un an neîncheiat, marchează materialul ca provizoriu.

Pasul 4 — Include toate proiectele și fondurile

Lasă Proiect → Toate proiectele și Fond → Toate fondurile. Așa vezi și tranzacții generale sau fără proiect. Ulterior poți rula rapoarte separate pentru intervenție, terapii, transport ori echipamente ca să verifici detaliile. Dacă un proiect arhivat nu mai apare în selector, tranzacțiile lui din perioada aleasă pot apărea în raportul organizației cu filtrul general; verifică denumirea și alocarea în datele sursă.

Pasul 5 — Apasă „Actualizează raportul”

TidyOne va calcula din datele înregistrate cinci indicatori din partea de sus: Venituri, Cheltuieli, Sold, Donatori/sponsori în perioadă și Documente. Veniturile și cheltuielile apar separat pe monedă. În acest ecran, „Sold” este diferența dintre veniturile și cheltuielile din selecția curentă; nu este soldul contului bancar la 31 decembrie și nu include automat soldul inițial al anului.

Pasul 6 — Citește categoriile și legăturile cu proiectele

În Venituri pe categorii și Cheltuieli pe categorii verifică sumele pe fiecare monedă și proiect. Caută înregistrări din General / fără proiect care în realitate aparțin unei campanii și corectează-le în datele sursă, apoi actualizează raportul. Nu atribui arbitrar o donație generală unui proiect cu fonduri dedicate.

Pasul 7 — Verifică documentele justificative și calitatea datelor

În secțiunea Documente justificative urmărește Cheltuieli cu document legat, Documente analizate AI, Documente neanalizate și lista Cheltuieli fără document legat. Procentele se referă la înregistrările încărcate și la legăturile pe care TidyOne le poate verifica. Un document poate exista în arhivă, dar să nu fie legat efectiv de tranzacția corespunzătoare.

Din Documente, folosește filtrele Neanalizate AI / Analizate AI și Netrimise / Trimise. Verifică documentele care țin de anul raportat, furnizorii, facturile duplicate, datele de emitere și sumele înainte să te bazezi pe rezultatele AI. Dacă ai trimis documentele prin email, marchează-le „Trimise” numai după expedierea efectivă; această etichetă nu este o confirmare de primire a contabilului.

Pasul 8 — Verifică donațiile, sponsorizările și fondurile

Numărul de Donatori / sponsori numără contactele asociate încasărilor și marcate ca donatori ori sponsori. O donație anonimă sau fără contact nu intră automat în acest număr, deși suma poate exista în Venituri. În Fonduri vezi intrări, ieșiri și disponibilul calculat pentru fiecare fond cu mișcări în perioada aleasă. O donație fără fond poate apărea în veniturile generale, fără să fie inclusă în rândurile tabelului de fonduri.

Pasul 9 — Compară cu contabilul și extrasele bancare

Pregătește extrasul bancar și evidența de casă, dacă există, și compară sumele pe monedă și perioadă. Semnalează orice diferență: comisioane, plăți înregistrate în altă dată, transferuri interne, numerar sau înregistrări lipsă. TidyOne nu face singur reconcilierea bancară oficială. După corecturi, apasă din nou Actualizează raportul.

Pasul 10 — Exportă doar după verificare

Dacă planul tău include Asociație PRO, folosește PDF / Tipărește, CSV tranzacții sau Pachet contabil ZIP. Exportul CSV conține tranzacțiile din selecție; ZIP-ul adaugă listele și, când fișierele pot fi accesate, documentele selectate. Dacă selecția depășește 250 de documente, aplicația poate include în arhiva ZIP primele 250 de fișiere binare și păstrează lista documentelor în CSV. Verifică rezultatul înainte să-l trimiți.

Pasul 11 — Folosește AI pentru draft, nu pentru aprobarea raportului

După ce ai actualizat raportul, poți apăsa Generează draft AI pentru un text narativ. TidyOne AI primește rezumatul calculat și poate organiza explicațiile, dar nu trebuie să inventeze cifre, rezultate medicale sau îndeplinirea unor obligații legale. Revizuiește fiecare afirmație, elimină datele sensibile nenecesare și cere contabilului verificarea părților care țin de raportarea oficială.

Exemplu ilustrativ: un an în asociația „Sprijin pentru Ana”

Exemplul de mai jos este fictiv și folosește numai sume demonstrative, ca să vezi logica raportului. Asociația are proiectele „Intervenție”, „Terapii” și „Transport”. Pentru anul ales sunt înregistrate următoarele operațiuni:

În exemplu, 45.000 − 32.000 = 13.000 RON, iar cei 500 EUR rămân separați. Dacă asociația avea bani înainte de 1 ianuarie sau operațiuni lipsă, această diferență nu arată soldul bancar final. Dacă factura pentru intervenție este înregistrată în Documente, dar cheltuiala corespunzătoare nu există în Financiar, valoarea nu apare automat în totalul cheltuielilor.

Checklist: verificarea datelor înainte de raportare

Probleme frecvente și cum le rezolvi

Raportul anual pare prea mic

Verifică dacă ai ales Anul curent în loc de Anul trecut, dacă există un filtru Proiect/Fond activ sau dacă anumite operațiuni au fost introduse cu altă dată. Revino la Toate proiectele și Toate fondurile pentru sinteza generală.

Înregistrările unui proiect apar la „General / fără proiect”

Corectează asocierea tranzacțiilor în Financiar. Nu edita PDF-ul raportului ca să pară că a fost corect de la început; regenerează raportul după schimbarea sursei.

Am multe facturi, dar puține cheltuieli în raport

O factură încărcată nu este identică cu o tranzacție înregistrată. Verifică dacă AI a fost confirmat, dacă înregistrarea financiară a fost creată și dacă reprezintă o cheltuială reală din perioada selectată. Evită să introduci manual a doua oară cheltuiala creată deja.

Numărul de donatori nu corespunde numărului de donații

Indicatorul numără contacte distincte de tip donator/sponsor asociate încasărilor. O persoană cu cinci donații poate fi un singur donator în indicator; donațiile fără contact nu cresc această cifră.

Am trimis documentele, dar nu am confirmarea contabilului

„Trimise” este o evidență operațională făcută de utilizator. Cere confirmarea primirii și verifică dacă toate fișierele sunt complete și lizibile.

Am nevoie de raportul anual oficial în altă țară europeană

Nu există un singur formular valabil pentru toate ONG-urile europene. Folosește TidyOne pentru organizarea datelor și cere contabilului/consultantului să pregătească documentele oficiale cerute de jurisdicția și statutul asociației.

Întrebări frecvente

Unde găsesc raportul anual?

În workspace-ul Asociație → Rapoarte → Tip raport → Raport anual ONG, apoi alegi perioada și apeși Actualizează raportul.

Trebuie să aleg din nou beneficiarul principal?

Nu. În modul ONG pentru o singură persoană, beneficiarul principal este configurat în organizație, iar selectorii suplimentari Beneficiar și Caz sunt ascunși în Rapoarte.

Raportul anual include toate proiectele?

Da, pentru sinteza generală lasă Toate proiectele și Toate fondurile. Un filtru selectat poate restrânge datele chiar dacă Tip raport rămâne Raport anual ONG.

Pot genera situația unui an fiscal diferit de anul calendaristic?

Poți alege o perioadă personalizată pentru datele operaționale din TidyOne. Verifică separat cu contabilul ce interval și ce formulare sunt cerute oficial.

Pot exporta și documentele?

Planul cu export complet Asociație PRO oferă Pachet contabil ZIP, în limitele tehnice ale aplicației. Pentru selecții foarte mari, verifică lista CSV și completează separat fișierele care nu au fost incluse în ZIP.

Poate TidyOne AI să scrie raportul pentru donatori?

Poate genera un draft narativ din rezumatul financiar disponibil. Tu trebuie să verifici cifrele, formulările, confidențialitatea și orice afirmație despre rezultate.

Raportul este acceptat automat de un finanțator?

Nu. Contractul, formularul, cheltuielile eligibile și dovezile cerute de fiecare finanțator sunt sursa decisivă. Pentru granturi gestionate de Comisia Europeană există cerințe specifice de raportare și păstrare a înregistrărilor, descrise în acordul de finanțare.

Continuă cu ghidurile potrivite

Pentru proiecte cu granturi UE: Comisia Europeană — gestionarea proiectului, raportare, controale și păstrarea evidențelor. Cerințele aplicabile depind de acordul de finanțare; această resursă nu înlocuiește regulile naționale pentru toate asociațiile.