Raport anual ONG este perspectiva de ansamblu a organizației pentru perioada aleasă. Într-un ONG cu mai mulți beneficiari, pornești cu Toți beneficiarii, Toate cazurile, Toate proiectele și Toate fondurile ca să vezi activitatea întregii asociații o singură dată. TidyOne păstrează veniturile și cheltuielile separate pe monede, arată documentele justificative, donatorii/sponsorii cu contact asociat și mișcările pe fonduri. Apoi folosești rapoartele pe beneficiar/caz sau proiect pentru explicații detaliate. Raportul anual nu este audit, bilanț contabil, declarație fiscală sau dovadă automată de eligibilitate.
Ce este raportul anual în TidyOne
În pagina Rapoarte, tipul Raport anual ONG folosește aceeași bază de date financiară ca celelalte rapoarte, dar o etichetează ca raport anual și transmite acest tip către generatorul de draft AI. Sfera efectivă este determinată de perioadă și filtre. Dacă nu selectezi beneficiar, caz, proiect sau fond, sunt încărcate tranzacțiile ONG din intervalul ales pentru întreaga organizație.
Această diferență este importantă: schimbarea tipului de raport nu „mută” sau recalculează contabilitatea. Datele provin din tranzacțiile, documentele și legăturile deja existente. Un venit introdus de două ori va apărea de două ori. O cheltuială fără proiect rămâne în totalul anual general. Un document încărcat dar nelinkat nu transformă singur o plată într-o cheltuială justificată.
Înainte de raport: verifică anul și structura datelor
Presetul Anul curent setează 1 ianuarie–31 decembrie pentru anul curent, iar Anul trecut folosește anul calendaristic anterior. Pentru un exercițiu diferit sau o perioadă cerută de finanțator, alege Personalizată și introdu exact datele dorite.
Pentru imaginea întregii asociații, lasă filtrele organizaționale pe opțiunile generale. În modul multi-beneficiar, filtrul pe beneficiar sau caz poate aplica alocările explicite atunci când nu este selectat un proiect. Dacă alegi și un proiect, raportul păstrează tranzacțiile proiectului la valoarea lor originală, nu suma alocată unei singure persoane. De aceea, raportul anual general și raportul beneficiar/caz au roluri diferite.
Pasul 1 — Generează raportul pentru întreaga asociație
Selectează Raport anual ONG, apoi anul. Pentru raportul global, nu selecta un beneficiar, caz, proiect sau fond. Apasă Actualizează raportul. TidyOne încarcă tranzacțiile ONG din intervalul ales și construiește rezumatul: venituri, cheltuieli, sold, donatori/sponsori identificați prin contacte și numărul de documente relevante.
Nu există conversie valutară automată. Dacă organizația are 120.000 RON venituri și 8.000 EUR venituri, raportul le afișează separat. Soldul este calculat separat pentru fiecare monedă ca venituri minus cheltuieli în aceeași monedă. Nu transforma manual aceste valori într-un „total unic” fără o politică valutară documentată și un curs justificat în afara TidyOne.
Pasul 2 — Citește veniturile și cheltuielile pe categorii și proiecte
Secțiunea Rezumat financiar grupează veniturile și cheltuielile după categorie, monedă și proiect. O tranzacție fără proiect apare ca General / fără proiect. Acesta este un semnal util: poate fi corect pentru chirie, comisioane bancare sau alte costuri administrative, dar poate indica și o asociere de proiect omisă.
Raportul anual general include tranzacțiile din perioada selectată chiar dacă proiectul lor este ulterior arhivat, deoarece filtrul anual fără proiect lucrează direct pe tranzacții. În schimb, proiectele arhivate nu sunt afișate în selectorul normal de proiecte. Dacă trebuie să investighezi un proiect arhivat, verifică tranzacțiile și documentele sursă; interfața curentă nu oferă selectarea lui directă din dropdown-ul raportului.
Pasul 3 — Verifică beneficiarii fără să dublezi organizația
Raportul anual global nu afișează un tabel complet care împarte automat totalul ONG între toți beneficiarii. Aceasta este o limitare actuală intenționată de flux: o tranzacție comună există o singură dată, iar alocările sunt păstrate separat. Pentru o persoană sau un caz, folosește Raport beneficiar / caz.
Când selectezi un beneficiar sau caz și nu ai selectat un proiect, tranzacțiile cu alocări explicite sunt reduse la suma alocată acelei persoane/caz. Tranzacțiile fără alocări pot intra doar dacă sunt legate direct sau proiectul aparține fără ambiguitate acelui beneficiar. Această regulă împiedică TidyOne să atribuie automat integral o plată comună fiecărei persoane.
Pentru închiderea anuală, verifică separat beneficiarii importanți sau cazurile active, dar nu însuma orbește rapoartele individuale. Costurile administrative, proiectele comune și tranzacțiile nealocate pot apărea în anual fără să aparțină integral unei singure persoane.
Pasul 4 — Controlează documentele justificative și lipsurile
TidyOne arată câte cheltuieli din selecție au document legat, câte documente au fost analizate AI și câte nu. Lista Cheltuieli fără document legat afișează până la primele 100 de intrări în interfață. O valoare de 100% nu demonstrează că documentele sunt corecte fiscal sau că plata este eligibilă; arată doar relația tehnică dintre cheltuieli și documentele încărcate.
Un document legat direct de o tranzacție anuală poate fi inclus chiar dacă data documentului este în afara perioadei, deoarece legătura cu tranzacția are prioritate. Pentru documentele care nu sunt legate de o tranzacție, selecția se bazează pe data documentului și pe contextul proiect/fond/beneficiar. Verifică originalul când data facturii, data plății și perioada contabilă nu coincid.
Analiza AI este un indicator de procesare, nu de validare contabilă. Un document „analizat AI” trebuie verificat pentru emitent, număr, sumă, monedă, dată și relația cu tranzacția corectă.
Pasul 5 — Interpretează corect donatorii și sponsorii
Cardul de metrică numără contactele distincte din tranzacțiile de venit ale perioadei care au un contact_id și al căror contact este de tip donor sau sponsor. Tabelul grupează sumele pe contact și monedă și afișează primele 20 de combinații donator/monedă.
Dacă o donație a fost înregistrată doar ca text în câmpul sursă, fără contact asociat, venitul poate fi prezent în totalul financiar dar donatorul nu apare în top. Acest lucru nu înseamnă că banii lipsesc. Înseamnă că raportarea relației cu donatorul este incompletă.
Pasul 6 — Citește fondurile pe perioada anuală
Secțiunea Fonduri calculează intrările și ieșirile din tranzacțiile perioadei și arată diferența pentru fiecare fond. Aceasta este o vedere pe perioada raportului, nu soldul bancar și nici dreptul legal de utilizare a banilor. Pentru fondurile restricționate, scopul contractual trebuie verificat în documentele reale.
Fondurile au propria monedă. Calculul din tabel folosește mișcările în moneda configurată a fondului. Dacă ai înregistrat accidental o tranzacție într-o altă monedă pe același fond, ea nu este convertită automat pentru tabelul fondului. Verifică separat activitatea multi-valută și corectează datele dacă moneda a fost introdusă greșit.
Pentru diferența dintre disponibilul cumulativ din Proiecte & Fonduri și diferența pe un singur an din raport, folosește ghidul dedicat fondurilor restricționate. Cele două ecrane răspund la perioade diferite.
Pasul 7 — Fă verificarea de calitate înainte de export
Generatorul AI de rapoarte construiește și indicatori interni de calitate a datelor, inclusiv tranzacții fără categorie, tranzacții fără proiect, documente neanalizate AI, cheltuieli fără document legat și — în modul multi — tranzacții care nu au beneficiar, caz, proiect sau alocare. Aceste semnale sunt folosite pentru draftul AI și sunt utile ca listă de control, dar nu înlocuiesc o reconciliere completă.
În interfața raportului nu există astăzi un tablou separat care listează toate aceste avertismente în detaliu pentru fiecare tranzacție. Dacă draftul AI menționează o lipsă, deschide Finanțe, Documente, Proiecte & Fonduri și rapoartele individuale pentru a găsi sursa.
Exemplu: un an cu două proiecte și trei beneficiari
Exemplu fictiv: asociația are în 2026 un proiect de terapii și un proiect de transport. Sunt înregistrate venituri de 150.000 RON și 6.000 EUR, plus cheltuieli de 112.000 RON și 2.000 EUR. Dintr-o cheltuială comună de 3.000 RON, alocările interne sunt 1.500 RON, 900 RON și 600 RON pentru trei beneficiari.
| Întrebare | Raport anual global | Raport beneficiar/caz |
|---|---|---|
| Cheltuiala comună de 3.000 RON | 3.000 RON o singură dată | Doar alocarea persoanei |
| Venituri RON | 150.000 RON | Numai veniturile directe/alocate relevante |
| Venituri EUR | 6.000 EUR separat | Separat dacă aparțin selecției |
| Cost administrativ fără beneficiar | Inclus dacă este în perioada anuală | Poate lipsi din raportul individual |
| Proiect arhivat cu tranzacții în 2026 | Tranzacțiile pot rămâne în totalul anual | Se verifică prin surse și legături |
În acest exemplu, nu calculezi un singur sold convertit între RON și EUR. Raportul anual păstrează 38.000 RON diferență și 4.000 EUR diferență, fiecare în moneda sa, înainte de orice reconciliere bancară externă.
Pasul 8 — PDF, CSV și Pachet contabil ZIP
PDF / Tipărește, CSV tranzacții și Pachet contabil ZIP sunt controlate de dreptul reports_full_export. În interfața actuală, conturile fără acest drept primesc mesajul că exportul complet PDF/CSV/ZIP este disponibil în Asociație PRO. Raportul de bază poate fi consultat în interfață.
CSV-ul de tranzacții include data, tipul, suma raportată, suma originală, indicatorul de alocare, moneda, categoria, subcategoria, emitentul/descrierea, contactul, beneficiarul, cazul, proiectul și fondul. Pentru raportul anual global, sumele sunt în mod normal valorile originale ale tranzacțiilor, deoarece nu există filtru de beneficiar/caz care să aplice alocarea.
ZIP-ul include tranzactii.csv, documente.csv, rezumat.json și fișierele originale disponibile. timeline-caz.csv este adăugat numai dacă selecția include beneficiar sau caz. Dacă există peste 250 de documente eligibile, browserul avertizează că în folderul de documente vor fi incluse primele 250 de fișiere originale, în timp ce lista documentelor rămâne în CSV.
Draftul AI pentru raportul anual
Generează draft AI trimite funcției de raportare tipul annual, perioada și filtrele selectate. Funcția reconstruiește contextul din baza organizației, păstrează monedele separat și, în modul multi, are o regulă explicită să nu transfere fapte sau sume de la un beneficiar/caz la altul.
Contextul AI include totalurile financiare, categorii și subcategorii, distribuția pe proiecte, donatori, documente și unele avertismente de calitate. Datele medicale sensibile, diagnosticele, notele interne și detalii similare sunt excluse intenționat din acest flux de raportare. Draftul trebuie verificat înainte de trimitere și nu este prezentat de aplicație ca auditat, depus sau conform legal.
Generarea AI consumă limita funcției ai_report_generation conform planului activ. Dacă Gemini sau mediul Supabase nu este configurat sau disponibil, raportul financiar calculat poate exista în interfață chiar dacă draftul AI nu se generează.
Greșeli frecvente la raportarea anuală multi-beneficiar
Checklist anual înainte de contabil, board sau finanțator
Întrebări frecvente
Raportul anual împarte automat toate sumele pe beneficiari?
Nu. Raportul global păstrează tranzacțiile organizației. Pentru o persoană sau un caz, folosește filtrul și raportul beneficiar/caz; alocările explicite sunt aplicate în acel context când nu este selectat un proiect.
De ce o cheltuială fără proiect apare în raportul anual?
Pentru că raportul anual general include tranzacțiile ONG din perioada aleasă. „Fără proiect” poate fi corect pentru un cost general sau poate indica o asociere lipsă.
De ce nu apare un donator în tabel, deși venitul există?
Tabelul de donatori/sponsori are nevoie de un contact asociat tranzacției și de tipul contactului donor sau sponsor.
Pot obține un singur total anual în RON dacă am și EUR?
Nu automat în TidyOne. Monedele sunt păstrate separat. Orice conversie trebuie documentată și calculată în afara acestei logici.
Raportul anual include proiectele arhivate?
Tranzacțiile lor din perioada anuală pot intra în totalul global când nu selectezi un proiect. Proiectele arhivate nu apar însă în selectorul normal de proiecte pentru izolare directă.
PDF-ul sau ZIP-ul este un raport contabil oficial?
Nu. Sunt exporturi operaționale din datele TidyOne. Verificarea și forma oficială depind de contabilitate, cerințele finanțatorului și regulile aplicabile.
AI-ul poate certifica raportul?
Nu. Funcția produce un draft narativ și semnalează lipsuri de date. Nu certifică, nu auditează și nu depune raportul.
Citește și
Un singur total organizațional, verificat și reconciliat, este baza. Rapoartele individuale explică distribuția; nu creează bani suplimentari.
Deschide RapoarteAcest tutorial descrie logica de raportare din pachetul TidyOne V13.5.29, al cărui runtime este neschimbat față de V13.5.28, verificată în sursa aplicației la 24 septembrie 2026. Exemplele sunt fictive. Nu înlocuiește contabilitatea statutară, reconcilierea bancară, condițiile finanțatorilor sau consultanța juridică/fiscală.