Când o singură donație sprijină mai multe persoane, nu o înregistra de mai multe ori. În TidyOne, păstrezi o singură tranzacție, activezi „Împarte suma între mai mulți beneficiari” și adaugi câte o alocare pentru fiecare beneficiar sau caz. Totalul alocărilor trebuie să fie exact egal cu suma donației. Pentru verificarea părții fiecărei persoane, folosești apoi Raport beneficiar / caz fără un filtru suplimentar de proiect.
De ce este importantă alocarea și de ce nu trebuie duplicată donația
Într-un ONG cu mai mulți beneficiari, aceeași încasare poate avea mai multe destinații operaționale. Un donator poate trimite 5.000 RON pentru un proiect comun, iar organizația poate decide, pe baza destinației declarate și a regulilor interne, că 2.000 RON se urmăresc pentru cazul Anei și 3.000 RON pentru cazul lui Radu. Contul bancar arată însă o singură încasare de 5.000 RON. Dacă introduci două venituri — unul de 2.000 RON și unul de 3.000 RON — fără să existe două încasări reale, totalul financiar poate părea corect pe beneficiari, dar registrul general nu mai reproduce mișcarea bancară reală.
Alocarea rezolvă exact această problemă: tranzacția originală rămâne una singură, iar TidyOne păstrează separat părțile atribuite persoanelor și, opțional, cazurilor lor. Astfel, raportul proiectului poate vedea suma integrală, iar raportul unui beneficiar poate vedea numai partea care îi aparține atunci când filtrarea este folosită corect.
Alege întâi tipul corect de donație
Înainte să completezi formularul, stabilește ce spune dovada donației. Există trei situații diferite și fiecare trebuie tratată diferit.
| Situație | Cum o înregistrezi | Ce verifici |
|---|---|---|
| Donație generală pentru ONG sau proiect | O singură tranzacție, fără beneficiar individual; poți alege proiectul și fondul dacă sunt corecte. | Nu inventa o distribuire individuală dacă organizația nu a decis-o și nu există justificare. |
| Donație pentru o singură persoană | Selectează beneficiarul și, dacă este relevant, cazul. Nu activa împărțirea. | Numele persoanei și cazul trebuie să corespundă destinației reale. |
| Donație comună pentru mai multe persoane | Activează „Împarte suma între mai mulți beneficiari” și introdu fiecare parte. | Suma tuturor alocărilor trebuie să fie exact egală cu tranzacția originală. |
Dacă donația a intrat pentru un proiect comun, dar nu a fost încă repartizată individual, este mai corect să o lași la nivelul proiectului decât să inventezi procente. Poți face alocarea atunci când organizația are o bază reală pentru distribuire. TidyOne nu decide automat cine primește ce sumă.
Înainte de înregistrare: pregătește beneficiarii, cazurile și proiectul
Deschide spațiul Asociație / ONG în modul cu mai mulți beneficiari / cazuri. Pentru fiecare persoană care va primi o parte din donație, verifică profilul din Beneficiari & Cazuri. Dacă alocarea trebuie urmărită la nivel de caz, cazul trebuie să aparțină beneficiarului selectat. TidyOne validează această relație la salvarea alocării și respinge o combinație în care cazul ales aparține altei persoane.
Pregătește și proiectul comun, dacă donația îl finanțează. În Proiecte & Fonduri, verifică moneda, ținta și beneficiarii asociați. Un fond este opțional și trebuie folosit numai dacă descrie într-adevăr destinația banilor. Reține o limită actuală: proiectul și fondul sunt câmpuri ale tranzacției complete, nu ale fiecărei linii de alocare. Dacă o singură încasare are destinații contractuale diferite care ar necesita fonduri diferite pentru fiecare beneficiar, modelul actual nu poate reprezenta perfect acea separare într-o singură tranzacție.
Pasul 1 — Deschide „Financiar” și adaugă venitul
În spațiul ONG, intră în Financiar și apasă + Venit / donație. Formularul păstrează o singură mișcare financiară. Completează Denumire / comerciant cu o descriere clară a încasării, de exemplu „Donație campanie recuperare — transfer bancar 24.09”. Dacă ai un contact creat pentru donator sau sponsor, selectează-l în Donator / sponsor / contact. Contactul este opțional; lipsa lui nu scoate suma din veniturile raportului, dar acea donație nu va apărea în tabelul Donatori și sponsori.
Completează suma, moneda, categoria și data exactă a încasării. Păstrează monedele reale. Rapoartele TidyOne afișează sumele separat pe monede și nu fac conversie automată între RON, EUR, CHF sau alte valute.
Pasul 2 — Pentru o singură persoană, folosește Beneficiar + Caz
Dacă întreaga donație aparține unei singure persoane, selectează Beneficiar, apoi cazul potrivit în Caz. Lista cazurilor se actualizează în funcție de persoana aleasă. Nu activa împărțirea între beneficiari. În acest scenariu, tranzacția păstrează direct identificatorul beneficiarului și al cazului, iar raportul pe beneficiar sau caz o poate include integral.
Folosește cazul numai dacă nivelul acesta de detaliu este real și util. O donație generală pentru întreaga persoană nu trebuie forțată într-un caz doar pentru ca toate câmpurile să fie completate.
Pasul 3 — Pentru mai multe persoane, activează împărțirea sumei
Pentru o donație comună, bifează „Împarte suma între mai mulți beneficiari”. TidyOne deschide secțiunea Alocarea sumei. Fiecare linie conține un beneficiar, un caz opțional și o sumă. Apasă + Beneficiar pentru linii suplimentare.
După ce activezi împărțirea, câmpurile directe Beneficiar și Caz nu mai reprezintă destinația tranzacției în baza de date; destinația este păstrată în liniile de alocare. Acest lucru previne dublarea logicii — aceeași donație nu trebuie să fie simultan „integral pentru Ana” și împărțită între Ana și Radu.
Sub liniile de alocare, aplicația afișează Alocat, Total tranzacție și diferența. Salvarea este permisă numai când diferența este practic zero. Dacă tranzacția este de 5.000 RON, liniile de 2.000 și 3.000 RON sunt valide; liniile de 2.000 și 2.900 RON nu sunt.
Pasul 4 — Leagă proiectul și fondul numai dacă sunt comune întregii tranzacții
Selectează Proiect dacă donația aparține unui proiect real. Când alegi un fond, acesta poate determina proiectul efectiv al tranzacției dacă fondul este deja legat de un proiect. Verifică această relație înainte de salvare.
În versiunea actuală, toate alocările unei tranzacții împart același proiect și același fond. Liniile de alocare nu au propriul câmp Proiect sau Fond. De aceea, o donație de 5.000 RON împărțită între două persoane poate fi legată elegant de un proiect comun; însă nu poate spune în aceeași înregistrare că 2.000 RON aparțin Fondului A și 3.000 RON Fondului B. Dacă extrasul bancar arată o singură încasare, nu crea două tranzacții fictive doar pentru a simula două fonduri.
Pentru situații complexe, păstrează tranzacția originală, explică distribuirea în Notă, atașează documentul-sursă și confruntă raportarea cu registrul contabil sau cu evidența finanțatorului. Acest lucru este mai sigur decât să faci baza TidyOne să arate „frumos” prin înregistrări care nu corespund mișcărilor reale.
Pasul 5 — Atașează dovada și salvează o singură dată
În secțiunea Dovadă / document, poți atașa imaginea sau PDF-ul relevant: extras bancar, confirmare de plată, contract de sponsorizare ori alt document permis de procedurile organizației. Fișierul va apărea și în Documente. Atașarea dovezii este opțională în formular, dar pentru audit intern este util să existe o legătură clară între tranzacție și sursă.
Înainte să apeși Salvează, verifică suma totală, moneda, data, contactul, proiectul, fondul și fiecare linie de alocare. Dacă aplicația respinge salvarea pentru că alocările nu însumează exact totalul, corectează diferența; nu modifica artificial suma tranzacției.
Exemplu complet: o donație de 5.000 RON pentru două cazuri
Asociația primește prin transfer bancar o singură donație de 5.000 RON pentru proiectul fictiv „Sprijin 2026”. Donatorul permite organizației să împartă suma între două cazuri din proiect. Echipa aprobă 2.000 RON pentru Ana — cazul „Recuperare” — și 3.000 RON pentru Radu — cazul „Echipament adaptat”.
| Element | Valoare | De ce |
|---|---|---|
| Tranzacție originală | 5.000 RON | Există o singură încasare bancară. |
| Alocare Ana / Recuperare | 2.000 RON | Partea urmărită pentru primul caz. |
| Alocare Radu / Echipament | 3.000 RON | Partea urmărită pentru al doilea caz. |
| Proiect | Sprijin 2026 | Este comun întregii donații. |
| Total alocări | 5.000 RON | Trebuie să fie egal cu tranzacția. |
Ce nu trebuie făcut: să introduci un venit de 5.000 RON pentru proiect și încă două venituri de 2.000 și 3.000 RON pentru beneficiari. Acest lucru ar produce 10.000 RON în loc de 5.000 RON. De asemenea, nu atribui automat cei 5.000 RON integral fiecărei persoane.
Pasul 6 — Verifică alocarea în Raport beneficiar / caz
Deschide Rapoarte și selectează Raport beneficiar / caz. Alege beneficiarul sau cazul, setează perioada care include donația și apasă Actualizează raportul. Pentru tranzacțiile cu alocări, TidyOne poate înlocui suma originală cu suma alocată beneficiarului sau cazului în raportul filtrat. În exportul CSV, coloanele Sumă raportată, Sumă originală și Alocare beneficiar ajută la diferențiere.
Pentru exemplul de mai sus, raportul Anei ar trebui să poată arăta 2.000 RON pentru donația respectivă, iar raportul lui Radu 3.000 RON, în timp ce raportul proiectului vede tranzacția originală de 5.000 RON.
Dacă ai nevoie de proiect și beneficiar în aceeași verificare, compară raportul beneficiarului fără filtru de proiect cu tranzacția originală din Financiar și cu proiectul selectat pe tranzacție. Nu publica un total extern până când cele trei niveluri sunt coerente.
Cum apar donatorii și sponsorizările în raport
Secțiunea Donatori și sponsori este calculată numai din tranzacțiile din perioada selectată care au un contact asociat. Dacă ai primit o donație anonimă sau nu ai creat contactul donatorului, suma rămâne în totalul veniturilor, dar nu intră în tabelul de donatori. Această diferență este normală și nu înseamnă că venitul a dispărut.
Nu crea un contact fictiv doar pentru a umple tabelul. Dacă politica organizației permite înregistrarea unui donator anonim sau agregat, folosește o convenție documentată și conformă cu procedurile proprii.
Donații în mai multe monede
Dacă o campanie primește 5.000 RON și 300 EUR, păstrează cele două tranzacții în monedele lor originale. TidyOne nu convertește automat sumele în RON. Alocarea unei tranzacții se face în moneda tranzacției respective; nu combina într-o singură alocare valori din valute diferite.
În rapoarte, verifică fiecare monedă separat. Dacă organizația publică un echivalent agregat într-o singură monedă, cursul și data conversiei trebuie stabilite printr-o metodă externă și documentată, nu deduse din totalurile TidyOne.
Ce se întâmplă când începi să cheltuiești banii
Alocarea venitului nu consumă automat acea sumă. Când apare o factură sau o plată, înregistrează cheltuiala o singură dată. Dacă aceeași cheltuială servește mai mulți beneficiari, poți folosi aceeași funcție de împărțire și pentru cheltuială, cu sume care însumează exact totalul acesteia. Astfel, raportul unei persoane poate reflecta atât veniturile alocate, cât și partea din cheltuielile comune.
Nu presupune că „venit alocat minus cheltuială alocată” este automat soldul bancar disponibil al persoanei. Pot exista plăți neînregistrate, comisioane, tranzacții în alte monede, fonduri restricționate sau diferențe de timp. Reconcilierea bancară și contabilă rămâne separată.
Opt greșeli frecvente
- Introduci aceeași donație de mai multe ori. Păstrează o singură tranzacție și folosește alocări.
- Aloci 5.100 RON dintr-o donație de 5.000 RON. TidyOne blochează salvarea; corectează liniile.
- Selectezi cazul altei persoane. Beneficiarul și cazul din aceeași linie trebuie să corespundă.
- Presupui că proiectul și fondul sunt individuale pe fiecare alocare. În versiunea actuală sunt comune tranzacției.
- Înregistrezi o donație generală ca fiind individuală fără justificare. Las-o la nivel de proiect/ONG până există o distribuire reală.
- Confunzi suma alocată cu bani transferați. Alocarea este evidență internă.
- Folosești simultan filtru beneficiar + proiect și presupui că raportul a proratat suma. Pentru verificarea alocării individuale, folosește raportul beneficiar/caz fără filtrul proiectului.
- Aduni RON și EUR într-un singur total. Păstrează monedele separate sau documentează conversia extern.
Checklist înainte să consideri donația repartizată
Întrebări frecvente
Pot împărți aceeași donație între trei sau mai mulți beneficiari?
Da. Adaugă linii cu + Beneficiar. Fiecare linie trebuie să aibă un beneficiar și o sumă pozitivă, iar suma totală a liniilor trebuie să fie egală cu tranzacția.
Este obligatoriu să aleg și un caz?
Nu. Cazul este opțional în alocare. Folosește-l atunci când distribuirea trebuie urmărită pentru o nevoie concretă și cazul aparține beneficiarului.
Pot împărți o donație între două fonduri diferite?
Nu în aceeași tranzacție prin liniile de alocare actuale. Proiectul și fondul sunt câmpuri comune tranzacției. Nu crea mișcări bancare fictive pentru a simula o structură pe care aplicația nu o suportă încă.
Dacă nu asociez donatorul, donația dispare din raport?
Nu. Rămâne în veniturile perioadei. Doar tabelul Donatori și sponsori folosește tranzacții cu contact asociat.
Pot modifica ulterior alocarea?
Da, o tranzacție editată poate rescrie liniile de alocare, dar fă schimbarea numai când există o corecție reală și păstrează documentația internă pentru motivul modificării.
AI poate decide cum împărțim o donație?
Nu. Destinația și distribuirea fondurilor trebuie stabilite de persoane autorizate, pe baza intenției donatorului, contractelor, procedurilor și obligațiilor aplicabile. AI poate ajuta la organizare, nu la luarea deciziei.
Ce citești după acest tutorial
Dacă o donație sprijină mai multe persoane, păstrează suma originală și folosește alocările pentru distribuirea internă. Verifică apoi fiecare beneficiar și proiect separat.
Începe gratuitAcest tutorial descrie interfața și logica TidyOne analizate la 24 septembrie 2026. Exemplele sunt fictive. TidyOne este un instrument operațional de organizare și raportare și nu înlocuiește evidența contabilă, reconcilierea bancară, contractele de finanțare sau consultanța juridică.