Cum urmărești o campanie de fundraising ONG, de la obiectiv la raportul final

Problema: campania se vede public, evidența este împrăștiată

Un ONG înființat pentru un copil sau un adult poate primi sprijin prin transfer bancar, platforme de fundraising, donații directe și sponsorizări de la companii. Campania publică arată o țintă și un progres, dar în spate apar extrase bancare, notificări din platforme, contracte, facturi, mesaje și costuri plătite din surse diferite. Când un donator întreabă „Cât s-a strâns și cât mai trebuie?”, răspunsul nu ar trebui construit din mai multe fișiere contradictorii.

Problema se complică atunci când o platformă reține comision, când o factură a fost emisă dar nu plătită, când un sponsor a promis o sumă fără să o vireze sau când donațiile sunt destinate exclusiv unei intervenții. Ținta campaniei, suma brută colectată, banii intrați efectiv, cheltuielile și diferența operațională sunt indicatori diferiți. TidyOne îți oferă o structură de lucru pentru a le urmări, nu o scurtătură peste contabilitate sau regulile finanțatorului.

Ce vei putea face la final

Înainte să începi: definește exact pentru ce strângi bani

Scrie într-o propoziție scopul campaniei: de exemplu „Finanțarea intervenției și a investigațiilor preoperatorii”. Adaugă sursa bugetului: deviz, ofertă, contract sau estimare, plus data la care a fost emisă. Desparte cheltuielile certe de costurile orientative și menționează dacă transportul, cazarea, comisioanele sau terapiile ulterioare sunt incluse în țintă. Dacă scopul este sensibil, folosește în comunicările publice doar informațiile despre beneficiar pe care ai un temei să le distribui.

Stabilește, în afara TidyOne, regulile campaniei: prin ce conturi/platforme se donează, cine verifică intrările și ce se întâmplă dacă suma strânsă este insuficientă, depășește ținta sau obiectivul inițial se schimbă. Dacă donațiile au destinație precizată în apel sau de donator, nu le muta într-un alt fond doar pentru că acolo există o nevoie urgentă. Regulile diferă între țări; pentru comparație, Codul britanic de fundraising cere informarea donatorilor despre destinația donațiilor și despre situațiile în care se strâng mai mulți sau mai puțini bani decât ținta. Este o sursă de bune practici, nu o lege aplicabilă automat în toată Europa.

Campania de fundraising în TidyOne, pas cu pas

Pasul 1 — Configurează workspace-ul pentru o singură persoană

La configurarea asociației alege modul ONG pentru o singură persoană și completează beneficiarul principal. TidyOne îl folosește ca beneficiar implicit, ceea ce reduce selecțiile repetate. Nu este nevoie să creezi câte un beneficiar pentru fiecare scop: operația, terapiile, transportul și echipamentele sunt nevoi care se pot urmări prin proiecte și, când e necesar, fonduri.

Pasul 2 — Creează proiectul și ținta financiară

În Proiecte & Fonduri, apasă Proiect nou. Completează Nume proiect, Monedă, Țintă financiară, data începutului și, dacă există, termenul estimat. Poți folosi o denumire clară precum „Intervenție 2027”. Adaugă o descriere scurtă: ce acoperă obiectivul și de unde vine estimarea. Nu transforma fiecare donație în proiect nou; proiectul reprezintă scopul urmărit.

Ținta financiară este un reper de progres, nu soldul contului. Dacă proiectul urmărește 20.000 RON și ai înregistrat 14.000 RON donații eligibile pentru acel proiect, progresul colectării este 70%, indiferent cât ai cheltuit între timp. Dacă ai donații în alte monede, nu presupune că TidyOne le transformă automat la un curs justificat.

Pasul 3 — Creează un fond numai dacă separarea aduce claritate

Folosește Fond nou pentru a separa o destinație distinctă: „Investigații”, „Operație”, „Transport” sau „General”. În formular poți alege proiectul, Tip fond: Restricționat / General, moneda, ținta și scopul. Nu este obligatoriu să creezi un fond pentru fiecare proiect. Dacă toate contribuțiile sunt pentru un singur scop și nu există condiții speciale, un proiect bine numit poate fi suficient.

Păstrează diferența dintre un fond intern de organizare și o restricție impusă de un donator. Notează în documentele campaniei ce cheltuieli sunt permise. Comisioanele platformei sau transportul nu trebuie alocate unui fond exclusiv pentru investigații fără să verifici dacă destinația o permite.

Pasul 4 — Înregistrează numai donațiile și sponsorizările confirmate

În workspace-ul Asociație, intră în Financiar și alege + Venit. Introdu suma, moneda reală, data încasării, categoria, proiectul și fondul corespunzător. Dacă donatorul ori sponsorul este cunoscut și este potrivit să îi păstrezi datele, alege contactul existent sau + Contact nou. Pentru o donație anonimă, nu inventa un nume doar ca să completezi formularul.

O promisiune, un formular completat sau un mesaj de la sponsor nu trebuie să fie adăugat ca încasare confirmată înainte ca banii să fie efectiv primiți. Păstrează separat promisiunile în evidența internă și verifică tranzacția cu sursa reală: banca, platforma sau documentele de numerar. Dacă o donație apare într-o platformă și ulterior în extras, nu crea două venituri pentru aceeași contribuție.

Pasul 5 — Tratează corect comisioanele platformelor

Unele platforme încasează donații pentru organizație și virează mai târziu o sumă netă, după reținerea unui comision. Păstrează raportul platformei care arată suma brută, comisionul și transferul. Modul de înregistrare depinde de documentele platformei și de tratamentul stabilit cu contabilul. Dacă înregistrezi suma brută ca venit și comisionul separat ca cheltuială, transferul net în bancă nu se mai înregistrează încă o dată ca donație.

Alte platforme transferă individual donațiile sau folosesc fluxuri cu termene și comisioane diferite. Scopul nu este să forțezi toate situațiile într-un singur model, ci să ai aceeași sumă explicată între platformă, evidența operațională și bancă.

Pasul 6 — Încarcă facturi, verifică AI și urmărește plățile

Când primești o factură, folosește Adaugă → Alege fișier/PDF ori Fă o poză. TidyOne AI poate propune totalul, furnizorul, categoria și asocierea cu proiectul. Citește propunerea și confirmă numai după ce ai verificat factura. În modul ONG single, beneficiarul principal rămâne contextul implicit.

Urmărește separat starea plății. Factura emisă nu dovedește că banii au ieșit din cont. Dacă analiza AI a generat deja o cheltuială, verifică existența ei înainte să introduci manual plata, ca să nu dublezi suma. Pentru un cost încă neachitat, păstrează factura și termenul de plată; nu prezenta o cheltuială înregistrată automat ca plată efectivă fără dovezi. Ghidul dedicat explică mai mult: Factură → AI → Cheltuială → Proiect.

Pasul 7 — Verifică proiectul în fiecare săptămână

Compară trei surse: datele din TidyOne, rapoartele platformelor și extrasele bancare. Caută donații introduse de două ori, contribuții neasociate proiectului, facturi fără document legat, costuri în alte fonduri și intrări în alte monede. În Donatori & Contacte poți verifica relațiile cu susținătorii, fără să confunzi un contact cu numărul de donații.

Actualizează public progresul pe baza unei perioade precise și spune ce reprezintă cifra: total brut colectat, total încasat sau sumă încă necesară pentru atingerea țintei. Nu descrie diferența venituri–cheltuieli din TidyOne drept sold bancar fără reconciliere.

Pasul 8 — Generează raportul pentru proiect și închide campania

Mergi la Rapoarte → Tip raport → Raport proiect / finanțator. Selectează proiectul, perioada completă a campaniei și, dacă este relevant, fondul. Apasă Actualizează raportul. Verifică ținta, veniturile, cheltuielile, fondurile, donatorii și documentele. Dacă alegi numai luna curentă, nu te aștepta să vezi automat totalul istoric al campaniei: perioada aleasă controlează sumele afișate.

Poți pregăti un draft narativ cu TidyOne AI din datele raportului; verifică însă fiecare afirmație și elimină datele sensibile sau contactele personale înainte de publicare. La final, păstrează dosarul campaniei: scopul inițial, versiunea țintei, dovezile încasărilor, comisioanele, contractele, facturile, plățile și explicația eventualelor diferențe. Dacă nu atingi ținta sau o depășești, aplică regulile anunțate donatorilor și condițiile legale aplicabile, nu modifica retroactiv scopul fără o bază clară.

Exemplu complet: obiectiv de 20.000 RON

Acesta este un exemplu fictiv, cu o singură monedă. Asociația urmărește proiectul „Terapii 2027”, cu ținta 20.000 RON. Un donator transferă 8.000 RON, o campanie prin platformă colectează 4.000 RON brut, iar o firmă plătește o sponsorizare de 2.000 RON. Platforma reține 120 RON și virează 3.880 RON în bancă. Asociația plătește o factură de 4.500 RON pentru terapii și primește o a doua factură de 1.500 RON, încă neachitată.

Pe baza încasărilor efective din exemplu și a facturii deja plătite, diferența de numerar ilustrativă este 9.380 RON (13.880 − 4.500), presupunând că nu există alte operațiuni și că toate sumele sunt ale proiectului. Dacă în evidența TidyOne ai recunoscut deja și factura neplătită de 1.500 RON drept cheltuială, rezultatul înregistrat poate fi cu 1.500 RON mai mic decât fluxul efectiv de numerar. Verifică împreună cu contabilul recunoașterea veniturilor și cheltuielilor. 6.000 RON reprezintă diferența până la ținta brută de colectare, nu suma care lipsește din cont.

Cum prezinți progresul fără cifre ambigue

O actualizare pentru public poate avea patru linii separate: Obiectiv: 20.000 RON; Contribuții brute confirmate: 14.000 RON; Cheltuieli plătite și documentate: 4.500 RON; Comisioane documentate: 120 RON. Adaugă perioada acoperită și data ultimei verificări. Dacă alegi să afișezi și „disponibil”, precizează ce include și dacă a fost reconciliat cu extrasele bancare. Nu transforma raportul TidyOne în extras de cont și nu publica numele donatorilor fără temei.

Pentru un finanțator sau sponsor, prezintă informațiile cerute de acord, nu neapărat aceleași cifre ca într-o postare publică. Pentru proiecte finanțate prin granturi UE, Comisia Europeană recomandă păstrarea evidențelor și documentelor justificative conform acordului de finanțare. Cerințele exacte ale altor finanțatori sau jurisdicții pot fi diferite.

Cum folosești TidyOne AI fără să delegi verificarea

În AI Coach poți întreba: „Ce donații sunt asociate proiectului Terapii 2027?”, „Ce cheltuieli sunt nejustificate?” sau „Caută factura de 4.500 RON și spune-mi ce total apare în ea”. Când ceri detalii dintr-un fișier, AI Coach poate consulta un număr limitat de documente relevante; verifică lista fișierelor consultate. Pentru cifrele finale folosește raportul filtrat, extrasele și documentele originale. AI poate formula un rezumat, nu poate certifica integralitatea evidenței sau eligibilitatea juridică a unei cheltuieli.

Checklist înainte de raportul final al campaniei

Greșeli frecvente și cum le eviți

Înregistrezi donația de pe platformă și viramentul bancar ca două venituri

Compară referința plății, raportul platformei și extrasul. Un singur flux economic nu trebuie dublat doar pentru că apare în două surse.

Publici „disponibil” fără să clarifici perioada

Un raport pentru luna curentă nu conține automat toate încasările de la începutul campaniei. Selectează perioada completă sau explică explicit intervalul comunicat.

Cheltuiești donații cu scop precis pentru altă nevoie

Verifică textul apelului, donația și acordurile aplicabile. Dacă ai nevoie de schimbarea destinației, cere consiliere juridică sau contabilă potrivit țării și condițiilor donatorului.

Folosești nume și detalii medicale în rapoarte publice fără verificare

Rapoartele publice trebuie să ofere transparență fără expunerea inutilă a beneficiarului sau a donatorilor. Păstrează detaliile administrative complete în arhiva internă cu acces controlat.

Întrebări frecvente

Poate TidyOne să încaseze automat donații?

Nu prin acest workflow. Donațiile sunt colectate prin conturile și platformele pe care le folosește organizația; în TidyOne le înregistrezi și le urmărești.

Este obligatoriu să creez fond pentru fiecare campanie?

Nu. Proiectul poate fi suficient. Folosește fonduri când trebuie să separi clar destinații, reguli, monede sau obiective.

Pot urmări o campanie în EUR și RON?

Da, fiecare tranzacție își păstrează moneda. Pentru raportul public într-o singură monedă ai nevoie de o metodă de conversie consecventă și documentată, stabilită cu contabilul.

Ce fac dacă primesc mai mult decât ținta campaniei?

Aplică explicațiile anunțate donatorilor și condițiile juridice aplicabile. TidyOne îți permite să urmărești sumele pe proiect și fond, dar nu autorizează singur realocarea unei donații restricționate.

Raportul de proiect este raportul contabil oficial?

Nu. Este o evidență operațională din datele introduse în TidyOne. Situațiile financiare obligatorii și rapoartele specifice finanțatorilor trebuie pregătite după cerințele aplicabile.

Continuă cu ghidurile conexe

Surse externe pentru verificare: Comisia Europeană — managementul granturilor și documente justificative și Fundraising Regulator — destinația donațiilor și comunicarea obiectivului (bune practici din Regatul Unit; nu substituie regulile naționale).