Cum creezi și verifici un raport de venituri și cheltuieli ONG

De ce nu este suficient să te uiți la soldul din bancă?

Imaginează-ți o asociație creată pentru recuperarea unei singure persoane. Luna trecută au intrat donații pentru terapie, iar săptămâna aceasta au fost achitate transportul și o factură mai veche. Soldul din bancă arată banii existenți în cont, dar nu explică, de unul singur, ce proiect a primit donația, ce cheltuieli au fost înregistrate în luna analizată, ce fond are o destinație specifică sau ce documente trebuie trimise contabilului.

Un raport intern de venituri și cheltuieli răspunde altei întrebări: ce operațiuni am înregistrat în TidyOne, în ce interval, în ce monedă și pentru ce scop? Folosit împreună cu documentele justificative și extrasele bancare, el ajută administratorul ONG-ului să identifice lipsuri înainte să pregătească o explicație pentru contabil, donatori sau echipă.

Ce vei obține la final

Înainte să începi: delimitează exact ce raportezi

Verifică workspace-ul Asociație și organizația activă. În modul cu o singură persoană, beneficiarul principal este contextul implicit; nu este necesar să alegi aceeași persoană în fiecare filtru. Pentru situația întregii asociații, începe cu Toate proiectele și Toate fondurile. Dacă alegi numai un proiect, raportul va deveni o analiză a acelui proiect, nu una a tuturor operațiunilor.

Pregătește extrasul bancar, o listă a donațiilor primite prin alte canale și documentele importante. Pentru o perioadă care traversează doi ani, folosește date personalizate. Dacă vrei totalul întregii campanii, alege de la începutul campaniei până în ziua de raportare, nu doar luna curentă.

Cum creezi raportul de venituri și cheltuieli, pas cu pas

Pasul 1 — Deschide Rapoarte și selectează „Raport contabil”

Din workspace-ul Asociație, intră în Rapoarte. În câmpul Tip raport selectează Raport contabil. Acesta este traseul existent pentru situația financiară operațională; nu căuta un buton separat numit „Venituri și cheltuieli”. Raportul anual sau raportul pe proiect folosesc aceleași date de bază, dar au o prezentare și un scop diferit.

Pasul 2 — Alege perioada corectă

În Perioadă, selectează anul curent, anul anterior ori Personalizată. Pentru un trimestru, de exemplu, introdu prima și ultima zi ale celor trei luni în câmpurile De la și Până la. Apasă Actualizează raportul: modificarea filtrelor singură nu garantează că datele afișate au fost recalculate.

Notează perioada în orice rezumat distribuit. „Venituri 20.000 RON” fără un interval este incomplet și poate fi interpretat greșit. Dacă prezinți un interval mai lung decât cel al extrasului bancar, compară numai operațiunile aferente intervalelor comune.

Pasul 3 — Pornește cu toate proiectele și fondurile

Pentru raportul întregii asociații, păstrează opțiunile Toate proiectele și Toate fondurile. După ce verifici totalul general, poți selecta separat, de exemplu, Recuperare sau Transport, pentru a vedea ce parte din activitate aparține fiecăruia. Salvează două exporturi distincte dacă urmează să trimiți atât situația generală, cât și una pe proiect.

O tranzacție înregistrată fără proiect poate apărea în analiza generală, dar nu în raportul unui proiect ales. Tocmai de aceea trebuie să verifici în prealabil dacă fiecare operațiune cu destinație cunoscută are asocierea corectă.

Pasul 4 — Citește indicatorii fără să amesteci concepte

În partea de sus a raportului, TidyOne afișează Venituri, Cheltuieli și diferența dintre ele pe fiecare monedă. Codul aplicației grupează tranzacțiile după câmpurile tip și monedă; nu transformă automat EUR în RON. Dacă ai 5.000 RON și 300 EUR încasări, vei vedea două valori separate.

„Diferența” este venituri înregistrate minus cheltuieli înregistrate pentru selecția curentă. Nu include automat soldul inițial, nu certifică disponibilul legal al donațiilor cu destinație specifică și nu reprezintă un extras de cont. Un rezultat negativ poate însemna pur și simplu că ai achitat în acest interval obligații finanțate din donații primite anterior.

Pasul 5 — Citește „Venituri pe categorii” și „Cheltuieli pe categorii”

Mai jos, secțiunea financiară grupează operațiunile după categorie, proiect și monedă. Aici poți verifica dacă sponsorizările sunt clasificate separat de alte încasări, dacă terapiile apar la proiectul corect și dacă un transport introdus manual a rămas în categoria generică „Altele”.

Nu „repara” raportul schimbând doar numele categoriei în explicația finală. Deschide operațiunea sursă și corectează datele ei, apoi actualizează raportul. În felul acesta, următoarea persoană care generează același interval vede aceleași informații corectate.

Pasul 6 — Verifică documentele justificative

Secțiunea de calitate a datelor afișează cheltuielile cu document legat, documentele analizate AI și cele neanalizate. O factură prezentă în arhiva Documente nu este suficientă pentru a considera o cheltuială justificată în acel indicator: documentul trebuie asociat efectiv tranzacției relevante. Dacă vezi o cheltuială fără document, caută factura și verifică legătura, nu încărca imediat o a doua copie.

Lista detaliată arată cel mult primele 100 de cheltuieli fără document legat din selecție. Dacă sunt mai multe, verifică restul prin filtrare și prin datele sursă. În cazul documentelor neanalizate, analiza AI este opțională pentru arhivare, dar datele folosite în raport trebuie totuși confirmate prin verificarea originalului.

Pasul 7 — Verifică proiectele, fondurile și donatorii

Tabelul fondurilor afișează intrările și ieșirile în perioada selectată. „Disponibil” în acel tabel înseamnă diferența intervalului, nu neapărat totalul acumulat de la crearea fondului. Dacă vrei imaginea istorică a unui fond pentru operație, extinde intervalul până la începutul evidenței și verifică separat sumele din conturi și eventualele obligații de plată.

Numărul donatorilor este calculat din contactele marcate ca donator sau sponsor și legate de încasările selectate. O donație fără contact asociat contribuie la totalul veniturilor, dar poate lipsi din numărul și tabelul donatorilor. Acesta nu este un motiv să atribui un donator necunoscut unei persoane presupuse.

Pasul 8 — Reconciliază cu extrasul bancar și înregistrările efective

Compară fiecare monedă separat și caută diferențe precum o donație primită dar neînregistrată, aceeași factură introdusă și manual și prin scanare, plăți ale unei facturi din altă lună, comisioane bancare, transferuri între conturi sau operațiuni introduse cu dată greșită. TidyOne sintetizează datele existente; nu trebuie să presupui că orice sumă din bancă a fost importată automat.

Dacă asociația a început perioada cu 4.000 RON în cont și a avut o diferență operațională de +1.500 RON, aceasta nu dovedește singură că soldul final este 5.500 RON. Verifică extrasele, transferurile și alte mișcări. Pentru raportarea financiară oficială, metoda contabilă și clasificarea operațiunilor trebuie stabilite cu contabilul.

Pasul 9 — Exportă doar selecția verificată

După ce ai actualizat raportul, poți utiliza PDF / Tipărește, CSV tranzacții și Pachet contabil ZIP, dacă organizația are dreptul de export din Asociație PRO. În FREE rămâne disponibilă vizualizarea de bază. Pentru PDF, browserul oferă de regulă „Salvează ca PDF”. CSV-ul conține tranzacțiile selectate, iar pachetul ZIP include CSV-uri, un rezumat JSON și documente pe care aplicația le poate prelua.

ZIP-ul include maximum 250 de fișiere binare din selecție, în timp ce documentele pot rămâne listate în CSV chiar dacă nu au fost incluse toate ca fișiere. Deschide arhiva și verifică înainte să o trimiți. Dacă folosești Generează draft AI, citește și corectează manual textul; nu trimite cifrele sau afirmațiile neconfirmate drept rezultat oficial.

Exemplu ilustrativ: aceeași asociație, două luni și două monede

Exemplul este fictiv și arată de ce un raport pentru întreaga perioadă trebuie citit separat de raportul lunar. O asociație care sprijină o singură persoană urmărește proiectele Recuperare și Transport.

Pentru august singur, diferența în RON este 2.500 RON; pentru septembrie este −800 RON. Pentru ambele luni, diferența RON este 1.700 RON. Cei 400 EUR nu se adună la RON fără un curs de schimb documentat. Pentru a afla banii rămași în bancă trebuie luat în calcul soldul inițial și reconciliate operațiunile reale, inclusiv eventuale transferuri sau comisioane.

Checklist pentru un raport pe care îl poți explica altcuiva

Greșeli frecvente și cum le corectezi

Raportul general pare prea mic după ce selectez un proiect

Filtrul de proiect limitează tranzacțiile. Revino la „Toate proiectele”, apasă „Actualizează raportul” și compară apoi proiectele separat. O cheltuială fără proiect nu va apărea în selecția strictă a unui proiect.

Factura există în Documente, dar raportul arată „cheltuială fără document”

Verifică legătura document–tranzacție și perioada selectată. Faptul că ai încărcat un PDF cu același furnizor nu garantează că este asociat acelei înregistrări financiare.

Am 20.000 RON strânși de la începutul campaniei, dar văd doar 3.000 RON

Verifică intervalul de raportare și filtrul de proiect/fond. Este posibil să vezi numai încasările lunii, nu totalul istoric. Pentru o campanie începută anterior, folosește intervalul complet și apoi confruntă-l cu evidențele bancare.

Numărul donatorilor nu corespunde numărului de donații

Un donator poate avea mai multe donații, iar unele încasări pot să nu aibă contact asociat. Indicatorul reflectă contactele eligibile și legate de veniturile din selecție, nu numărul total de tranzacții.

Raportul arată un sold negativ deși banca are bani

Valoarea din raport este diferența operațiunilor din interval. Soldul din bancă include și soldul inițial, plus eventuale operațiuni care nu sunt înregistrate ori nu sunt incluse în selecție. Folosește reconcilierea, nu modifica cifrele arbitrar.

Întrebări frecvente

Există un tip separat de raport „Venituri și cheltuieli”?

În versiunea prezentată, utilizezi „Raport contabil” și secțiunile sale „Venituri pe categorii” și „Cheltuieli pe categorii”. Alegi perioada și, pentru raportul întregii asociații, păstrezi toate proiectele și fondurile.

Pot face raport pentru șase luni, nu numai pentru o lună?

Da. Selectează „Perioadă → Personalizată”, introdu datele de început și sfârșit și actualizează raportul. Spre deosebire de ghidul pentru raport lunar, acest ghid este gândit pentru orice interval.

Pot include în același raport lei și euro?

Da, ca valori afișate separat. TidyOne nu face automat conversia în același total; pentru situații oficiale aplică regulile stabilite cu contabilul.

Pot trimite raportul direct finanțatorului?

Poate fi un material intern de pornire, după verificare. Pentru raportarea contractuală folosește formatul, perioada, documentele și regulile finanțatorului. TidyOne nu certifică automat eligibilitatea cheltuielilor.

Ce fac dacă un document medical conține date sensibile?

Verifică cine are dreptul să îl vadă și dacă este necesar să îl incluzi în pachetul distribuit. Un raport financiar nu cere automat transmiterea tuturor documentelor medicale din arhivă.

Continuă cu ghidurile care completează acest raport

Notă: Dacă asociația gestionează finanțări cu obligații speciale, verifică documentele contractuale și cerințele aplicabile înainte de orice raport extern. TidyOne ajută la organizarea și verificarea internă a datelor; nu înlocuiește profesionistul contabil sau raportările statutare din țara ta.