Raport beneficiar / caz → Venituri + Cheltuieli + Alocări + Documente

De ce ai nevoie de un raport pe beneficiar sau caz

Un raport general al asociației răspunde la întrebarea „ce s-a întâmplat în ONG?”. Un raport pe proiect răspunde la „ce s-a întâmplat în programul acesta?”. Pentru o organizație care ajută mai multe persoane, mai apare însă o întrebare: ce parte din activitate aparține efectiv unei anumite persoane sau unui anumit caz?

Aici intervin beneficiarul, cazul și alocările. O singură donație poate fi împărțită între două persoane, iar o singură factură poate acoperi transportul mai multor beneficiari. Dacă ai duplica tranzacția pentru fiecare persoană, totalul ONG-ului ar deveni fals. Raportul pe beneficiar/caz încearcă să păstreze tranzacția originală o singură dată și să raporteze doar suma alocată persoanei selectate.

Înainte să generezi raportul

Verifică mai întâi trei lucruri. Beneficiarul trebuie să existe o singură dată în Beneficiari & Cazuri. Cazurile lui trebuie să fie atașate persoanei corecte. Iar tranzacțiile comune trebuie să folosească alocări, nu copii ale aceleiași încasări sau plăți.

Pentru documente, verifică dacă factura, chitanța sau contractul este legat de tranzacția corespunzătoare sau are contextul corect de beneficiar, caz, proiect ori fond. TidyOne poate aduce în raport un document legat unei tranzacții incluse chiar dacă documentul nu are toate etichetele individuale completate.

Pasul 1 — Alege „Raport beneficiar / caz” și perioada

Deschide Rapoarte și la Tip raport alege Raport beneficiar / caz. Acest tip este disponibil în modul ONG cu mai mulți beneficiari. Dacă nu alegi nici beneficiar, nici caz, TidyOne îți cere explicit să selectezi unul înainte să genereze raportul.

La Perioadă poți folosi anul curent, anul trecut sau o perioadă personalizată. Presetul pentru anul curent acoperă 1 ianuarie–31 decembrie din anul curent, iar anul trecut folosește același interval pentru anul anterior. Pentru un raport lunar, trimestrial sau pentru durata exactă a unui caz, alege Personalizată și introdu datele de început și sfârșit.

Pasul 2 — Alege beneficiarul și cazul corect

Poți selecta direct un Beneficiar. Lista de cazuri se restrânge apoi la cazurile acelei persoane. Dacă selectezi un Caz, TidyOne setează automat beneficiarul căruia îi aparține acel caz și schimbă tipul raportului pe beneficiar/caz.

Dacă alegi doar beneficiarul, raportul poate include activitatea relevantă pentru toate cazurile lui. În rezumatul operațional vei vedea numărul de cazuri, câte sunt active și câte proiecte sunt legate de persoană. Dacă alegi un caz concret, cardul de context poate arăta statusul, obiectivul principal, furnizorul/spitalul, traseul țară de origine → țară de servicii, referința și datele planificate de plecare/întoarcere, atunci când aceste câmpuri există.

Pasul 3 — Pentru raportul individual, lasă Proiect pe „Toate proiectele”

Aceasta este cea mai importantă limitare de înțeles în versiunea actuală. Când ai selectat beneficiar sau caz și nu selectezi un proiect, TidyOne aplică logica de alocare pe tranzacții. Dacă o tranzacție are alocări, raportul păstrează numai alocările care corespund beneficiarului/cazului și înlocuiește suma raportată cu totalul acelor alocări, păstrând separat suma originală pentru export.

Dacă selectezi și un Proiect, tranzacțiile sunt filtrate direct după proiect, iar recalcularea individuală prin alocări nu mai este aplicată în aceeași etapă. Asta înseamnă că pentru verificarea exactă a sumei unui beneficiar dintr-un proiect comun, păstrează Proiect → Toate proiectele. Folosește filtrul de proiect numai când intenția ta este să vezi tranzacțiile proiectului, nu să izolezi matematic alocarea persoanei.

Cum intră alocările în totalurile raportului

Exemplu: proiectul „Acces la îngrijire” are o factură comună de 900 RON. Tranzacția este una singură. În alocări, 540 RON aparțin Anei și 360 RON lui Radu. Când generezi raportul Anei fără filtru de proiect, TidyOne raportează 540 RON pentru acea tranzacție, nu 900 RON. În exportul CSV există atât coloana Sumă raportată, cât și Sumă originală, plus marcajul Alocare beneficiar.

Pentru tranzacțiile care nu au alocări, TidyOne poate include în raport o înregistrare atribuită direct beneficiarului/cazului sau o tranzacție dintr-un proiect care aparține fără ambiguitate persoanei selectate. Un proiect comun cu mai mulți beneficiari nu trebuie tratat automat ca aparținând integral fiecăruia.

Pasul 4 — Citește rezumatul financiar fără să amesteci monedele

Partea de sus a raportului afișează Venituri, Cheltuieli, Sold, numărul de Donatori / sponsori în perioadă și numărul de Documente în perioadă. Totalurile financiare sunt grupate separat pe monedă. Dacă ai 3.000 RON și 200 EUR venituri, aplicația nu le transformă într-un singur total artificial.

Soldul este diferența dintre veniturile și cheltuielile incluse în raport pentru fiecare monedă. Nu îl trata ca sold bancar disponibil. Pot exista tranzacții neînregistrate, bani restricționați, facturi neachitate sau diferențe față de data efectivă a plății.

Mai jos, Rezumat financiar grupează veniturile și cheltuielile după categorie, proiect și monedă. Acest tabel te ajută să vezi ce tipuri de costuri domină cazul: terapie, transport, echipament sau alte categorii definite în tranzacții.

Pasul 5 — Verifică contextul cazului și timeline-ul

Pentru un caz selectat, TidyOne afișează informațiile operaționale disponibile și evenimentele din perioada raportului. Timeline-ul numără evenimentele planificate, finalizate și anulate și afișează până la primele 20 de evenimente în tabel. Dacă sunt mai multe, interfața spune câte există în total.

Cardul Următoarea acțiune caută următorul eveniment viitor cu status planificat pentru cazul sau cazurile relevante. Acesta poate fi în afara perioadei raportului, pentru că scopul lui este operațional: să arate ce urmează, nu doar ce s-a întâmplat între datele selectate.

Pasul 6 — Verifică documentele justificative

Secțiunea Documente justificative compară cheltuielile raportului cu documentele care au un transaction_id legat. Vezi câte cheltuieli au document asociat, câte documente au fost analizate AI și câte rămân neanalizate. Dacă există cheltuieli fără document legat, TidyOne afișează o listă cu emitentul/categoria, data și suma, până la primele 100 de înregistrări.

Documentele pot intra în selecție prin două căi: pentru că sunt legate unei tranzacții care a intrat deja în raport sau pentru că au context direct de beneficiar/caz/proiect/fond și data documentului este în perioadă. Din acest motiv, verificarea documentelor trebuie făcută împreună cu tranzacțiile, nu ca două liste independente.

Analizat AI nu înseamnă automat „corect”. Este un indicator că analiza AI a fost procesată. Confirmă suma, data, emitentul, beneficiarul, cazul și proiectul în documentul original.

Pasul 7 — Donatori, sponsori și fonduri

Secțiunea Donatori și sponsori folosește numai veniturile care au un contact asociat și al căror contact este definit în TidyOne ca donator sau sponsor. O donație fără contact poate rămâne în totalul veniturilor, dar nu va apărea în acest tabel. Sunt afișate primele 20 de combinații donator/monedă.

Secțiunea Fonduri arată intrările, ieșirile și diferența pentru fondurile relevante selecției. Dacă fondul este restricționat, eticheta este păstrată. Diferența calculată în TidyOne nu stabilește singură dacă banii sunt juridic disponibili pentru o anumită cheltuială; respectă condițiile finanțatorului și evidența oficială.

Exemplu complet: Ana, cazul „Recuperare 2026”

În septembrie, ONG-ul are pentru Ana: o donație directă de 1.500 RON, o parte de 2.000 RON dintr-o donație comună de 5.000 RON, o factură de terapie de 1.200 RON și 540 RON dintr-o factură comună de transport de 900 RON. Presupunem că toate sunt în RON și că alocările sunt corecte.

Raportul individual al Anei, cu Proiect = Toate proiectele, poate arăta venituri de 3.500 RON și cheltuieli de 1.740 RON. Diferența este 1.760 RON pentru datele raportate. Nu înseamnă că Ana „are în cont” 1.760 RON. Este doar diferența dintre intrările și ieșirile incluse în raport.

Factura de terapie, dacă este legată tranzacției de 1.200 RON, apare ca document justificativ pentru acea cheltuială. Factura comună de transport rămâne un singur document legat tranzacției originale de 900 RON; raportul poate folosi alocarea de 540 RON pentru suma Anei, fără a duplica PDF-ul.

Pasul 8 — PDF, CSV și pachetul ZIP

Raportul de bază poate fi consultat în interfață. Exporturile complete PDF / Tipărește, CSV tranzacții și Pachet contabil ZIP sunt controlate de accesul reports_full_export și, în interfața actuală, sunt prezentate ca funcții pentru Asociație PRO.

CSV-ul tranzacțiilor include data, tipul, suma raportată, suma originală, marcajul de alocare, moneda, categoria, contactul, beneficiarul, cazul, proiectul și fondul. Pachetul ZIP include tranzactii.csv, documente.csv, iar pentru un raport de beneficiar/caz și timeline-caz.csv. Include și un rezumat.json cu scope-ul și totalurile.

ZIP-ul încearcă să includă documentele originale disponibile în storage. Pentru selecții cu peste 250 de documente, interfața avertizează că browserul va include primele 250 de fișiere, în timp ce toate documentele rămân listate în documente.csv. Verifică arhiva înainte să o trimiți.

Draftul AI: bun pentru formulare, nu pentru validarea cifrelor

Generează draft AI trimite către funcția de raportare contextul selectat: organizația, tipul raportului, beneficiarul, cazul, proiectul, fondul și perioada. Textul rezultat trebuie tratat ca draft. Interfața spune explicit că AI primește rezumatul calculat din TidyOne și că formularea nu înlocuiește verificarea contabilă sau juridică.

Nu folosi draftul AI ca dovadă că o cheltuială este eligibilă, că un donator a impus o anumită destinație sau că un sold este disponibil. Aceste lucruri trebuie susținute de documente, reguli și decizii umane.

Greșeli care pot distorsiona raportul

Checklist înainte de export

Întrebări frecvente

De ce raportul beneficiarului arată o sumă mai mică decât tranzacția originală?

Pentru că tranzacția poate fi împărțită prin alocări. Raportul individual folosește suma alocată beneficiarului/cazului, iar CSV-ul păstrează și suma originală pentru trasabilitate.

Pot selecta și beneficiar și proiect?

Da, interfața permite. Dar în versiunea actuală, dacă selectezi proiectul, recalcularea individuală bazată pe alocări nu se mai aplică în aceeași etapă. Pentru suma exactă a beneficiarului, folosește Proiect = Toate proiectele și verifică separat raportul proiectului.

Documentul comun trebuie copiat în dosarul fiecărui beneficiar?

Nu. Un document legat tranzacției comune poate susține tranzacția fără să fie duplicat. Raportul poate include documentul pentru că tranzacția aferentă a intrat în selecție.

De ce un donator nu apare în top?

Tabelul Donatori și sponsori folosește numai tranzacțiile de venit care au un contact asociat definit ca donator sau sponsor. Venitul poate exista fără să apară în acel tabel.

Exportul ZIP conține toate documentele?

Pentru până la 250 de documente eligibile, încearcă să le includă. La volume mai mari, interfața avertizează că vor fi incluse primele 250, iar lista completă rămâne în documente.csv.

Draftul AI poate fi trimis direct finanțatorului?

Nu este recomandat fără verificare. Este un draft bazat pe datele selectate și trebuie revizuit pentru cifre, context, documente și formulări.

Ce citești după acest raport

Acest tutorial descrie interfața și logica TidyOne V13.5.25 analizate la 24 septembrie 2026. Exemplele sunt fictive. Nu înlocuiește contabilitatea oficială, reconcilierea bancară, condițiile finanțatorilor sau consultanța juridică/fiscală.