Acesta este workflow-ul end-to-end pentru un ONG care lucrează cu mai multe persoane. Creezi beneficiarul, deschizi cazul, legi un proiect, înregistrezi cheltuiala o singură dată și alegi dacă suma aparține direct unei persoane sau trebuie alocată între mai mulți beneficiari. La final verifici separat raportul beneficiar/caz și raportul proiectului. TidyOne păstrează aceste niveluri distincte; nu împarte automat banii unui proiect comun și nu transformă raportul într-un document contabil sau juridic aprobat.
De ce acest workflow este diferit de simpla configurare a dosarului
Ghidul Beneficiar → Caz → Proiect explică structura dosarului. Aici continuăm de la acea structură până la înregistrarea unei cheltuieli și la verificarea ei în rapoarte. Diferența este importantă deoarece asocierea unui proiect cu o persoană nu spune singură cât dintr-o factură îi aparține acelei persoane.
În TidyOne, beneficiarul identifică persoana, cazul descrie o nevoie concretă, iar proiectul organizează programul sau finanțarea. Tranzacția păstrează suma reală. Când aceeași tranzacție privește mai multe persoane, tabelul de alocări păstrează partea fiecăruia. Raportul pe beneficiar/caz folosește aceste alocări ca să nu numere întreaga tranzacție pentru fiecare persoană.
Înainte de pasul 1: verifică modul ONG și legăturile de bază
Workflow-ul de aici presupune că organizația este configurată în modul mai mulți beneficiari / cazuri. În acest mod, formularul Financiar afișează câmpurile Beneficiar, Caz și opțiunea „Împarte suma între mai mulți beneficiari”. Dacă organizația este în modul cu un singur beneficiar, acești selectori nu se comportă la fel.
Pentru un proiect comun, deschide mai întâi Proiecte & Fonduri și verifică lista de beneficiari/cazuri asociate. Un proiect poate fi legat de mai multe persoane. Pentru fiecare asociere poți păstra și cazul relevant. Aceasta definește aria proiectului, nu distribuția financiară a fiecărei tranzacții.
Pasul 1 — Alege beneficiarul și cazul real
În Beneficiari & Cazuri, selectează persoana și cazul care reprezintă nevoia pentru care apare cheltuiala. Dacă persoana are două cazuri active — de exemplu „Terapie 2026” și „Echipament adaptat” — nu crea un al doilea profil de beneficiar. Păstrează un singur profil și două cazuri separate.
Cazul poate avea un proiect principal, iar proiectul poate include și legături suplimentare prin beneficiari/cazuri. Rapoartele folosesc aceste legături pentru a decide ce proiecte sunt relevante pentru persoana sau cazul selectat.
Pasul 2 — Leagă proiectul de beneficiar/caz înainte de bani
În Proiecte & Fonduri, proiectul trebuie să descrie programul sau campania în care intră cheltuiala. În modul multi, proiectul poate sprijini una sau mai multe persoane. Dacă există o singură asociere beneficiar/caz, formularul de tranzacție poate preselecta automat acea persoană și acel caz când alegi proiectul. Dacă proiectul are mai mulți beneficiari, formularul nu poate presupune cui îi aparține suma.
Pasul 3 — Înregistrează cheltuiala o singură dată
Deschide Financiar → + Cheltuială. Completează furnizorul, suma, moneda, categoria, subcategoria, data și descrierea. Pentru ONG, formularul permite și contact, beneficiar, caz, proiect și fond. Dacă ai venit din pagina proiectului cu parametrul de adăugare, proiectul și uneori moneda proiectului pot fi precompletate.
Dacă cheltuiala aparține unei singure persoane, alege beneficiarul și cazul direct în tranzacție. Dacă aparține mai multor persoane, activează „Împarte suma între mai mulți beneficiari” și introdu câte un rând pentru fiecare beneficiar, cu cazul opțional și suma sa.
TidyOne validează două lucruri înainte de salvarea alocărilor: cazul selectat trebuie să aparțină beneficiarului de pe același rând, iar totalul alocărilor trebuie să fie egal cu valoarea tranzacției, cu toleranță de cent. Nu poți salva o alocare pozitivă fără beneficiar.
Pasul 4 — Atașează dovada și păstrează legătura tehnică
Formularul Financiar acceptă imagine sau PDF de până la 15 MB ca atașament. Dacă atașezi documentul în fluxul tranzacției, arhiva păstrează legătura dintre document și tranzacție. Alternativ, documentele pot fi încărcate și analizate din pagina Documente, apoi confirmate cu contextul corect.
Pentru raportare, legătura directă document–tranzacție este cea mai sigură metodă de a demonstra că o cheltuială are dovadă în selecția curentă. Raportul marchează cheltuielile fără document legat și afișează maximum 100 exemple în listă.
Pasul 5 — Verifică raportul beneficiar / caz
Deschide Rapoarte, alege Raport beneficiar / caz, perioada și persoana sau cazul. Când nu fixezi un proiect, codul aplică regula de alocare pentru tranzacțiile comune: dacă există rânduri în transaction_allocations, raportul păstrează doar alocările care aparțin beneficiarului/cazului selectat și înlocuiește suma raportată cu totalul acelor alocări.
Dacă tranzacția nu are alocări explicite, ea poate intra în raport când este legată direct de beneficiarul/cazul selectat. De asemenea, o tranzacție de proiect poate fi inclusă fără alocare numai când proiectul aparține neechivoc acelui beneficiar sau caz. Un proiect legat de mai mulți beneficiari nu este atribuit automat unuia dintre ei.
Pasul 6 — Compară cu raportul proiectului
Raportul beneficiar/caz răspunde la întrebarea „ce parte îi aparține acestei persoane sau acestui caz?”. Raportul proiectului răspunde la întrebarea „ce s-a întâmplat în întregul proiect?”. Pentru un proiect comun, aceste două perspective nu trebuie confundate.
În raportul de proiect, tranzacțiile filtrate prin project_id sunt păstrate la valoarea lor integrală. Asta este corect pentru totalul proiectului. Dacă o cheltuială de 1.000 RON este alocată 600 RON pentru Ana și 400 RON pentru Radu, raportul proiectului trebuie să arate 1.000 RON, iar rapoartele individuale — atunci când sunt filtrate corect — 600 RON și 400 RON.
Exemplu complet: un proiect, două cazuri, o factură
| Element | Ana | Radu | Total proiect |
|---|---|---|---|
| Beneficiar / caz | Ana · Terapie | Radu · Recuperare | Proiect „Transport recuperare” |
| Factură transport | — | — | 1.000 RON |
| Alocare explicită | 600 RON | 400 RON | 1.000 RON |
| Raport individual | 600 RON | 400 RON | — |
| Raport proiect | — | — | 1.000 RON |
Factura se păstrează o singură dată. Tranzacția se păstrează o singură dată. Alocările explică distribuția internă. Dacă ai crea două tranzacții de câte 1.000 RON, raportul proiectului ar dubla costul. Dacă ai lega doar proiectul comun și nu ai face alocări, raportul individual nu poate presupune corect 600/400.
Ce documente intră în raport
Raportarea încarcă documentele organizației și le păstrează în selecție dacă sunt legate de o tranzacție inclusă sau dacă se potrivesc prin proiect/beneficiar/caz și perioada aleasă. Pentru proiecte comune, legătura directă a documentului cu tranzacția reduce ambiguitatea.
CSV-ul de tranzacții include coloane pentru suma raportată, suma originală și indicatorul dacă o alocare a fost aplicată. Exportul ZIP include și documente.csv, iar pentru selecții beneficiar/caz include timeline-caz.csv. Exporturile complete PDF/CSV/ZIP sunt condiționate de dreptul reports_full_export; în codul actual interfața le prezintă ca funcție Asociație PRO, în timp ce raportul de bază poate fi vizualizat fără exportul complet.
AI: draft de raport, nu decizie
TidyOne poate trimite către funcția de raport AI tipul raportului, beneficiarul, cazul, proiectul, fondul și perioada. Pentru raportul de tip caz, promptul cere explicit folosirea doar a faptelor nesensibile, a cronologiei, tranzacțiilor legate direct sau alocate explicit, finanțelor proiectului și situației documentelor.
Funcția AI este instruită să nu inventeze rezultate de impact, diagnostice, conformitate legală, motive ale donatorilor, sume lipsă sau cursuri valutare. Monedele trebuie păstrate separat, iar lipsurile de date trebuie semnalate. Draftul nu este raport auditat, depus sau aprobat.
Limitele actuale care contează în acest workflow
- Proiect comun ≠ alocare automată. Asocierea mai multor beneficiari la proiect nu împarte tranzacțiile.
- Filtrul de proiect schimbă logica raportului individual. Pentru o persoană dintr-un proiect comun, nu selecta proiectul dacă vrei să vezi numai alocarea ei.
- Alocările trebuie să acopere integral tranzacția. Formularul nu acceptă un split parțial ca „rest nealocat”.
- Monedele rămân separate. TidyOne nu aplică automat curs FX în acest raport.
- Documentele lipsă sunt semnale tehnice. Nu reprezintă concluzii contabile.
- Rapoartele nu depun nimic automat. Exportul este material de lucru pentru verificare, contabilitate sau finanțator.
Checklist înainte de a considera workflow-ul complet
Greșeli frecvente
- Duplicarea facturii pentru fiecare beneficiar. O singură factură trebuie să genereze o singură tranzacție, apoi alocări.
- Confundarea proiectului cu beneficiarul. Un proiect poate avea mai multe persoane și nu stabilește singur partea fiecăreia.
- Selectarea proiectului comun în raportul individual și citirea totalului ca alocare. În versiunea actuală aceasta poate afișa întregul proiect.
- Caz greșit în alocare. Formularul verifică dacă acel caz aparține beneficiarului selectat.
- Alocări care nu însumează totalul. Salvarea este blocată până când sumele coincid.
- Raport proiect = sold bancar. Raportul descrie înregistrările TidyOne, nu confirmă soldul contului bancar.
- Draft AI trimis fără verificare. Revizuiește cifrele, documentele și contextul înainte de utilizare externă.
Întrebări frecvente
Dacă un proiect are doi beneficiari, TidyOne împarte automat cheltuiala?
Nu. Formularul poate indica faptul că proiectul are mai mulți beneficiari, dar împărțirea se face numai prin alocări explicite introduse de utilizator.
Pot pune un caz diferit pentru fiecare beneficiar în aceeași cheltuială?
Da. Fiecare rând de alocare poate avea propriul beneficiar și propriul caz, iar aplicația verifică dacă acel caz aparține persoanei selectate.
De ce raportul meu pe beneficiar arată toată cheltuiala proiectului?
Verifică dacă ai selectat și proiectul. În versiunea curentă, filtrul explicit de proiect face ca raportul să folosească tranzacțiile integrale ale proiectului. Pentru alocarea persoanei, selectează beneficiarul/cazul și lasă proiectul neales.
Ce se întâmplă dacă nu am alocări?
Raportul individual poate include tranzacția dacă ea este legată direct de beneficiar/caz sau dacă proiectul aparține neechivoc acelui scope. Un proiect comun nu este atribuit automat unei singure persoane.
Pot folosi raportul TidyOne direct ca raport legal?
TidyOne organizează și exportă datele din aplicație. Cerințele contabile, fiscale, contractuale și de raportare oficială trebuie verificate separat pentru organizația și jurisdicția ta.
Continuă cu ghidurile de verificare
Alege două persoane, un proiect comun și o cheltuială fictivă sau reală bine documentată. Verifică alocările și cele două tipuri de raport înainte să imporți volume mari de date.
Începe gratuit cu TidyOne