Factură / cheltuială comună → Beneficiari → Alocare → Document → Raport

De ce o factură comună nu trebuie copiată pentru fiecare beneficiar

Un ONG care sprijină mai multe persoane poate primi o singură factură pentru transport, cazare, terapie de grup, consumabile sau alte servicii comune. De exemplu, furnizorul emite o factură de 900 RON pentru două persoane, iar asociația o plătește o singură dată. Dacă introduci aceeași factură de două ori — 540 RON pentru un beneficiar și 360 RON pentru celălalt — poți obține aparent suma corectă pe persoane, dar pierzi legătura cu realitatea financiară: banca și furnizorul arată o singură plată și un singur document.

TidyOne separă tranzacția reală de distribuirea internă a costului. Tranzacția păstrează suma originală, moneda, proiectul, fondul și documentul justificativ; liniile de alocare păstrează cât din acea sumă aparține fiecărei persoane sau fiecărui caz. Același principiu se aplică și unei donații comune, dar aici îl folosim pentru cheltuieli.

Când folosești alocarea și când nu

Alocarea nu stabilește cine „merită” o parte din cost și nu aprobă eligibilitatea unei cheltuieli. Ea este doar o evidență operațională. Pentru granturi sau fonduri restricționate, metoda de repartizare trebuie să respecte contractul, regulile finanțatorului și politica contabilă aplicabilă.

Înainte de înregistrare: verifică persoanele, cazurile și baza de repartizare

În spațiul Asociație / ONG, modul cu mai mulți beneficiari trebuie să aibă deja persoanele relevante în Beneficiari & Cazuri. Dacă repartizarea se face la nivel de caz, verifică faptul că fiecare caz aparține persoanei corecte. TidyOne validează această relație la salvare și nu acceptă un caz care aparține altui beneficiar în aceeași linie de alocare.

Stabilește apoi baza repartizării. Poate fi numărul de nopți, kilometrii, orele de terapie, numărul de produse, cota convenită într-un proiect sau alt criteriu documentat. Dacă factura de 900 RON reprezintă 3 ședințe pentru Ana și 2 pentru Radu, o împărțire proporțională poate fi justificată de acea evidență. Dacă nu ai o bază verificabilă, nu transforma o presupunere într-o cifră „exactă”.

Pasul 1 — În Financiar, creează o singură cheltuială

Intră în Financiar și apasă + Cheltuială. La Furnizor / beneficiar plată, scrie furnizorul sau descrierea plății. Dacă există un contact de tip furnizor, îl poți selecta în câmpul de contact.

Completează suma totală exact a tranzacției, moneda, categoria, subcategoria, data și nota. Dacă banca arată 900 RON plătiți, suma tranzacției trebuie să fie 900 RON, nu 540 RON și nici 360 RON. Dacă factura este în EUR și plata este în EUR, păstrează EUR; TidyOne nu transformă automat mai multe monede într-o singură valoare în rapoarte.

Pentru un cost comun, nu selecta un singur beneficiar ca și cum întreaga sumă i-ar aparține. Vei folosi liniile de alocare în pasul următor.

Pasul 2 — Activează „Împarte suma între mai mulți beneficiari”

Bifează „Împarte suma între mai mulți beneficiari”. În secțiunea Alocarea sumei, adaugă beneficiarul, cazul opțional și suma atribuită. Pentru exemplul nostru:

TidyOne calculează totalul alocat și nu salvează alocarea dacă liniile nu însumează exact suma tranzacției. Fiecare linie trebuie să aibă un beneficiar și o sumă pozitivă. Dacă alegi și un caz, aplicația verifică faptul că acel caz aparține beneficiarului din aceeași linie.

Când împărțirea este activă, TidyOne nu mai păstrează un Beneficiar/Caz unic pe tranzacția principală. Destinația individuală se află în tabelul de alocări. Asta este intenționat: tranzacția de 900 RON este comună, iar 540/360 sunt perspectivele beneficiarilor asupra aceleiași cheltuieli.

Pasul 3 — Selectează proiectul și fondul numai dacă sunt valabile pentru toată cheltuiala

Poți lega tranzacția de un Proiect și un Fond. În versiunea actuală, aceste câmpuri aparțin tranzacției complete. Liniile de alocare nu au proiect și fond separat. De aceea, o factură comună funcționează bine când toate părțile aparțin aceluiași proiect și aceluiași fond.

Dacă 540 RON ar trebui raportați contractual pe Fondul A și 360 RON pe Fondul B, o singură tranzacție împărțită nu poate reprezenta perfect această separare la nivel de fond. Nu crea automat două plăți fictive dacă extrasul bancar arată una singură. Păstrează documentele reale și cere persoanei responsabile de contabilitate sau finanțatorului metoda acceptată de raportare.

Pasul 4 — Atașează factura sau dovada la aceeași tranzacție

În formularul cheltuielii există secțiunea Dovadă / document. Alege imaginea sau PDF-ul facturii, chitanței sau dovezii relevante. Limita curentă pentru atașament în acest formular este 15 MB. La salvare, fișierul este adăugat și în Documente și primește legătura cu tranzacția.

Acesta este detaliul care contează pentru raportare: TidyOne verifică o cheltuială „cu document legat” prin relația document–tranzacție. Pentru o cheltuială împărțită, factura comună rămâne o singură dovadă legată de tranzacția originală. Nu trebuie să încarci aceeași factură separat pentru Ana și pentru Radu.

În prezent, când împărțirea este activă, beneficiarul și cazul de pe tranzacția principală sunt goale; documentul atașat din formular moștenește aceeași situație. Asta nu rupe legătura cu raportul beneficiarului: raportul poate include documentul deoarece acesta este legat de tranzacția care a fost selectată prin alocare.

Ce faci dacă ai început cu „Scanează factură / document” și AI

Scannerul AI poate citi emitentul, data, totalul, liniile și poate propune un beneficiar, caz, proiect sau categorie. Însă fluxul actual de confirmare AI are un singur Beneficiar și un singur Caz pentru document și tranzacțiile create din el. Nu creează automat liniile din transaction_allocations.

De aceea, pentru o factură care trebuie împărțită între mai mulți beneficiari, nu presupune că selectarea unei persoane în review-ul AI rezolvă repartizarea. Dacă confirmarea AI a creat deja cheltuieli financiare, verifică acele înregistrări înainte să mai adaugi o cheltuială manuală. Altfel poți dubla aceeași factură.

Pentru fluxul cel mai clar în versiunea actuală, pornește factura comună din Financiar → + Cheltuială, fă alocarea și atașează documentul acolo. Dacă folosești AI ca ajutor de citire, tratează rezultatele drept propuneri și nu crea încă o înregistrare financiară pentru aceeași plată.

Pasul 5 — Salvează, apoi verifică tranzacția în Financiar

După salvare, lista Financiar afișează tranzacția o singură dată și adaugă eticheta „Împărțită: N beneficiari” atunci când există alocări. Dacă ai atașat un fișier, apare și indicatorul „Document atașat”. Aceasta este verificarea rapidă că nu ai două cheltuieli duplicate pentru aceeași factură.

Dacă editezi ulterior tranzacția, TidyOne încarcă liniile de alocare existente. Modificarea sumei totale obligă și actualizarea alocărilor, pentru că totalul lor trebuie să rămână egal cu noua valoare. Dacă alegi un alt fișier la editare, aplicația avertizează că va adăuga încă un document în arhivă; nu îl folosi ca metodă de „înlocuire” a facturii fără să verifici ce rămâne în Documente.

Pasul 6 — Verifică partea fiecărui beneficiar în Raport beneficiar / caz

Intră în Rapoarte, alege Raport beneficiar / caz, selectează persoana sau cazul și perioada în care se află tranzacția. Pentru verificarea alocării, lasă Proiect → Toate proiectele și apasă Actualizează raportul.

În acest scop, logica actuală caută alocările tranzacției și înlocuiește suma originală cu totalul liniilor care corespund beneficiarului/cazului selectat. Pentru Ana, cheltuiala de 900 RON este raportată ca 540 RON; pentru Radu, aceeași tranzacție este raportată ca 360 RON. În exportul CSV, coloanele Sumă raportată, Sumă originală și Alocare beneficiar ajută la distingerea acestor două niveluri.

Secțiunea de calitate a documentelor consideră cheltuiala justificată dacă documentul este efectiv legat prin transaction_id. Doar existența unui PDF în arhivă nu este suficientă. Dacă factura este în Documente dar nu este legată de tranzacție, raportul poate afișa cheltuiala la Cheltuieli fără document legat.

Exemplu complet: o factură de transport pentru două cazuri

Asociația are două persoane: Ana, cu cazul „Terapie 2026”, și Radu, cu cazul „Recuperare 2026”. Amândoi participă la o deplasare organizată în cadrul proiectului „Acces la terapie”. Furnizorul emite o singură factură de transport de 900 RON, plătită prin bancă pe 24 septembrie.

Fișa de traseu arată că 60% din serviciu a fost pentru Ana și 40% pentru Radu. Operatorul deschide Financiar → + Cheltuială, introduce furnizorul, 900 RON, categoria potrivită și data plății. Activează împărțirea și introduce 540 RON pentru Ana / cazul ei și 360 RON pentru Radu / cazul lui. Selectează proiectul comun, atașează PDF-ul facturii și scrie în notă „60/40 conform fișei traseu”.

În raportul Anei, fără filtru de proiect, tranzacția apare cu 540 RON și factura este recunoscută drept document legat. În raportul lui Radu, aceeași tranzacție apare cu 360 RON. În raportul general al proiectului, cheltuiala rămâne 900 RON. Nu există trei plăți; sunt trei perspective asupra aceleiași plăți: totalul proiectului și cele două alocări individuale.

Greșeli frecvente care denaturează raportul

Checklist înainte să trimiți raportul

Înainte să trimiți un raport contabilului, finanțatorului sau conducerii ONG, verifică această secvență:

Întrebări frecvente

Pot folosi aceeași factură pentru doi beneficiari?

Da, dacă factura și plata sunt realmente comune. Păstrezi un document și o tranzacție, apoi aloci suma între beneficiari. Nu încărca două copii doar pentru a avea câte una în fiecare dosar.

Factura trebuie să aibă numele beneficiarilor?

TidyOne nu poate stabili cerința juridică sau contractuală a facturii. Păstrează documentul real emis de furnizor și folosește alocarea internă numai dacă metoda este justificată de evidențele organizației.

Pot împărți și o cheltuială fără caz?

Da. Cazul este opțional în linia de alocare; beneficiarul și suma sunt elementele esențiale. Folosește cazul când ai nevoie de raportare mai precisă pe o nevoie distinctă.

Pot împărți o cheltuială între fonduri diferite?

Nu în aceeași tranzacție prin liniile de alocare existente. Proiectul și fondul sunt la nivelul tranzacției complete, nu al fiecărei persoane.

AI poate calcula automat împărțirea?

Nu în fluxul actual. AI poate extrage date din document, dar decizia de alocare și justificarea ei trebuie verificate de oameni. Confirmarea AI nu creează liniile multi-beneficiar.

De ce raportul meu arată 900 RON în loc de 540 RON?

Verifică dacă ai selectat simultan și proiectul. Pentru o tranzacție cu alocări, filtrarea exactă pe beneficiar/caz este aplicată în logica actuală când nu există filtru de proiect. Lasă Proiect pe Toate proiectele și actualizează raportul.

De ce apare „cheltuială fără document” dacă factura există în Documente?

Pentru că raportul verifică legătura documentului cu tranzacția. Un PDF existent, dar nelegat prin transaction_id, nu este considerat automat documentul acelei cheltuieli.

Ce citești după acest tutorial

Acest tutorial descrie logica TidyOne disponibilă în proiectul V13.5.23 analizat la 24 septembrie 2026. Exemplele sunt fictive. Ghidul nu înlocuiește evidența contabilă oficială, contractele de finanțare sau consultanța juridică/fiscală.