Cum pregătești un raport de donații și sponsorizări ONG

De ce un tabel cu donații nu este întotdeauna suficient

Într-o asociație creată pentru o singură persoană, banii pot veni prin transfer bancar, campanii online, sponsorizări de la companii, evenimente sau donații în numerar, dacă sunt permise și documentate conform regulilor aplicabile. Informațiile pot fi împărțite între extrasul bancar, platforma de fundraising, contractele semnate și mesajele donatorilor. La finalul lunii sau al campaniei, întrebările sunt simple: cine a contribuit, cât a intrat, pentru ce proiect și ce sumă putem justifica?

Un tabel cu nume și sume poate fi incomplet: unele contribuții nu au un contact asociat, o companie poate contribui în două monede, iar alte venituri, de exemplu un grant, pot apărea în totalul veniturilor fără să fie o donație individuală. De aceea, totalul veniturilor, donațiile identificate și soldul din bancă trebuie analizate separat.

Ce vei obține la final

Înainte să începi: stabilește scopul raportului

Întreabă-te mai întâi ce vrei să explici: toate contribuțiile primite de asociație, numai cele pentru un proiect precum „Terapii”, doar o perioadă de fundraising sau istoricul unui anumit sponsor. În modul ONG cu o persoană, beneficiarul principal este deja contextul implicit. Selectarea unui proiect sau a unui fond restrânge informațiile din Rapoarte; pentru întreaga organizație, păstrează Toate proiectele și Toate fondurile.

Pregătește extrasul bancar al perioadei, situația donațiilor din platformele folosite, eventualele rapoarte de numerar și documentele de sponsorizare. Dacă o platformă virează o sumă după reținerea unui comision, păstrează și detalierea platformei: suma brută colectată, comisionul și încasarea efectivă pot avea tratamente diferite în evidențele contabile.

Cum pregătești raportul, pas cu pas

Pasul 1 — Înregistrează fiecare donație sau sponsorizare în Financiar

În workspace-ul Asociație, intră în Financiar și folosește + Venit / donație. Completează suma, moneda, data, categoria corectă, descrierea și, dacă este relevant, proiectul sau fondul pentru care a fost primită contribuția. Datele trebuie să urmărească documentele sursă; o promisiune de sponsorizare nu trebuie introdusă ca bani încasați înainte ca tranzacția să existe efectiv.

Dacă ai deja o înregistrare provenită din analiza AI sau din alt flux, verific-o înainte de a adăuga una nouă. O singură încasare introdusă de două ori poate umfla artificial atât totalul veniturilor, cât și raportul campaniei.

Pasul 2 — Creează sau selectează contactul

În formularul tranzacției, asociază donatorul sau sponsorul existent. Dacă nu îl găsești, îl poți crea rapid, iar în Donatori & Contacte îi poți completa ulterior profilul. Pentru o persoană fizică folosește tipul Donator; pentru compania cu care ai o relație de sponsorizare, Sponsor, dacă această clasificare descrie relația reală.

Nu crea contacte false pentru donații anonime. Înregistrează încasarea pe baza sursei, fără nume, apoi urmărește separat aceste sume. TidyOne include venitul în totalurile financiare chiar dacă nu are contact; el nu va apărea însă în tabelul „Donatori și sponsori” dacă lipsește asocierea.

Pasul 3 — Leagă contribuția de scopul potrivit

Pentru o campanie cu un singur beneficiar poți avea proiecte diferite: Operație, Terapii, Transport sau Echipamente. Asociază fiecare contribuție cu proiectul ori fondul corespunzător, dacă există o destinație clară. Nu aloca din presupunere o donație generală unui fond cu destinație specială; verifică mesajul donatorului, campania sau contractul.

Dacă selectezi ulterior numai proiectul „Terapii” în Rapoarte, vei vedea numai tranzacțiile încadrate în acel proiect. Pentru veniturile generale care nu au încă proiect, verifică separat raportul pentru întreaga asociație.

Pasul 4 — Atașează dovezile și evită expunerea inutilă

După natura tranzacției, documentul justificativ poate fi dovada transferului, confirmarea platformei, contractul de sponsorizare, corespondența relevantă sau altă evidență admisă. În TidyOne poți atașa documentul la tranzacție ori îl poți încărca din Adaugă → Alege fișier/PDF sau Fă o poză. Dacă documentul există deja în arhivă, verifică dacă este legat de tranzacția corectă.

Un raport destinat publicului nu trebuie să includă automat nume, adrese, IBAN-uri, emailuri, semnături sau date despre beneficiarul sprijinit. Decide ce informații pot fi divulgate și folosește variante agregate sau anonimizate unde este potrivit.

Pasul 5 — Deschide Rapoarte și setează perioada

Accesează Asociație → Rapoarte, apoi la Tip raport selectează Raport contabil. La Perioadă poți alege Anul curent, Anul trecut sau Personalizată. Pentru o campanie de trei luni, alege „Personalizată” și introdu datele exacte în câmpurile De la și Până la. Lasă „Toate proiectele” și „Toate fondurile” pentru imaginea întregii asociații sau restrânge selecția pentru o nevoie concretă.

Apasă Actualizează raportul după fiecare modificare importantă a filtrelor. Tabelul donatorilor și indicatorii corespund selecției de tranzacții încărcate, nu tuturor donațiilor înregistrate de la înființarea organizației.

Pasul 6 — Citește corect cele trei secțiuni relevante

Venituri afișează toate tranzacțiile de intrare din selecție, separat pentru fiecare monedă; pot include și venituri care nu sunt donații. Venituri pe categorii te ajută să identifici ce este clasificat drept donație, sponsorizare, grant sau alt tip de venit. Verifică și valorile introduse greșit la categorii.

Donatori / sponsori în perioadă numără contactele distincte de tip Donator sau Sponsor care au cel puțin o tranzacție de venit asociată în selecție. Donatori și sponsori agregă intrările pentru fiecare pereche contact–monedă și afișează primele 20 de astfel de perechi. Dacă un sponsor contribuie în EUR și RON, poate avea două rânduri în tabel, însă este un singur contact în indicator. Dacă există mai mult de 20 de rânduri, folosește tranzacțiile sau exportul CSV, nu presupune că tabelul afișat reprezintă istoricul complet.

Pasul 7 — Reconciliază și pregătește varianta finală

Compară tranzacțiile TidyOne cu extrasul bancar și situațiile platformelor de donații. Notează separat intrările fără contact, încasările care nu sunt donații, eventualele comisioane, tranzacțiile cu dată greșită și contribuțiile pentru proiecte diferite. Pentru verificarea unei relații individuale deschide Donatori & Contacte: acolo poți vedea istoricul donațiilor asociate, ultima donație și contactele de urmărit.

După control, opțiunile PDF / Tipărește, CSV tranzacții și Pachet contabil ZIP sunt disponibile conform planului organizației; exportul complet necesită Asociație PRO. Generează draft AI poate pregăti un text narativ din rezumatul calculat, dar trebuie revizuit și adaptat înainte de distribuire. TidyOne nu trimite automat un raport personalizat fiecărui sponsor și nu verifică în mod independent extrasele bancare.

Cum te ajută AI-ul fără să inventeze informații

În AI Coach poți pune întrebări despre tranzacții și, când ceri explicit, despre fișiere relevante încărcate. În Rapoarte, draftul AI pornește de la indicatorii calculați de aplicație. Poți cere un rezumat al campaniei ori o explicație simplă a veniturilor și cheltuielilor, dar numele donatorilor, contractele, sumele și destinațiile trebuie verificate în sursele originale.

Exemplu practic: raport pentru o campanie de recuperare

O asociație primește într-o lună cinci intrări înregistrate în TidyOne. Datele de mai jos sunt complet fictive și servesc numai pentru a explica verificările:

Raportul indică 2.400 RON și 250 EUR ca venituri înregistrate în acest exemplu, dacă nu există alte intrări în selecție. Indicatorul „Donatori / sponsori în perioadă” arată 3 contacte distincte, nu 5 tranzacții. Donația de 400 RON contribuie la total, dar nu la tabelul donatorilor. Ana apare cu un total de 500 RON, compania cu 1.500 RON, iar contactul din diaspora cu 250 EUR.

Dacă în aceeași perioadă intră și un grant de 3.000 RON, totalul veniturilor TidyOne crește, dar suma grantului trebuie identificată separat înainte de a o prezenta drept donație sau sponsorizare. Dacă un donator dorește anonimat, nu publica numele doar fiindcă este vizibil în baza internă.

Checklist înainte să distribui raportul

Greșeli frecvente și cum le eviți

Confund suma veniturilor cu totalul donațiilor

Totalul „Venituri” poate cuprinde granturi și alte tipuri de încasări. Consultă „Venituri pe categorii” și verifică toate tranzacțiile din interval înainte să comunici un total al donațiilor.

Nu apare un donator în tabel, deși donația există

Verifică dacă tranzacția are contactul corect și dacă profilul este de tip Donator sau Sponsor. Dacă lipsește contactul, venitul poate exista în totalul financiar fără să apară în tabelul de donatori.

Tabelul afișează doar 20 de rânduri

Acesta este un rezumat al primelor 20 de combinații contact–monedă. Pentru o listă completă verifică tranzacțiile și, dacă ai acces PRO, exportul CSV. Nu copia tabelul limitat drept listă exhaustivă.

Adun RON și EUR într-un singur total

TidyOne păstrează monedele separat. Dacă un raport extern solicită conversie, aplică metoda documentată și cursul relevant cerut de contabil sau finanțator, în afara estimărilor automate ale aplicației.

Public numele unui sponsor fără să verific acordul

Separă raportul intern de comunicarea publică. Înainte să publici nume, logo-uri, date de contact sau documente, verifică drepturile, acordurile și regulile de confidențialitate aplicabile.

Întrebări frecvente

Există în TidyOne un buton „Raport donații și sponsorizări”?

Nu în versiunea descrisă aici. Folosește „Raport contabil”, veniturile pe categorii și secțiunea „Donatori și sponsori”, apoi verifică datele înainte de export.

Cum văd contribuțiile unui singur sponsor?

Deschide „Donatori & Contacte” și caută numele companiei. Pagina arată donațiile asociate și istoricul disponibil. Pentru verificări detaliate folosește și tranzacțiile din Financiar.

Pot include donațiile fără nume?

Da, dacă sunt înregistrate corect. Ele contribuie la veniturile perioadei, dar nu apar în tabelul donatorilor fără contact asociat. Evidențiază-le separat în raportul narativ.

De ce aceeași companie poate apărea de două ori?

Tabelul grupează după contact și monedă. Un sponsor care a contribuit în RON și EUR poate avea două rânduri; indicatorul de contacte distincte îl numără o singură dată.

Raportul dovedește că toate sumele sunt în cont?

Nu. El rezumă tranzacțiile înregistrate pentru perioada selectată. Soldul bancar, tranzacțiile în curs și comisioanele trebuie verificate separat.

Pot trimite raportul direct donatorilor prin TidyOne?

Poți pregăti un rezumat și exporta conform planului, dar această pagină nu reprezintă un modul care generează și trimite automat fiecărui donator un raport individual.

Exporturile sunt disponibile în planul FREE?

Raportul de bază poate fi consultat în FREE. Exporturile complete PDF/CSV/ZIP necesită Asociație PRO, în funcție de drepturile active.

Este acesta raportul legal anual al asociației?

Nu. Este un raport operațional pentru control intern și pregătirea datelor. Raportările obligatorii, clasificarea juridică și forma documentelor sunt stabilite conform regulilor naționale și contractelor aplicabile.

Continuă cu ghidurile care completează raportul

Notă: Exemplele sunt fictive. Prelucrarea datelor personale, contractele de sponsorizare și evidența financiară trebuie verificate conform obligațiilor din țara ta. TidyOne este un instrument de organizare și raportare operațională, nu un înlocuitor pentru contabil sau consiliere juridică.