Într-un ONG cu mai multe persoane, beneficiarul este persoana care primește sprijin, cazul descrie o nevoie concretă, iar proiectul organizează activități și finanțare. În TidyOne, traseul complet este: creezi profilul în Beneficiari & Cazuri, deschizi un caz legat de acea persoană, creezi proiectul în Proiecte & Fonduri, asociezi explicit beneficiarul și cazul, apoi verifici rezultatul înainte să introduci donații ori cheltuieli.
De ce nu este suficient un singur dosar cu toate informațiile
Imaginează-ți o asociație care sprijină doi copii. Primul are nevoie de terapie și de transport la consultații; al doilea are nevoie de echipamente adaptate. Un folder cu numele fiecărui copil ajută la arhivare, dar nu răspunde singur la întrebări operaționale: pentru ce nevoie s-au strâns banii, ce proiect plătește o factură, care sunt programările active și ce trebuie inclus într-un raport pentru finanțator? Aceste întrebări au răspunsuri diferite. De aceea, TidyOne păstrează separat persoanele, cazurile și proiectele.
Un beneficiar poate avea două cazuri în paralel. Un proiect poate sprijini două persoane, iar pentru fiecare dintre ele poate fi asociat un caz diferit. Nu crea aceeași persoană de două ori doar pentru a urmări o altă nevoie și nu crea o copie a unui proiect comun pentru fiecare persoană doar ca să poți introduce cheltuieli. Legăturile explicite și, când este necesar, alocările financiare servesc tocmai acestui scop.
Înainte de începere: stabilește structura minimă
Deschide spațiul de lucru Asociație / ONG și asigură-te că tipul organizației este configurat pentru mai multe persoane/cazuri. Opțiunea poate fi aleasă la onboarding; pentru un ONG existent, verifică tipul în Setări → Asociație. În modul cu un singur beneficiar, unele selecții multiple și pagini nu se afișează la fel. Dacă lucrezi într-o echipă, stabilește cine poate crea persoane, cine poate verifica documentele și cine aprobă alocările.
Pregătește doar informațiile necesare: numele beneficiarului, persoana de contact autorizată, un titlu distinct pentru caz, obiectivul operațional, un eventual termen și numele proiectului. Nu ai nevoie să completezi un rezumat medical pentru a testa structura. Pentru un caz cu tratament în altă țară, pregătește și numele furnizorului ori al spitalului, țările, intervalul călătoriei și documentele relevante, dar adaugă-le numai dacă sunt necesare.
| Nivel | Exemplu | La ce folosește |
|---|---|---|
| Beneficiar | Ana | Identifică persoana care primește sprijin. |
| Caz | Terapii de recuperare 2026 | Urmărește nevoia, obiectivul și pașii concreți ai Anei. |
| Proiect | Acces la recuperare | Organizează campania, cheltuielile și sprijinul pentru Ana sau și pentru alte persoane. |
Pasul 1 — Creează beneficiarul în „Beneficiari & Cazuri”
Intră în Beneficiari & Cazuri → + Beneficiar. În formularul Beneficiar nou, completează Nume, singurul câmp obligatoriu din profilul de bază. Poți adăuga telefon, email, data nașterii și reprezentantul legal sau părintele, acolo unde organizația are un motiv operațional să le păstreze. Pentru un copil, verifică atent datele de contact: acestea aparțin persoanei autorizate, nu trebuie inventate doar ca să fie completate toate câmpurile.
Formularul conține și Grad / încadrare handicap, Rezumat medical / situație, Alte detalii / nevoi și posibilitatea de a atașa imagini sau PDF-uri. Acestea sunt opționale. Dacă introduci date medicale sau încarci documente medicale, aplicația cere confirmarea existenței unui temei legal ori consimțământ adecvat. Bifarea nu creează singură acel temei: organizația trebuie să îl fi stabilit în realitate. Apasă Salvează beneficiarul și verifică profilul în lista Beneficiari.
Dacă ai mai multe persoane cu același nume, folosește datele permise și o evidență internă coerentă pentru identificare. Evită să introduci în titlul public al proiectului informații medicale sau identificatori sensibili doar pentru a diferenția două înregistrări. Începe cu un profil completat minimal și adaugă detalii numai când apar nevoi reale.
Pasul 2 — Deschide primul caz, cu un obiectiv măsurabil
În pagina persoanei, alege + Caz sau folosește butonul + Caz nou din partea superioară. Formularul are două câmpuri obligatorii: Beneficiar și Titlu caz. Verifică întâi persoana selectată. Pentru exemplul nostru, introdu titlul „Terapii de recuperare 2026”; nu repeta simplu numele persoanei, deoarece mai târziu aceeași persoană poate avea un caz de transport, unul educațional și unul de tratament.
Alege Tip caz potrivit: General, Medical, Terapie, Educație, Social, Tratament în altă țară sau Altul. Alege un status care reflectă realitatea: Activ, Pauză, Finalizat ori Arhivat. În câmpul Obiectiv principal, scrie ceva verificabil: de exemplu, „Organizarea a 12 sesiuni de recuperare până la 31 decembrie”, nu o formulare vagă precum „Să ajutăm cât mai mult”. Dacă nu ai încă un proiect, lasă Proiect principal → Fără proiect principal; îl vom adăuga după ce există.
Completează furnizorul, spitalul, țara, plecarea estimată, cazarea și nota de transport numai pentru cazurile în care informațiile sunt relevante. Dacă în câmpul Rezumat medical / nevoi relevante introduci informații de sănătate, formularul cere confirmarea temeiului legal corespunzător. Salvează cazul, selectează fila Cazuri, apoi deschide-l ca să verifici persoana, statusul și obiectivul. Un caz salvat corect trebuie să rămână legat de beneficiarul inițial.
Pasul 3 — Adaugă evenimentele care descriu evoluția cazului
Din detaliile cazului alege + Eveniment. TidyOne oferă tipuri precum Programare, Terapie, Medical, Școală, Asistență socială, Călătorie, Document, Plată, Task și Notiță. Completează un titlu concret, data și ora când sunt cunoscute, un termen limită dacă este util, furnizorul ori persoana responsabilă și detaliile operaționale. Pentru evenimente poți selecta și un proiect sau un document disponibil în contextul cazului.
Un exemplu bun de eveniment este „Programare evaluare inițială — 12 octombrie”; „Rezolvat problema” este mult mai puțin util pentru colegul care preia dosarul după două luni. Marchează evenimentul Planificat, Finalizat, Informativ sau Anulat, după situație. Timeline-ul din caz te ajută să urmărești progresul. Acest eveniment nu trebuie confundat automat cu un memento personal, o notificare externă garantată sau o dovadă de plată.
Pasul 4 — Creează proiectul și asociază cazul corect
Deschide Proiecte & Fonduri → Proiect nou. Completează Nume proiect, Monedă și, opțional, Țintă financiară, Status, Data început, Termen / data finală, descrierea și notițele interne. Pentru exemplu, creează „Acces la recuperare”, în RON, cu țintă fictivă de 12.000 RON. Ținta este o valoare de planificare, nu dovada că ai deja acești bani.
În secțiunea Beneficiari / cazuri asociate, bifează Ana. În selectorul disponibil lângă numele ei, alege Terapii de recuperare 2026. Apasă Salvează proiectul. Această legătură explicită este esențială când același proiect finanțează mai multe persoane. Dacă vrei să adaugi ulterior un al doilea beneficiar, redeschide proiectul, bifează și persoana nouă și selectează cazul ei. Nu modifica selectarea Anei doar ca să îl poți introduce pe celălalt.
Pasul 5 — Revino în caz și stabilește proiectul principal
Întoarce-te în Beneficiari & Cazuri, deschide cazul Anei, apasă Editează și verifică Proiect principal. Selectează „Acces la recuperare” dacă acesta este proiectul principal care susține cazul, apoi salvează. Când există mai multe proiecte, proiectul principal oferă orientare în dosar, dar nu mută automat o donație, o factură sau o cheltuială deja înregistrată.
Verifică și lista proiectului: Ana trebuie să figureze ca beneficiar asociat, iar selectorul ei să indice cazul relevant. Dacă o asociere nu se salvează, nu crea în grabă un proiect cu același nume. Verifică întâi dacă sunt disponibile tabelele necesare pentru beneficiary_cases și project_beneficiaries, dacă migrarea bazei de date a fost aplicată și dacă ai drepturile de acces corespunzătoare. Aplicația afișează un mesaj atunci când unele date suplimentare nu sunt disponibile.
Pasul 6 — Legătura cu fondurile, documentele și tranzacțiile
După ce structura este corectă, poți crea un Fond nou în Proiecte & Fonduri. Alege proiectul corespunzător sau un fond general al asociației, tipul Restricționat ori General / nerestricționat, moneda, ținta și scopul. Un fond separat are sens dacă vrei să urmărești o destinație precisă, nu pentru orice achiziție mică. Restricțiile din contractul donatorului sau finanțatorului trebuie respectate chiar dacă opțiunile interne din aplicație îți permit și altă clasificare.
În Financiar, înregistrează donațiile și cheltuielile cu proiectul, fondul, beneficiarul și cazul corecte. Când aceeași donație sau cheltuială privește mai multe persoane, formularul oferă opțiunea „Împarte suma între mai mulți beneficiari”. Dacă o activezi, introdu fiecare alocare astfel încât totalul acestora să fie egal cu suma tranzacției originale. Nu crea două tranzacții complete pentru o singură plată. Verifică întotdeauna factura ori extrasul înainte să marchezi operațiunea ca fiind plătită.
Documentele atașate din profilul beneficiarului pot ajunge în Documente → Documente medicale, legate de persoană. Documentele încărcate prin alte fluxuri trebuie verificate separat: asigură-te că PDF-ul sau fotografia relevante au asocierea corectă cu beneficiarul, cazul ori proiectul. Existența fișierului în arhivă nu garantează că o tranzacție financiară îl are și ca dovadă asociată.
Exemplu complet: doi beneficiari, două cazuri, un proiect comun
Asociația fictivă „Sprijin pentru viitor” creează profilurile Ana și Radu. Ana are cazul „Terapii de recuperare 2026”, iar Radu are cazul „Transport la tratament”. Proiectul „Acces la îngrijire” îi include pe amândoi și are un fond general în RON. Nu introducem informații medicale în denumirea publică a proiectului. În octombrie, o donație nerestricționată de 2.000 RON este înregistrată o singură dată pe proiect; ulterior, o factură de 900 RON acoperă servicii care privesc ambele persoane.
| Înregistrare | Ana | Radu | Total proiect |
|---|---|---|---|
| Donație pentru proiect, încă nealocată individual | — | — | 2.000 RON |
| Cheltuială alocată pe cazuri | 540 RON | 360 RON | 900 RON |
| Diferență simplă pentru interval | Nu se distribuie automat | Nu se distribuie automat | 1.100 RON |
Ce verifică echipa? Cele două profiluri sunt distincte, fiecare caz aparține persoanei corecte, proiectul comun are ambele asocieri, cheltuiala originală este de 900 RON și alocările însumează exact 900 RON. Donația de 2.000 RON nu devine automat 2.000 RON pentru fiecare beneficiar, iar diferența de 1.100 RON nu trebuie prezentată drept sold bancar disponibil fără reconciliere. Pentru donații cu destinație obligatorie, distribuirea între cazuri trebuie să urmeze acordul-sursă.
Cum verifici dacă structura apare corect în rapoarte
Din detaliile profilului poți accesa Raport beneficiar; din detaliile unui caz poți accesa Raport caz. Alternativ, în Rapoarte, alege Raport beneficiar / caz, selectează persoana sau cazul, stabilește perioada și apasă Actualizează raportul. Pentru activitatea întregului proiect comun, folosește separat Raport proiect / finanțator. Acestea răspund unor întrebări diferite; un raport al proiectului nu este automat repartizarea aprobată către fiecare persoană.
Verifică sumele pe fiecare monedă, datele tranzacțiilor, documentele și eventualele alocări. Un rezumat din ecranul cazului poate afișa contextul unor proiecte sau înregistrări asociate mai larg; nu îl folosi ca evidență de repartizare exclusivă fără să confirmi filtrele și înregistrările subiacente. Pentru comunicări externe, elimină datele personale care nu sunt necesare și confruntă raportul cu dovezile și evidența contabilă.
Șapte greșeli pe care le poți evita
- Creezi un beneficiar nou pentru fiecare terapie. Păstrează un profil al persoanei și deschide cazuri distincte când există obiective diferite.
- Salvezi cazul cu alt beneficiar selectat. Verifică persoana înainte de salvare și după deschiderea dosarului.
- Presupui că proiectul principal și asocierea din proiect sunt același câmp. Verifică separat ambele legături.
- Folosești formularul rapid ca dosar complet. Revino la profil pentru documente, reprezentant și detalii permise.
- Înregistrezi de două ori factura unui proiect comun. Folosește o singură tranzacție și alocările, când acestea sunt disponibile și justificate.
- Confunzi statusul „Finalizat” cu efectuarea plății. Un caz finalizat este un status operațional, nu o reconciliere bancară.
- Introduci prea multe date medicale în titluri și rapoarte. Limitează informațiile sensibile la contextul privat și necesar.
Protecția datelor și controlul accesului
Dosarele pot conține date despre copii, starea de sănătate și situații familiale. Organizația trebuie să identifice temeiul de prelucrare conform GDPR și condiția aplicabilă pentru datele privind sănătatea, să limiteze accesul membrilor echipei și să nu trateze simpla bifare a formularului drept dovadă universală de consimțământ. Cere numai informațiile relevante și stabilește un proces separat pentru corectare, păstrare și ștergere, în conformitate cu obligațiile concrete ale organizației.
Înainte de a trimite un raport către donatori, verifică acordurile cu beneficiarii sau reprezentanții lor și folosește date agregate acolo unde este posibil. AI poate ajuta la propunerea unor categorii sau la formularea unor drafturi, dar nu trebuie să deducă date medicale lipsă, să decidă prioritizarea beneficiarilor sau să distribuie singur resursele. Pentru ghidul oficial despre temeiuri legale consultă Comisia Europeană — protecția datelor în UE.
Checklist: dosarul este gata pentru lucru?
Întrebări frecvente
Pot adăuga mai multe cazuri aceleiași persoane?
Da. Păstrează profilul beneficiarului și creează cazuri separate când obiectivul, calendarul sau documentele trebuie urmărite distinct.
Un proiect poate finanța mai multe persoane?
Da. În formularul Proiect nou, secțiunea Beneficiari / cazuri asociate permite selectarea mai multor persoane și, opțional, a unui caz pentru fiecare.
Pot începe cu proiectul și să creez acolo beneficiarul?
Da. Formularul proiectului oferă opțiuni rapide pentru beneficiar și caz, dar acestea conțin numai câmpurile esențiale. Completează apoi dosarul din Beneficiari & Cazuri.
Dacă schimb proiectul principal din caz, se mută și donațiile?
Nu presupune acest lucru. Verifică separat proiectul și fondul fiecărei tranzacții deja înregistrate și corectează înregistrările numai pe baza documentelor.
Ce fac dacă nu se încarcă lista cazurilor?
Verifică întâi modul asociației, apoi mesajele de eroare și migrațiile bazei de date. În special, tabelele pentru cazuri și legăturile proiect–beneficiar trebuie să fie disponibile și accesibile. Nu crea duplicate ca soluție improvizată.
Poate AI stabili automat care persoană trebuie să primească o donație?
Nu. AI poate ajuta la citirea și organizarea datelor, dar destinația unei donații și deciziile despre beneficiari trebuie stabilite de oameni, pe baza documentelor și regulilor aplicabile.
Ce citești după acest tutorial
Verifică legătura cu proiectul și primul raport înainte să importezi sute de documente. După ce structura este validată, poți adăuga în siguranță alte persoane, cazuri și proiecte comune.
Începe gratuitAcest tutorial descrie interfața TidyOne disponibilă în versiunea locală analizată la 23 septembrie 2026. Exemplele sunt fictive. Nu înlocuiește consultanța juridică, medicală sau contabilă. Funcțiile autentificate trebuie verificate în contul propriu.