În workspace-ul Asociație, TidyOne păstrează donatorii și sponsorii ca contacte. O donație devine parte din istoricul unui contact numai când tranzacția de tip venit are acel contact_id. Pagina Donatori & Contacte calculează pentru fiecare susținător numărul de venituri legate, totalurile separat pe monedă, ultima donație și ultima interacțiune înregistrată. Poți nota mulțumiri, update-uri, emailuri, WhatsApp, apeluri, întâlniri sau note. În versiunea actuală însă, interfața afișează doar ultima interacțiune, nu un timeline complet al tuturor comunicărilor.
De ce contactul și donația trebuie păstrate separat
Un donator poate contribui de mai multe ori, în perioade diferite și chiar în monede diferite. Un sponsor poate fi o companie cu CUI/CIF, adresă și persoană de contact, iar aceeași organizație poate avea și furnizori, parteneri sau alte contacte. Dacă numele este scris doar în descrierea unei tranzacții, TidyOne nu îl poate grupa la fel de sigur în pagina de donatori sau în tabelul de raportare.
În TidyOne, contactul descrie cine este persoana/compania, iar tranzacția descrie contribuția financiară. Legătura dintre ele este câmpul de contact al tranzacției.
1. Creează profilul donatorului sau sponsorului
În Donatori & Contacte poți crea tipurile: Donator, Sponsor, Furnizor, Partener sau Alt contact. Beneficiarii sunt excluși din această listă operațională.
| Câmp | În pagina completă de contact | Observație |
|---|---|---|
| Nume | Obligatoriu | Este eticheta folosită în selectoare și rapoarte. |
| Tip | Obligatoriu | Donator / Sponsor / Furnizor / Partener / Alt contact. |
| Companie | Opțional | Util când persoana este asociată unei firme. |
| CUI / CIF | Opțional | Date administrative ale companiei. |
| Email / Telefon | Opțional | Pentru evidența internă a contactului. |
| Adresă | Opțional | Rămâne în profilul contactului. |
| Notițe | Opțional | Context intern; nu este automat o interacțiune în istoric. |
Din formularul Financiar → + Venit / donație poți crea rapid un contact nou. Formularul rapid păstrează numai nume, tip, email și telefon; pentru companie, CUI/CIF, adresă sau notițe intră ulterior în pagina completă Donatori & Contacte.
2. Leagă donația de contact în Financiar
La o tranzacție ONG există selectorul Donator / sponsor / contact. Poți alege un contact existent sau crea unul nou. La salvare, identificatorul contactului este păstrat pe tranzacție.
Pagina Financiar permite căutarea și după numele contactului. Rândul tranzacției afișează numele contactului sub denumirea venitului, alături de proiect, fond și document, dacă acestea sunt legate.
3. Ce „istoric” vezi în Donatori & Contacte
Pentru fiecare contact, TidyOne ia toate tranzacțiile ONG cu acel contact_id și păstrează numai veniturile când calculează statisticile de donator. Cardul poate afișa:
Totalurile nu convertesc automat monedele. Dacă un donator are 500 EUR și 2.000 RON, interfața păstrează două totaluri, nu o sumă unică inventată.
4. Cum funcționează segmentele Activ / 90+ zile / Nou
Segmentarea actuală este o regulă simplă de interfață, nu un scor CRM. Starea pornește ca Nou. Numai dacă există mai mult de o tranzacție de venit legată și o ultimă dată de donație, TidyOne calculează:
| Regulă actuală | Stare |
|---|---|
| Ultima donație ≤ 90 zile | Activ |
| Ultima donație > 90 și ≤ 180 zile | De recontactat |
| Ultima donație > 180 zile | Inactiv |
| 0 sau 1 venit legat | Rămâne „Nou” în algoritmul actual |
Chip-ul 90+ zile fără donație include atât starea „De recontactat”, cât și „Inactiv”. Deoarece segmentul „Nou” este derivat din aceeași funcție generică, el nu trebuie tratat ca o clasificare definitivă a relației cu donatorul.
5. Înregistrează comunicările cu donatorul
Pentru un contact de tip Donator sau Sponsor, butonul de comunicare deschide formularul Înregistrează comunicarea. Tipurile disponibile sunt: Mulțumire, Update, Email, WhatsApp, Apel, Întâlnire și Notiță. Poți adăuga canal, subiect și notițe; TidyOne salvează momentul înregistrării.
Aceste înregistrări sunt salvate în donor_interactions. În interfața curentă, cardul contactului folosește istoricul pentru a arăta ultima interacțiune. Nu există încă o listă/timeline vizibilă cu toate interacțiunile și nici editare/ștergere a fiecărei interacțiuni din această pagină.
Dacă tabela de interacțiuni nu este disponibilă într-un workspace mai vechi, pagina afișează avertizarea că istoricul de interacțiuni nu este disponibil momentan; contactele și donațiile rămân accesibile.
6. Ce face butonul „Mulțumește cu AI”
Butonul AI nu trimite un mesaj. El deschide AI Coach cu un prompt pregătit care conține numele contactului, numărul de donații, totalurile pe monedă și data ultimei donații, plus instrucțiunea de a nu inventa informații.
În backend-ul AI Coach, contextul ONG include de asemenea numărul de donatori/sponsori cunoscuți și totaluri de donații pe nume și monedă. În funcțiile inspectate, istoricul complet donor_interactions nu este încărcat în acel context. Prin urmare, AI-ul nu trebuie prezentat ca și cum ar „ține minte” toate apelurile, emailurile sau notițele contactului.
7. Cum ajung donatorii și sponsorii în Rapoarte
Raportul ONG numără un donator/sponsor numai dacă tranzacția din perioada selectată este de tip income, are un contact asociat și acel contact are tipul donor sau sponsor. Tabelul Donatori și sponsori însumează contribuțiile separat pentru fiecare combinație contact + monedă și afișează maximum 20 de combinații în interfața raportului.
Asta înseamnă că un venit fără contact nu intră în topul donatorilor, chiar dacă este o donație reală. Invers, un venit legat de un contact de tip Furnizor/Partener nu este numărat ca donator doar pentru că este venit.
8. Ce se întâmplă dacă ștergi un contact
Interfața de confirmare spune explicit că ștergerea contactului nu șterge tranzacțiile și documentele. Nu folosi ștergerea ca metodă de „curățare” a istoricului financiar. Dacă ai creat un duplicat, verifică mai întâi ce tranzacții și documente sunt legate și corectează asocierile înainte de a elimina contactul redundant.
Exemplu: un sponsor și trei contribuții
| Pas | Acțiune | Rezultat în TidyOne |
|---|---|---|
| 1 | Creezi „Compania Exemplu” ca Sponsor | Un singur profil de contact |
| 2 | Înregistrezi 2.000 RON și 3.000 RON ca venituri, ambele cu același contact | 2 donații/sponsorizări legate; total 5.000 RON |
| 3 | Primești încă 500 EUR și o legi de același contact | 500 EUR rămâne separat de 5.000 RON |
| 4 | Înregistrezi un update trimis sponsorului | Data devine „Ultimul contact” pe card |
| 5 | Generezi raportul pentru perioada potrivită | Sponsorul apare în tabel pe monedă, dacă tranzacțiile sunt în interval |
Limitările actuale pe care merită să le știi
Întrebări frecvente
Pot vedea toate donațiile unui donator într-un singur card?
Cardul afișează numărul de venituri legate, totalurile pe monedă și ultima donație. Pentru rândurile individuale, mergi în Financiar și caută numele contactului.
Pot vedea toate emailurile și apelurile în ordine cronologică?
Nu în interfața actuală. Interacțiunile sunt stocate, dar pagina folosește vizibil doar ultima interacțiune.
AI trimite mesajul de mulțumire?
Nu. Butonul pregătește un prompt și deschide AI Coach pentru draft. Trimiterea prin email, WhatsApp sau alt canal rămâne o acțiune separată.
Un sponsor în EUR și RON are un singur total?
Nu. TidyOne păstrează totalurile pe monedă și nu face conversie automată.
O donație anonimă apare în topul donatorilor?
Nu dacă nu are contact asociat. Ea poate exista în veniturile raportului, dar nu poate fi atribuită unui donator/sponsor nominal.
Funcționează contactele doar în modul ONG cu un beneficiar?
Nu. Contactele și istoricul de donații sunt la nivel de organizație. Acest ghid este în clusterul ONG cu un beneficiar pentru a documenta fluxul administrativ al acelei configurații; mecanismul de contact este folosit și în organizațiile cu mai mulți beneficiari.
Continuă cu ghidurile relevante
Creează contactul o singură dată, leagă fiecare contribuție reală de el și folosește istoricul pentru context — fără să transformi notițele într-o sursă contabilă.
Acest tutorial descrie comportamentul găsit în pachetul TidyOne V13.5.33, inspectat la 24 septembrie 2026. Nu au fost presupuse funcții de CRM, automatizare de email/WhatsApp, deduplicare automată, conversie valutară sau timeline complet al interacțiunilor care nu există în interfața inspectată.