Un ONG care sprijină mai multe persoane are nevoie de patru niveluri diferite: beneficiarul este persoana, cazul este nevoia sau situația urmărită, proiectul este programul sau campania care finanțează una sau mai multe nevoi, iar fondul păstrează destinația sumelor. În TidyOne, configurezi modul „Mai multe persoane/cazuri”, asociezi documentele și tranzacțiile contextului corect și poți împărți explicit o tranzacție între beneficiari. Apoi verifici rezultatele în Rapoarte → Raport beneficiar / caz sau în raportul pe proiect.
Pentru cine este acest ghid
Acest traseu este pentru asociații, fundații și alte organizații care gestionează mai multe persoane, mai multe cazuri active sau programe comune. De exemplu, o asociație poate sprijini trei copii, fiecare cu terapii diferite, și poate organiza separat un program de transport care ajută doi dintre ei. O altă organizație poate gestiona mai multe cazuri pentru aceeași persoană: tratament, echipament, educație și sprijin social.
Fără o structură comună, documentele rămân în dosare izolate, aceeași donație este introdusă în două tabele, iar o factură pentru doi beneficiari ajunge atribuită integral fiecăruia. TidyOne adună aceste legături într-un singur spațiu de lucru. Totuși, nu decide singur cine trebuie să primească banii, nu ține loc de contabilitate oficială și nu garantează că o alocare este permisă de un contract de finanțare.
Ce vei putea organiza
Beneficiar, caz, proiect și fond: ce înseamnă fiecare
Beneficiarul este persoana
În Beneficiari & Cazuri, adaugi un profil distinct pentru fiecare persoană sprijinită. Numele este necesar pentru un profil utilizabil; telefonul, emailul, data nașterii și reprezentantul legal sunt câmpuri care pot fi completate când ai nevoie și când este adecvat. Nu crea un beneficiar nou pentru fiecare terapie sau factură a aceleiași persoane: ai pierde imaginea completă asupra sprijinului oferit.
Cazul este o nevoie sau o situație urmărită
Un beneficiar poate avea mai multe cazuri. Formularul + Caz nou permite alegerea beneficiarului, titlului, tipului de caz, statusului, unui proiect principal și a obiectivului. Există și câmpuri operaționale pentru furnizor, țară, deplasare și termene, dacă acestea sunt relevante. De exemplu, aceeași persoană poate avea un caz „Terapii în 2026” și altul „Echipament de mobilitate”. Ține separat cazurile numai dacă organizația chiar le planifică sau raportează separat.
Proiectul este programul sau campania
Din Proiecte & Fonduri → Proiect nou, creezi un proiect cu nume, monedă, țintă financiară opțională, status și calendar. În modul multiplu, proiectul poate fi legat de unul sau mai mulți beneficiari; pentru fiecare beneficiar poți alege, opțional, cazul finanțat. Acest lucru permite atât un proiect individual, cât și un proiect comun, fără a transforma două persoane într-un singur profil.
Fondul descrie destinația banilor
Din Fond nou alegi dacă fondul aparține unui proiect sau este general, moneda sa și tipul: restricționat ori general/nerestricționat. Un fond este o structură operațională în aplicație. Dacă un donator sau finanțator impune destinații contractuale ori legale, documentul-sursă și regulile aplicabile rămân decisive. Un fond „Transport” nu justifică automat plata unui echipament.
| Nivel | Exemplu | Întrebarea la care răspunde |
|---|---|---|
| Beneficiar | Ana | Cine primește sprijinul? |
| Caz | Terapii 2026 | Ce nevoie specifică urmărim? |
| Proiect | Mobilitate pentru copii | Ce program finanțează activitatea? |
| Fond | Transport restricționat | Pentru ce se pot utiliza aceste sume? |
Pas cu pas: configurarea ONG-ului cu mai mulți beneficiari
1. Alege modul multiplu
Configurează spațiul de lucru Asociație/ONG. În onboarding, atunci când apare opțiunea pentru tipul asociației, selectează modul pentru mai mulți beneficiari. Pentru o organizație existentă, verifică în Setări → Asociație valoarea „Mai multe persoane/cazuri”. Salvează setarea, apoi confirmă apariția paginii Beneficiari & Cazuri în navigație. Dacă o organizație existentă nu are această opțiune, verifică mai întâi că schema și migrațiile V13 au fost aplicate; nu încerca să creezi profile repetate ca soluție temporară.
2. Creează profilurile persoanelor
Intră în Beneficiari & Cazuri → + Beneficiar. Folosește numele real doar în spațiul privat și completează câmpurile strict necesare. Dacă ai documente justificative, formularul permite atașarea de imagini sau PDF-uri; acestea sunt salvate în Documente și asociate beneficiarului. Înainte de a încărca documente sensibile, asigură-te că organizația are temeiul legal corespunzător și că persoanele autorizate cunosc scopul și regulile de acces.
3. Creează cazurile, nu încă un set de persoane
Alege + Caz nou, selectează beneficiarul deja introdus, dă cazului un titlu ușor de înțeles și alege tipul și statusul. Folosește câmpurile de obiectiv, furnizor și calendar doar dacă ajută echipa. Poți adăuga evenimente — programare, terapie, călătorie, document, plată sau task — în cronologia cazului. Revizuiește statusul și termenele atunci când apar schimbări, în loc să dublezi cazul pentru fiecare actualizare.
4. Creează proiectele și asociază persoanele
Deschide Proiecte & Fonduri → Proiect nou. Introdu obiectivul, moneda și, dacă ai unul, pragul de strângere de fonduri. În secțiunea Beneficiari / cazuri asociate, bifează persoanele pe care proiectul le sprijină; pentru fiecare poți selecta cazul relevant. Un proiect comun poate avea doi sau trei beneficiari, dar această asociere nu înseamnă că fiecare tranzacție aparține integral tuturor. Alocările financiare se verifică separat.
5. Definește fondurile înaintea cheltuielilor
Dacă proiectul are finanțări cu destinații diferite, creează fonduri distincte. Exemplu: „Terapii”, „Transport” și „General”. Notează scopul, moneda și eventualele restricții în aplicație, păstrând și acordul finanțatorului. Nu transforma o donație restricționată într-una generală doar pentru a face raportul să arate mai bine.
Donații și cheltuieli: o singură tranzacție, alocări explicite
În Financiar, înregistrează donația sau cheltuiala cu suma, moneda, data și, după caz, donatorul/sponsorul, beneficiarul, cazul, proiectul și fondul. Poți atașa un document justificativ. Pentru sume ce aparțin mai multor persoane, în modul multiplu există opțiunea „Împarte suma între mai mulți beneficiari”. Adaugi rânduri cu beneficiar, caz și sumă, iar totalul alocărilor trebuie să fie egal cu suma tranzacției. Dacă o donație de 900 RON finanțează două cazuri, introdu-o o singură dată, apoi împarte-o conform destinației documentate.
La scanarea unei facturi prin AI, revizuiește emitentul, suma, data, categoriile și asocierea cu beneficiarul, cazul și proiectul înainte de confirmare. TidyOne poate propune date, dar o factură poate fi emisă fără să fie încă plătită. Compară tranzacțiile cu extrasul bancar și nu crea manual o cheltuială nouă dacă ai confirmat deja aceeași înregistrare din scanare.
Documente și contabil: păstrează dovada și contextul
Arhiva ONG păstrează facturi, donații și sponsorizări, documente medicale, acte ale asociației și contracte. Pentru fișierele relevante, verifică beneficiarul, cazul și proiectul la încărcare ori la revizuirea AI. Un document încărcat fără context poate rămâne greu de găsit mai târziu, chiar dacă PDF-ul există în arhivă. Denumește-l cu dată, emitent și rol — de exemplu „2026-09-10_furnizor_terapie_factura.pdf” — fără să pui date medicale sau identificatori inutili în numele fișierului.
În Documente, folosește filtrele și selecția multiplă pentru a pregăti actele cerute de contabil. Verifică separat ce ai descărcat, ce ai trimis efectiv și ce a confirmat contabilul: „Trimise” este un status intern, nu dovada automată că emailul a ajuns. Pentru documentele medicale, distribuie numai ceea ce destinatarul are dreptul și nevoia să primească. Un pachet financiar nu trebuie să includă automat întregul dosar medical al beneficiarului.
Cum verifici rapoartele pe beneficiar, caz și proiect
Raport beneficiar / caz
Intră în Rapoarte → Tip raport → Raport beneficiar / caz. Alege Beneficiar sau Caz, perioada și, opțional, proiectul ori fondul, apoi apasă Actualizează raportul. Acest tip de raport cere un beneficiar sau un caz selectat. Poate arăta rezumatul operațional, evenimentele și tranzacțiile asociate; datele medicale sensibile nu sunt incluse automat în raport sau în draftul narativ AI.
Raport proiect / finanțator
Alege tipul Raport proiect / finanțator și proiectul urmărit, apoi perioada completă sau intervalul cerut de finanțator. Verifică veniturile, cheltuielile, documentele asociate și fondurile. Dacă proiectul ajută mai multe persoane, raportul pe proiect privește activitatea proiectului; raportul pe beneficiar/caz privește alocarea către persoana ori cazul selectat. Nu însuma rapoartele pe beneficiari peste raportul proiectului fără reconcilierea tranzacțiilor comune și a eventualelor alocări.
Raport contabil și anual
Pentru imaginea întregii organizații, folosește Raport contabil sau Raport anual ONG, cu o perioadă explicită. Funcțiile de export, precum PDF/Tipărește, CSV tranzacții și Pachet contabil ZIP, depind de planul activ. Draftul AI este un text de lucru: verifică-l în rapoartele calculate, facturi și extrase, înainte de a-l folosi într-un document transmis altcuiva. TidyOne nu convertește automat monedele în aceste rapoarte.
Exemplu complet: un proiect pentru două persoane
Exemplul de mai jos este fictiv. Asociația creează beneficiarii Ana și Radu. Ana are cazul „Terapii 2026”, iar Radu are cazul „Transport pentru tratament”. Proiectul comun „Acces la îngrijire” îi include pe amândoi și are un fond general în RON. În septembrie sunt înregistrate o donație de 2.000 RON și o cheltuială comună plătită de 900 RON, dovedită printr-o factură și prin extras. Cheltuiala se alocă explicit: 540 RON pentru Ana, 360 RON pentru Radu.
| Înregistrare | Ana | Radu | Total proiect |
|---|---|---|---|
| Donație în proiect, nealocată pe persoane | — | — | 2.000 RON |
| Cheltuială comună, alocată explicit | 540 RON | 360 RON | 900 RON |
| Diferență operațională proiect în interval | — | — | 1.100 RON |
Donația comună de 2.000 RON nu trebuie prezentată ca 2.000 RON primite de fiecare beneficiar. Dacă finanțatorul impune o destinație pentru fiecare persoană, înregistrează alocarea documentată a donației și verifică regulile relevante. Cei 1.100 RON reprezintă diferența dintre înregistrările acestui exemplu, nu o confirmare a soldului bancar și nici disponibilul liber de restricții. O factură neplătită, comisioanele platformei sau alte plăți ar schimba reconcilierea.
Ce poate și ce nu poate face AI
AI poate propune extragerea datelor din documente, categorii și legături către contextul ONG și poate ajuta la formularea unui draft de raport. Revizuirea umană rămâne obligatorie pentru suma totală, moneda, beneficiarul, cazul, proiectul, fondul și eventualele alocări. Nu îi cere AI să deducă diagnostice, intențiile donatorilor, eligibilitatea unei cheltuieli ori restricții contractuale din informații incomplete.
AI Coach folosește datele din workspace și poate consulta un număr limitat de documente originale când îi ceri explicit. Nu presupune că a citit toate PDF-urile din arhivă sau că rezultatul unui draft AI este egal cu raportul contabil aprobat. Pentru o întrebare critică, notează documentul-sursă, verifică extrasul și păstrează decizia umană.
Confidențialitate, echipă și acces
Un ONG cu mai mulți beneficiari poate păstra date despre copii, sănătate, situații sociale sau călătorii. Acestea nu trebuie introduse „preventiv” în fiecare câmp. Folosește numai informația necesară, stabilește cine poate consulta fișierele și verifică temeiul de prelucrare pentru datele personale, inclusiv condiția separată aplicabilă datelor despre sănătate. Comisia Europeană explică temeiurile legale și regulile suplimentare pentru datele sensibile. Checkboxul din formular este o confirmare operațională; nu ține locul documentării juridice sau al unei analize a organizației.
Folosește funcțiile de echipă numai pentru membrii autorizați și verifică planul înainte să adaugi utilizatori. Dacă un donator cere un raport public, folosește date financiare agregate sau informații aprobate pentru comunicare; nu publica automat nume, dosare medicale ori fotografii din arhiva privată.
Planuri, limite și situații tehnice
În versiunea aplicației pe care se bazează acest ghid, modul multi are limita de 5 beneficiari în ONG FREE și 20 în ONG PRO. ONG PRO, în modul multi, are add-on-uri recurente pentru încă 10 sau 50 de beneficiari, care se pot combina. Verifică în Plan & Utilizare prețurile și starea abonamentelor înainte de orice achiziție. Trecerea la un plan inferior nu șterge automat persoanele deja existente, dar poate bloca adăugarea altora dacă limita activă este depășită.
Dacă apar mesaje că tabelele pentru cazuri sau alocări nu sunt disponibile, aceasta poate indica o migrare necesară ori o problemă de acces. Nu șterge profiluri sau nu crea tranzacții duplicate ca să ocolești eroarea. Administratorul tehnic trebuie să verifice migrațiile relevante și politicile de acces Supabase. Acest ghid nu garantează că toate funcțiile au fost testate în contul organizației tale.
Rutină recomandată pentru o asociație cu mai multe cazuri
Șapte greșeli frecvente
- Un nou beneficiar pentru fiecare nevoie. Creează un caz pentru o nevoie diferită a aceleiași persoane.
- Un singur caz vag pentru toate activitățile. Folosește cazuri separate când obiectivul, calendarul ori finanțarea trebuie urmărite distinct.
- Atribuirea întregii facturi fiecărei persoane. Înregistrează o tranzacție și verifică alocările parțiale.
- Proiect comun confundat cu alocarea financiară. Asocierea proiectului cu doi beneficiari nu împarte automat fiecare plată.
- Factură considerată dovadă de plată. Compară cu extrasul și cu evidența contabilă.
- Totaluri RON și EUR adunate fără curs. Raportează monedele separat sau documentează conversia în afara acestui calcul.
- Date medicale incluse automat în raportul pentru donatori. Aplică acces minim și publică numai informațiile permise.
Întrebări frecvente
Pot lega același proiect de mai mulți beneficiari?
Da. În formularul proiectului, modul multiplu permite selectarea mai multor persoane și, opțional, a unui caz pentru fiecare. Verifică separat alocările financiare.
Pot împărți o singură cheltuială între două cazuri?
Da, în fluxul manual Financiar poți activa împărțirea între mai mulți beneficiari și introduce sumele pentru beneficiarii/cazurile respective. Totalul alocat trebuie să coincidă cu valoarea tranzacției originale.
Ce raport aleg pentru o persoană și un caz?
În Rapoarte alege „Raport beneficiar / caz”, apoi selectează persoana sau cazul și perioada. Pentru toate înregistrările unui proiect comun, folosește și raportul pe proiect.
Pot raporta automat toate cazurile fără verificare?
Nu te baza pe această presupunere. Datele incomplete, proiectele comune, documentele nelegate și alocările greșite pot distorsiona totalurile. Verifică întâi raportul și documentele-sursă.
Unde văd dacă un document a fost trimis contabilului?
În Documente, filtrează și verifică statusul intern. Trimiterea efectivă și confirmarea de primire trebuie verificate în canalul de comunicare folosit.
Care sunt limitele pentru beneficiari?
Versiunea analizată are 5 beneficiari ONG FREE și 20 în ONG PRO, cu add-on-uri pentru ONG PRO multi. Verifică întotdeauna pagina actuală de planuri.
Poate AI decide dintr-o scrisoare medicală cine trebuie finanțat?
Nu. Folosește documentele medicale numai în scopul legal și operațional stabilit; orice decizie privind eligibilitatea, tratamentul sau alocarea resurselor revine oamenilor competenți, nu unui răspuns AI.
De aici, ce tutorial citești mai departe?
Configurează cele două profiluri, deschide câte un caz, leagă proiectul comun și verifică o tranzacție alocată. Abia apoi importă în masă documentele vechi: astfel poți valida structura înainte de a multiplica eventualele greșeli.
Începe gratuit cu TidyOneReferință externă pentru principiile de protecție a datelor: Comisia Europeană, „Legal grounds for processing data”. Acest ghid descrie funcțiile TidyOne analizate în versiunea locală din 23 septembrie 2026 și nu înlocuiește consultanța contabilă sau juridică.